Para crear una nueva compañía en el software de Nóminai, te diriges por la ruta: Soportes – Instalación – Crear compañías.
Al ingresar, es necesario definir la siguiente información:
1. Datos instalación
- Código compañía a crear: es un código de tres dígitos alfanumérico que desees asignarle. Si ya cuentas con un programa de contabilidad, es probable que utilices el mismo código de compañía que ya tienes.
Importante: Ten en cuenta que la creación de la compañía en este sistema no implica que esté creada automáticamente en otros, ya que las compañías son independientes para cada software.
Haz clic en 
en la parte inferior.
2. Datos generales
- Razón social, NIT, dirección, ciudad, teléfono, tipo de documento y el correo electrónico, de la empresa.
Revisa los datos generales de nómina, estos datos suelen estar actualizados, pero es importante que los confirmes:
- Monto auxilio de transporte.
- Salario mínimo legal vigente.
- Tope exento de retención en la fuente y tope de interés y corrección monetaria: con base al valor de la UVT se calcula automáticamente estos campos.
- Valor UVT.
- Tope de salarios para auxilio de transporte.
- Porcentaje intereses cesantías: relacionas el que corresponda anual.
- Tope ingresos laborales gravados mensuales.
- Tope de salarios en especie (En UVT): para retención en la fuente.
- Tope de aportes a pensión, salud, riesgos y parafiscales: los cuales están representados en salarios mínimos. El tope máximo para aportar es 25 salarios mínimos legales vigentes.
- Porcentaje exento de retención en la fuente.
- Tope medicina prepagada (En UVT) y Tope personas a cargo (En UVT): para retención en la fuente.
- Tiempo causa primas y vacaciones: a partir de cuantos días tiene derecho al pago.
- Tiempo vacaciones: en días por un periodo completo.
- Unidad de nómina: configuras si manejas la nómina en horas, en días o minutos.
- Método de partición: tiene que ver con las semanales o catorcenales, no aplica.
Licencias, suspensiones ó permisos (Autoliquidación)
- Base aporte: estableces la base para los días que debes pagar en seguridad social en casos de licencia o suspensión.
- Porcentaje de aporte en salud: indicas el porcentaje que vas aportar en salud en casos de suspensión.
Artículo 70 del decreto 806 / 98 para vacaciones IBC mes anterior
- Tipo proceso: defines cómo calcularás la seguridad social cuando un empleado está en vacaciones.
- Incluir parafiscales en articulo 70 decreto 806 / 70: marcas este campo, si deseas incluir los parafiscales según el artículo 70.
Importante: Los detalles específicos pueden variar según las políticas y necesidades de tu empresa.
Una vez definas los datos, seleccionas .
3. Conceptos
En esta sección relacionas los códigos de los conceptos generales para la liquidación de nómina, como retención en la fuente, auxilio de transporte, prima de servicios e intereses a las cesantías. Dado que esta es una compañía nueva y aún no tienes una tabla de conceptos, puedes dejar en blanco cada uno de estos campos.
En la parte derecha, revisas los porcentajes de aportes parafiscales, el porcentaje de aporte a caja de compensación, ICBF, SENA y cual es el porcentaje base para un empleado de salario integral, que actualmente es del 70%.
En la parte inferior, haces clic en el botón .
4. Directorios
Te aparecerán las rutas que tienes los archivos contables, Nits, el sistema comercial integrado, la ruta de datos, reportes y de meses en disco, que es donde se van a guardar las copias de datos, estas rutas no se modifican.
En la parte inferior podrás marcar los siguientes campos:
- Código = Cédula: quiere decir que en la creación de los empleados, el código es la misma cédula.
- Proteger acumulados: no permitirá insertar, editar o borrar los registros de acumulados, si apenas esta empezando con la empresa no lo marcas.
- Destajo especial: cuando no se tiene empleados con un salario básico definido, todo se paga por unidades producidas.
- Redondear cifras: normalmente viene marcado, porque no aplican decimales en los valores.
- Proteger conceptos: hace referencia que protegerá la tabla de conceptos, para que no puedas insertar, editar o borrar registros, inicialmente no se marca.
- Tiempo real SCI y Tiempo real CTI: no aplican, existen unos procesos especiales para enlazar a contabilidad o tesorería.
- No permitir acumular más de una vez: la seleccionas para que el sistema no permita acumular nómina varias veces.
- Nro. de formato para cheques: puedes dejarlo como viene por defecto.
Una vez completes la información, das clic en el botón .
5. Niveles
En esta pestaña determinas la longitud y configuración del plan de cuentas y de los centros de costos. Puedes dejarlos como vienen por defecto, a menos que tengas una compañía de contabilidad a la cual te enlazarás en un proceso posterior.
Por ultimo, presionas el botón finalizar y confirmas que estás seguro de crear la compañía.
