Capturar una nota débito de bancos permite registrar de manera oficial la salida de dinero de tus cuentas financieras, facilitando el control de los gastos bancarios y asegurando que cada movimiento sea debidamente contabilizado para el proceso de conciliación. Esta funcionalidad sirve para documentar valores por comisiones, intereses u otros cargos que disminuyen el saldo disponible, permitiendo detallar el banco afectado, la cuenta contable del gasto y el centro de costos correspondiente.
Es útil ya que al mantener un historial preciso de los egresos bancarios en cada período, garantizas la integridad de tus libros contables, evitas discrepancias en los extractos y aseguras que la información de tu flujo de caja sea siempre veraz y profesional.
A continuación el paso a paso:
1. Es necesario tener creado el concepto para las transacciones 71. Para ello, vas por la ruta: Archivos – Contables – Tabla de codificación.
- Donde es necesario que tengas definidos los siguientes campos:
- Determinas el comprobante de la nota debito en bancos.
- En el campo Bruto, defines la cuenta contable que utilizarías para el gasto normalmente es variable, así que se deja en blanco.
- En el total, indicas la cuenta contable del banco, este campo se deja en blanco con naturaleza crédito, ya que depende del banco que utilices al momento de asentar.
2. Luego, te diriges Documentos – Asentar – Notas débito – ND bancos (71).
3. Al ingresar te pide los siguientes campos, para la transacción 71:
Datos de encabezado
- Concepto: te preguntará cuál es el concepto qué vas a utilizar.
- Documento: corresponde al número del documento, es un consecutivo interno.
- Fecha: del documento.
- Banco: especificas el banco al que le estás realizando el ajuste.
- Mensaje: es posible incluir una observación que se requiera visualizar en la impresión del documento, viene por defecto con la letra N = Ninguno, si no hay ninguna observación o ingresas V = Variable, para agregar un comentario en la nota.
Al relacionar la letra “V” que significa mensaje variable, el sistema habilita la casilla del código de mensaje, donde digitas un código cualquiera de tres caracteres, por ejemplo: 001 y te mostrará la siguiente ventana:
En la cual, digitas el mensaje y das clic en el botón Aceptar 
.
- Mensaje Movto: esta observación solo quedará guardada en el documento y no se visualiza en la impresión, eliges entre las opciones S = Agregar mensaje y N = No agregar mensaje.
Detalle de la nota débito en bancos
- Docto Ref: no requiere un documento referencial y puede dejarse en cero.
- Precio: digitas el precio o valor del documento.
- Cta contable: la buscas con la tecla F2 de acuerdo al tipo de gasto que se esté registrando.
- Id: hace referencia al asiento contable que se le había configurado, si es 1= Débito o 2 = Crédito.
- Nit contable: lo consultas con F2, normalmente es el del banco.
- Detalle contable: sería la observación que va a pasar a contabilidad en los auxiliares.
- Centro de costos: lo relacionas si alguna de las cuentas relacionadas necesita el centro de costo.
4. Revisa los valores totales y das clic en el botón Grabar 
.
¡Tarea completada! Estás preparado para elaborar tus notas débito de bancos.
