¿Qué contiene el SCi?
Es un aplicativo compuesto por cuatro módulos: facturación, cartera, tesorería e inventarios. Además, cuenta con varios módulos adicionales: Sistema para punto de venta POS, órdenes de compra, logística (pedidos y distribución), botón gerencial, contratos (facturación fija), documento electrónico y aviso de despacho DEi, Sistema de gestión clientes CRMita, cargos hospitalarios, costos de producción e importaciones.
¿Es un software multimoneda?
Si bien existe la posibilidad de imprimir la factura en dólares o euros, la cartera queda siempre en pesos colombianos y todas las transacciones se hacen también en esta moneda.
¿Cuántas compañías permite manejar el programa?
99 compañías numéricas más múltiples alfanuméricas, dependiendo de las combinaciones elegidas. Es importante tener en cuenta que la licencia pertenece a la empresa que realizó la compra.
¿Cuántos meses permite tener abiertos al tiempo el SCi?
Como se trata de un sistema en tiempo real, existe un límite de dos meses abiertos, el corriente y el siguiente, esto con el fin de que los usuarios estén al día en la información y transacciones que manejan.
¿Es posible generar controles de acceso a ciertas transacciones?
El SCi maneja los perfiles de usuario, que cada cliente configura de acuerdo a sus necesidades, permitiendo que ciertos usuarios tengan unos privilegios determinados y otros algunos diferentes.
¿Permite el SCi importar movimientos de otros aplicativos?
Es posible hacerlo mediante archivos planos o plantillas de Excel, siempre y cuando exista compatibilidad con la estructura del sistema.
¿Es posible enviar los reportes a Excel?
Todos los reportes se pueden enviar a Excel, PDF, HTML y Cubos.
¿Cuántas bodegas permite manejar el programa?
99 si son numéricas, más múltiples alfanuméricas, dependiendo de las combinaciones elegidas.
¿Tienen módulo de importaciones?
Sí y se puede manejar desde el Sistema Comercial Integrado o desde el módulo de órdenes de compra.
¿Cómo costea el sistema de inventarios?
El método de costeo es promedio ponderado.
¿El sistema de tesorería imprime los cheques en formas continuas?
Sí y manejamos formatos de varios bancos que se acomodan a la necesidad del cliente.
¿Los informes de cuentas por cobrar (CxC) y cuentas por pagar (CxP) muestran edades de vencimiento?
Los informes de análisis de cuentas por cobrar (CxC) y cuentas por pagar (CxP) muestran edades de vencimientos (por vencer, a 30, 60, 90 y más de 90 días)
¿El sistema de tesorería genera pagos por transferencia?
Sí, el sistema genera la gerencia electrónica y de esta manera se envía el archivo plano al banco.
¿En qué módulo manejan las comisiones?
En el módulo de cartera, que se va alimentado con las ventas del sistema de facturación.
¿Puedo cotizar en el sistema?
El sistema de facturación tiene la posibilidad de manejar la cotización y, posteriormente, convertirla en factura de venta.
¿Puedo manejar lotes?
El sistema de inventarios permite manejar lotes y seriales.
¿Puedo manejar listas de precios?
El sistema de facturación permite manejar listas de precios por referencias.
¿Qué sistemas operativos se requieren para la instalación del SCi?
Windows 8 Y 10. Exceptuando algunas versiones.
¿Cómo corregir un documento?
Solo se pueden corregir documentos que estén sin actualizar. Si el documento está impreso, en la opción: Soportes – utilidades – desmarcar impreso, desmarcas el documento, luego lo corriges por: Documentos – corregir – movimiento o por: Documentos – corregir – transacción documento.
¿Se puede continuar un documento que ya está grabado?
Solo se pueden continuar documentos que estén sin actualizar y es necesario continuar el mismo usuario que lo empezó, Por: Documento – asentar, se llama la transacción y el documento y a la pregunta: “el documento ya existe, ¿desea continuar?” seleccionas SI.
También se pude continuar por: Documentos – corregir – transacción documento.
¿Cómo corregir un documento ya actualizado?
Si el documento ya está actualizado no se puede corregir.
¿Cómo repetir un documento de mes actual o de un mes anterior?
Para repetir la impresión de un documento puedes ir por la opción: Documentos – impresión y seleccionas el documento a imprimir y, dentro de la caja de diálogo, marcas Repetición.
Si la impresión es de un mes anterior, es necesario que tengas copias en disco, e imprimir por la opción: Procesos – meses en disco – imprimir informes, se selecciona el mes y luego por: Documentos – impresión, seleccionas el documento a imprimir y dentro de la caja de diálogo marcas Repetición.
¿Cómo anular un documento?
La anulación de documentos se hace a través de documentos. Por: Documentos – asentar – anulaciones automáticas.
¿Qué hacer si dentro de las capturas no se están pidiendo impuestos (IVA, retención, retención de IVA)?
Validar dentro del mantenimiento de terceros si el cliente maneja IVA, retención o retención de IVA, y en terceros acreedores, que el proveedor no sea auto retenedor por: Archivos – contables – tabla de codificación, que las transacciones tengan cuentas contables en dichos campos.
¿Qué hacer si en el enlace contable, las notas crédito en ventas llevan el valor de la retención débito y debe ser crédito?
Revisar el tipo de retención seleccionado para la nota crédito, recordando que es necesario tener una para ventas y otra para devoluciones en ventas. En el caso de no tener retención para las devoluciones la puedes crear por: Archivos – contables – tabla de impuestos.
¿Cada cuánto se debe hacer el enlace contable?
Este proceso tiene una periodicidad seleccionada por el usuario, ya que cada que se hace un enlace el programa marca cada registro de exportado. Estos enlaces pueden hacerse diarios, semanales, quincenales o mensuales, y basta seleccionar en la caja de diálogo hasta qué fecha.
Importante: tener en cuenta los meses de 31 días.
¿Se puede enlazar un mes ya cerrado?
Por: Procesos – meses en disco – imprimir informes, seleccionas el mes a enlazar.
Si el movimiento ya está marcado de exportado, te diriges a la opción: Soportes – utilidades y desmarcas exportado. Allí se desmarcan los documentos o transacciones o todo el mes que se requiere exportar.
¿Cómo facturar en dólares o en otras monedas?
Es necesario que crees una lista de precio con manejo de tasa de cambio y crear un concepto en la transacción 30, de ventas exclusivo para facturaciones en dólares u otras monedas.
Haces la configuración para la impresión del documento en: Documentos – asentar – ventas – datos de moneda extranjera (pestaña “configuración”). Y es necesario que tengas creado un formato de factura para estas ventas.
¿Cómo se hace el cierre de mes con el SCi?
Hay que tener digitada toda la información correspondiente a ese mes y verificar que ningún usuario esté dentro del programa. Para hacer la actualización de movimiento general y realizar el enlace contable.
Luego hacer la copia de datos y haber impreso los reportes del mes, para finalmente hacer el cierre de mes.
¿Cómo crear una compañía?
Por: Soportes – instalación – crear compañía, ingresas los datos correspondientes a la nueva compañía.
Cambiar en ruta Contai – Cambiar en ruta de Nits.
En caso haber seleccionado copiar archivos maestros, seleccionas cuáles archivos se van a pasar (para este paso es necesario que los usuarios estén por fuera de la compañía antes de copiar los archivos seleccionados).
¿El SCi maneja código de barras?
El manejo de código de barras en el SCi es netamente de lectura, es decir, para las transacciones de inventario (10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 30, 31, 33, 34), colocas en la tabla de codificación el identificador en manejo de código de barras y al momento de la captura se remplaza teclado por código de barras.
¿Cómo ajustar el inventario a uno físico o cómo se hace el inventario físico?
Hay que tener actualizado todo el movimiento y por: Procesos – inventarios – inventario físico – Generar archivo Asentar y/o corregir – Imprimir informe físico Vs existencias – Generación de documentos – Actualizar movimiento – Inventario físico.
¿Cómo se pueden ver los documentos que se digitaron en mes siguiente?
Por: Documentos – reportes de movimiento – transacción, cuando se digita un egreso y llega al número de registro XXX el sistema obliga a grabar.
Pero ¿es necesario continuar con la digitación con más registros? Por: Archivos – contables – tabla de codificación, buscas la transacción 72 y el concepto correspondiente y desmarcas la selección de Prenumerado.
¿Al generar un traslado entre bancos (transacción 74), los valores quedan créditos en la impresión del documento?
Por: Archivos – contables – tabla de codificación, la transacción 74 en la pestaña Generales es necesario que este por total y en la pestaña Contable tener en el campo bruto el punto en débito y el valor total el punto en crédito.
¿Cómo manejar medios de pago en el SCi?
Por: Archivos – medios de pago, se crean los diferentes medios de pago que se van a manejar y por: Archivos – contables – tabla de codificación, buscas la transacción 30 y el número de concepto que vas a utilizar con medios de pago, presionas F5 (editar) y activar medios de pago.
¿Cómo se corrigen los medios de pago en una factura?
Por: Documentos – corregir – medios de pago, y allí digitas la transacción 30 y el número de la factura, luego presionas Enter para que cargue el documento.
¿Cómo digitar un impuesto que no se causó en la factura a través de un recibo de caja?
Al digitar un recibo de caja después de buscar la factura en el siguiente registro, pones en documento de referencia cero y en precio el valor del impuesto a descontar, luego cuenta contable y en ID cambias 2 (crédito) por 1 (débito).
¿Cómo generar un reporte de inventarios desde meses anteriores?
Por: Reportes – kardex – movimiento – libro auxiliar de inventarios, allí marcas incluir información de meses anteriores y en la parte inferior pones la fecha desde la cual quiere realizar la consulta.
¿Cómo consultar una existencia rápidamente de inventario?
Por: Documentos – consulta de referencia rápida, el campo bodega lo puedes dejar en blanco y en el campo referencia buscas con F2 para que el sistema te muestre dicha referencia en todas las bodegas que la tiene creada.
¿Cómo verificar si hay documentos descuadrados en el SCi?
Por: Reportes – auditorías – informe de cuadre, por esta opción se genera un reporte, en caso de que se encuentren documentos con descuadres contables.
