Antes de elaborar el recibo de anticipos es necesario tener creados los conceptos de anticipo, por la ruta: Archivos – Contables – Tabla de codificación.
Para la transacción 44, normalmente solo hay un anticipo en cuentas por cobrar asociado a este concepto, pero puedes crear los necesarios y tener en cuenta lo siguiente:
- Se puede asociar al consecutivo 90, que es la numeración de los recibos de caja.
- A nivel de formato, también puedes asociarlo con el mismo tipo y número de formato en el que imprimes tus recibos.
- En la parte contable, el campo “Bruto” moverá una cuenta 28 al crédito y el “Total” va contra un banco que escoges al momento de asentar, aunque puede quedar en blanco.
- En la pestaña comercial, afecta a clientes, cuentas por cobrar, vendedores, comisiones, bancos, histórico y enlaza contabilidad.
Para asentar anticipos, ingresas por la ruta: Documentos – Asentar – Recibos de caja – Anticipos CxC (44).
El sistema te muestra la pantalla, donde es necesario ingresar los siguientes datos:
Datos de encabezado
- Concepto: relacionas que tipo de anticipo vas a generar, según los conceptos que tengas configurados en la tabla de codificación.
- Documento: trae el número del documento, según la numeración en la que se lleven los recibos de caja.
Importante: este documento se numerará, imprimirá y verá como un recibo de caja, pero en el sistema se trabaja con la transacción 44 para que te permita hacer un pago sin deber nada.
Al asentar este anticipo por esta ruta, el sistema dejará un rastro con un saldo negativo que podrás cruzar más adelante en un recibo de caja.
- Fecha: digitas la fecha en la cual quedará registrado el anticipo.
- Cliente: asignas el cliente al que le corresponde el anticipo.
- Vendedor: digitas el código del vendedor que corresponda o el sistema lo trae si está relacionado en el archivo de clientes.
- Banco: buscas con la tecla F2 el banco donde va a entrar el dinero.
- Docto Ref.: es un campo informativo, lo relacionas si hay algún documento físico que soporte el movimiento que se esta haciendo.
- Mensaje: es posible incluir una observación que se requiera visualizar en la impresión del documento, viene por defecto con la letra “N”, pero si te ubicas en esta casilla en la parte inferior de la pantalla en la barra de descripción visualizaras las diferentes opciones, entre estas: V = Variable y N = Ninguno.
Al relacionar la letra “V” que significa mensaje variable, el sistema habilita la casilla del código de mensaje, donde digitas un código cualquiera de tres caracteres, por ejemplo: 001 y te mostrara la siguiente ventana:
En la cual, digitas el mensaje y das clic en el botón Aceptar 
.
- Mensaje Movto: esta observación solo quedara guardado en el documento y no se visualiza en la impresión, eliges entre las opciones S = Agregar mensaje y N = No agregar mensaje.
- Plazo: el sistema lo relaciona por defecto y lo defines según el cliente.
Detalle del anticipo en cuentas por cobrar
- Docto Ref: puedes dejar este campo en blanco.
- Precio: digitas el valor que te están anticipando.
- Cta contable: el sistema la trae por defecto según la codificación o la puedes ingresar.
- Id: hace referencia al asiento contable que se le había configurado, si es 1= Débito o 2 = Crédito.
- Nit contable: del tercero.
- Detalle contable: observación que va a pasar a contabilidad.
Finalmente, En la parte inferior derecha encontraras el valor bruto y total neto del documento, das clic en el botón Grabar 
.
Importante: en el sistema comercial, no se manejan contrapartidas; el valor total irá contra el banco que seleccionaste.
Confirmas que vas a grabar los datos:
Y el sistema te confirmara que el documento fue grabado y cual es el número.
Si deseas imprimir el recibo de caja de anticipo, puedes hacerlo por la ruta: Documentos – Impresión – Recibos – Anticipos CxC (44) – Como recibo.
Seleccionas ver por pantalla, ingresas el número del documento y das clic en el botón Aceptar 
.
Visualizarás el recibo en pantalla, de esta manera:
Puedes revisar esta información a través de reportes y análisis en cuentas por cobrar.
