Capturar los datos predefinidos en órdenes de compra permite adaptar la interfaz del sistema a las necesidades específicas de tu negocio, eliminando campos innecesarios y agilizando la entrada de datos. Esta funcionalidad sirve para simplificar el proceso de registro, permitiéndote predefinir valores constantes como el comprador, la bodega o el centro de costos, de modo que el sistema solo te pida la información estrictamente necesaria en cada transacción. Es fundamental ya que al ocultar columnas y datos del encabezado que no utilizas, reduces el tiempo de digitación, minimizas el margen de error humano y permites que tu equipo se enfoque en lo que realmente importa: la gestión correcta de los suministros y mercancías.
A continuación el paso a paso:
1. Dirígete al módulo Documentos – Capturar – Compras.
- También desde el tercer ícono del menú principal en la orden de compra:
2. Al ingresar te muestra la siguiente pantalla:
Puedes ver una serie de campos que es posible que no utilices al momento de asentar movimientos en tu empresa. Tienes algunos detalles que ya vienen codificados, como el Impuesto al Valor Agregado (IVA), la retención en la fuente, la referencia, la unidad de compra o venta. La idea es que esta captura es personalizable, y algunos campos no son obligatorios, por lo que puedes ocultarlos para reducir la cantidad de datos que el sistema te va a pedir al capturar.
3. Si deseas aplicar esta opción, puedes cerrar la captura que tenías e ingresar por la ruta: Archivos – Órdenes de compra – Datos predefinidos.
En datos predefinidos, puedes determinar algunas opciones que se pueden aplicar a las órdenes, como quién es el comprador que aparecerá, el concepto de compra, el concepto de pago, la entrada, si manejas recibos parciales, la bodega a la que entrará la mercancía, el centro de costos, y el tipo de industria y comercio.
Si solo manejas un comprador en tu compañía, puedes indicarlo o dejarlo en blanco si es variable. Lo mismo aplica para el concepto de compra y el concepto de pago. El centro de costos sería obligatorio. Luego, en la pestaña de capturas, puedes elegir qué datos ocultar en el encabezado y en el detalle de la orden de compra. Esto te permitirá simplificar la captura de datos y reducir la cantidad de información que debes ingresar.
¡Esperamos que la información sea de tu utilidad!
