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Elaboración del documento soporte

Para realizar la causación del documento soporte para los dos tipos de transacción, el proceso continúa siendo el mismo. Para elaborarlo, vas por la ruta: Documentos – Asentar – Cuentas por pagar – Otras cuentas por pagar o Compras.

Se adiciona una nueva opción en la captura en la parte inferior, el botón “Grabar y Enviar”, el cual será habilitado al detectar que la compañía se encuentra aprovisionada y al hacer uso de un concepto que tiene activo el identificador “Documento soporte adquisiciones no obligados».

De acuerdo a las necesidades puntuales de la empresa, el documento podrá ser grabado y enviado en el mismo momento de la captura o también tendrá la alternativa de grabar el documento y enviarlo posteriormente a través de la ruta Documentos Electrónicos/Documentos Soporte/Enviar documentos pendientes.

Al momento de realizar la captura de documentos soporte adquisiciones no obligados, deberá tener en cuenta las siguientes indicaciones generales para ambas transacciones (09-10):

  • Para realizar el envío de documento soporte debe de contar con un paquete vigente de documentos que será compartido con todos los instrumentos electrónicos de facturación electrónica (factura electrónica de venta, nómina electrónica, registro de eventos DIAN y Documento Soporte).
  • El proveedor/acreedor debe de tener todos los datos correctamente diligenciados.
  • Diligencia el campo “Docto Ref” que corresponde al consecutivo asociado en la cuenta de cobro entregada por el Acreedor/Proveedor. En caso de no tener esta información, puede asociar un consecutivo interno o el mismo número de documento de la captura.
  • Haga clic en el botón “Grabar y Enviar” si requiere realizar en línea el envío.
  • Haga clic en el botón “Grabar” si requiere enviar la información después a través de la opción “Documentos Pendientes de Envío”

Importante: para el envío contarás con 6 (seis) días calendario como plazo máximo según la fecha de captura del documento.

Para la transacción 09:

  • En el campo “mensaje” asigna el valor “V” en reemplazo de la “N” y asocia un código y posteriormente la descripción específica del bien o del servicio prestado.
  • El valor que diligencia en la parte superior para el campo “Docto Ref”, será el mismo que se asignará de forma automática en el detalle para el campo del mismo nombre “Docto Ref”.

Para la transacción 10:

  • No es obligatorio colocar la descripción específica del bien en el campo “Mensaje”, ya que las referencias describen el producto.
  • El campo “Docto Ref” se diligencia solo en el encabezado de la captura.

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