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Medios Magnéticos Nóminai 2023

Generalidades

  • Personas naturales y sus asimiladas que, durante el año gravable 2022, y/o los años gravables 2022 y 2023, hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000; y la suma de los ingresos brutos obtenidos por rentas de capital y/o rentas no laborales durante el año gravable 2023 superen los $100.000.000.
  • Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas que en el año gravable 2022 o en el año gravable 2023 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000.
  • Régimen simple de tributación – SIMPLE que durante el año gravable 2022 o en el año gravable 2023, hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000.
  • Otros según la Resolución 1255.

Paso a paso

1. Generas el formato 2276 desde el Certificado de Ingresos y Retenciones en Nóminai®

2. Obten el informe del formato 2276 para revisar

3. Corrige la información de ser necesario

4. Exporta el formato en XML o a un archivo de Excel

5. Archivo XML – Nombre y Ejemplo

6. Valida el XML antes de enviar a la DIAN

7. Imprime de ser necesario los certificados desde medios magnéticos

Para el año 2023 no se presentan cambios en el Formato 2276

Para generar el formato 2276 desde el Certificado de Ingresos y Retenciones en Nóminai®, vas por la ruta: Documentos – Ingresos y retenciones – Años 2017-2022.

Definir en Conceptos los tipos de valores

Asignar a los conceptos, el tipo de datos de cada uno, esto lo haces por la ruta: Archivos – Conceptos.

Seleccionas cada uno de los conceptos que son los que se van a informar a la DIAN en: “Ingresos y Retenciones 2017 – 2023” y seleccionas el que le corresponde. 

Importante: para revisar los conceptos asignados y no asignados, puedes generar el reporte por: Documentos – Ingresos y Retenciones – Año 2017-2023 – Reporte Auditoría de conceptos.

En la ruta: Archivos – Empleados – Relaciones Industriales, en la parte inferior puede ingresar la información correspondiente a los dependientes económicos de los empleados.

A continuación veamos el detalle del paso a paso:

1. Generar el certificado de Ingresos y Retenciones

Pensando en las empresas que ya tienen definidos los certificados de ingresos y retenciones en el programa Nóminai®, con solo seleccionar la opción Generar formato 2276 Información Exógenael programa te lleva a la corrección de medios magnéticos en Nominai®, los empleados con sus correspondientes valores.

Si algunos de los valores arrojados por el sistema no corresponden a la información que debes reportar o requieres ajustar algún dato, si generó el formato 2276, después de generado el certificado de ingresos y retenciones 2023, ingresa a la ruta: Documentos – Ingresos y Retenciones – Año 2017-2023 – Medios Magnéticos – Corrección, ubica el concepto y el empleado que requieres corregir, edita y asigna el valor, graba los cambios y genera nuevamente el certificado desde la ruta: Documentos – Ingresos y Retenciones – Año 2017-2023 – Medios Magnéticos – Impresión Certificados.

Para generar el formato 2276 desde el Certificado de Ingresos y Retenciones en Nóminai®, vas por la ruta: Documentos – Ingresos y retenciones – Años 2017-2023 – Certificado de ingresos y retenciones.

Al ingresar te muestra la siguiente ventana:

El campo Entidad informante por defecto se llena en:

 1. Informante general.

Para las empresas que lo requieran y manejen los tipos:

 3. Mandatario y/o Administrador delegado.

 4. Consorcio y/o Unión temporal

 5. Exploración y Explotación de hidrocarburos, gases y/o minerales.

Deben seleccionar 3, 4 o 5 y llenar el campo Nit del participante.

Ten en cuenta el mensaje de advertencia:

Si = Borra toda la información previamente generada, digitada o corregida y genera nuevamente los registros automáticos.

No = Respeta las modificaciones y los registros manuales que se han hecho en la corrección del formato 2276 y genera de nuevo los otros certificados.

2. Informe

Ingresas por la ruta: Documentos – Ingresos y retenciones – Años 2017-2023, y luego vas por el botón de y luego Informe.

  • El programa cuenta con un informe para hacer la correspondiente revisión de la información que se generó y se va a enviar a la DIAN.
  • Conózcalo, úselo y sólo cuando esté seguro de la información, haga el proceso de generar los XML.
  • Si la impresora es de matriz de punto, no se recomienda hacer impresión horizontal

El informe Horizontal, todas las columnas, permite sacar el reporte completo de la información generada:

  • Impresión Horizontal: te permite hacer la impresión del informe en papel tamaño carta, de forma horizontal, mostrando todas las columnas de valores, recomendado.
  • Año: seleccionas el año para generar el reporte, ejemplo 2023.
  • Nit: puedes seleccionar el rango de Nit a imprimir, si se deja en blanco, incluirá todos los empleados.

Columnas del formato 2276

3. Corrección

En la ruta: Documentos – Ingresos y Retenciones – Año 2017-2023 – Medios Magnéticos – Corrección.

Permite:

  • Corregir la información que fue generada automáticamente por el programa.
  • Borrar registros que no se necesitan (es mejor dejarlos en ceros).
  • Digitar nuevos registros (nuevos certificados de empleados).

Importante: los datos de los Nits, se deben corregir en Archivos – Nits o en Archivos – Empleados – Maestros, por eso están protegidos.

4. Exportación

Importante: este módulo es una herramienta que le facilita la extracción y preparación de los medios magnéticos para la DIAN. Siigo – Ilimitada no se hace responsable por la veracidad de los datos  obtenidos y  enviados  a la DIAN  ya que estos dependen en gran parte de las nóminas realizadas y de los criterios de selección. Nuestro único propósito es facilitarle el proceso. La calidad de los datos es responsabilidad de quien los elabora.

Este proceso permite:

  • Generar el archivo en formato XML para ser importado en el prevalidador de la DIAN.
  • Generar el archivo en formato de Excel para su revisión.

Importante: pasar un archivo al Prevalidador de la DIAN, es más corto desde un archivo XML y es mucho más largo desde un archivo de Excel.

  • Tipo de Exportación: seleccionar el formato XML o Excel.
  • Inserción: significa que por primera vez enviará ese formato.
  • Reemplazo: cuando envíe una corrección que reemplace el anterior.
  • Año de envío: el año en que se está enviando la información, no el año contable que se está informando, para el ejemplo: 2023.
  • Número de envío: consecutivo de envío por año.
  • Fecha de envío: debe ser la fecha calendario en que se realiza el envío del archivo.
  • Fecha: rango de fecha inicial y final a la cual pertenecen los datos generados.
  • Directorio destino: ruta donde se llevará el archivo en formato XML, no necesita colocar el nombre del archivo.

5. Archivo XML – Nombre 

El programa genera una hoja de Excel con toda la información del formato 2276.

Importante: abrir un archivo en el Prevalidador de la DIAN, es más corto desde un archivo XML y es mucho más largo desde un archivo de Excel. En el Excel es para revisiones.

6. Validación del XML antes de enviar a la DIAN.

Uno de los pasos más importantes es el proceso de Diligenciar la información Exógena en el prevalidador de la DIAN. 

El prevalidador tiene una opción para importar el XML, generado por Nóminai®

Pasos para el prevalidador:

1. Ingresa al prevalidador DIAN

2. Seleccionas el Formato a Diligenciar 2276, (No Validar)

3. Cargas el XML generado por ilimitada

4. Genera XML (Ver inconsistencias)

Importante: siempre realiza la revisión con el prevalidador de la Dian, antes de subir los archivos XML definitivos. 

7. Imprime Certificados 

Ruta: Documentos – Ingresos y Retenciones – Año 2017-2023 – Medios Magnéticos – Impresión certificados.

Por medio de esta opción se puede hacer la impresión de los certificados de ingresos y retenciones tomando los datos desde la corrección de los medios magnéticos, el cual es útil cuando se hacen correcciones al formato 2276 y se quieren imprimir los certificados tomando esos nuevos valores y no los generados por el programa.

Se pueden definir los campos de:

  • Año del certificado: Indique aquí el año desde el cual se va a generar el certificado.
  • Empleados Inicial y Final: seleccione el empleado o rango de empleados para los cuales desea imprimir los certificados desde la corrección de los medios magnéticos.
  • Lugar retención: código y nombre del municipio donde se practicó la retención.
  • Nit de la empresa: Nit de la empresa.
  • Documento y Nombre Pagador: Indique el número del documento y el nombre de la persona que firmará los certificados.
  • Número de Agencias: total de agencias, sucursales, filiales cuyos montos de retención se consolidan en el certificado, (no es obligatorio para año 2023)

Importante: los otros valores se toman desde la corrección del formato 2276 de medios magnéticos.

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