Para efectos de auditoría, un documento que se haya actualizado no puede ser modificado, debe ser anulado mediante la operación contraria correspondiente. Es por esto que, la transacción 91 se llama «Anulación recibos» y se encarga de anular recibos de caja y anticipos en cuentas por cobrar. Por cada concepto de pago, se crea un concepto de anulación en caso de ser necesario. Para crear este concepto vas por la ruta: Archivos – Contables – Tabla de codificación,.
Allí te aseguras de tener creados conceptos para la transacción 91, uno de anulación de recibos de caja de cuentas por cobrar, un concepto de anulación de otros ingresos y otro para anulación de anticipos.
La anulación de recibos de caja se realiza por la ruta: Documentos – Asentar – Anulaciones automáticas – Recibos de caja (90, 91, 44).
Para realizar la anulación automática te pedirá datos generales del documento que deseas anular. Normalmente, se hace teniendo el documento físico.
- Seleccionas que tipo de anulación vas a realizar: Si Anticipo CXC (44) o Recibo de caja (90).
- Documento a Anular: introduce el número del documento a anular, el número del recibo de caja.
- Cliente: verifica los datos del cliente.
- Fecha: es la fecha del documento a anular.
- Concepto Anulación: selecciona el concepto de anulación, presiona F2 para realizar la búsqueda.
- Iva anulación: cuando el recibo no tiene IVA, selecciona el código 99 (no aplica). Si fuera un recibo con IVA, presiona F2 y selecciona el código del IVA.
- Retención anulación – de CREE – de Iva anulación: selecciona el tipo de retención con el que la devuelves. Si no tiene retención en la fuente, selecciona el código 99.
- Industria y comercio: si no aplica, selecciona 99.
- Mensaje: introduce el mensaje por el cual estás anulando el documento. Puedes dejarlo sin observación (N) o cambiarlo a una «U» si deseas agregar un mensaje variable u observación sobre el documento que estás digitando.
- Código del mensaje: lo seleccionas de acuerdo a la marcación anterior.
Haz clic en Aceptar 
para generar el mensaje y, si es necesario, imprime el documento de anulación. Se generará ese documento y da Aceptar para confirmar.
Cuando es necesario realizar el documento de anulación manualmente, vas por la ruta: Documentos – Asentar – Recibos de caja – Anulación de recibos TR 91.
Al ingresar te muestra la siguiente pantalla, donde ingresas la información que te solicita:
Importante: para devolver los documentos cancelados en el recibo: en el momento de asentar la transacción (91), en el campo de Documento del encabezado, es necesario que digitarse el número del documento del recibo de Caja (90); y en el documento Referencia del detalle, el Número de la factura.
- Concepto: seleccionas el correspondiente, puedes buscar con F2.
- Documento: corresponde al número que el sistema te sugiere, el consecutivo.
- Fecha: digita la fecha en la cual quedará registrado el documento.
- Cliente: asigna el cliente al cual le vas a emitir la anulación del recibo de caja, del archivo correspondiente.
- Vendedor: digitas el código del vendedor que corresponda.
- Banco: seleccionase el medio de pago.
- Docto Ref.: coloca el número del recibo a anular.
- Mensaje: es posible incluir una observación que se requiera visualizar en la impresión del documento, viene por defecto con la letra N = Ninguno, si no hay ninguna observación o ingresas V = Variable, para agregar un comentario en la nota.
- Mensaje Movto: esta observación solo quedara guardado en el documento y no se visualiza en la impresión, eliges entre las opciones S = Agregar mensaje y N = No agregar mensaje.
En el detalle del documento, es importante ingresar en el campo de Docto Ref, el número de la factura con la Tr.30 y complementar la información de los valores a devolver. Luego, puedes verificar los valores y si es necesario, realizar ajustes. Una vez estés seguro de la información, procedes a grabar el documento de anulación.
