Capturar tus órdenes de compra permite registrar formalmente los pedidos realizados a tus proveedores y realizar un seguimiento preciso desde la solicitud hasta el recibo de la mercancía. Esta funcionalidad sirve para que el sistema prepare automáticamente la información que luego se convertirá en una entrada de inventario y una cuenta por pagar, asegurando que las condiciones pactadas de precio y fecha de entrega se cumplan. Es clave ya que al centralizar datos como bodegas, referencias y descuentos en un solo documento, optimizas el control de tus compras y mantienes al día el flujo de abastecimiento de tu empresa.
Para la captura de una orden de compra, sigue estos pasos:
1. Dirígete al módulo de Documentos – Capturas – Compras.
Los datos que debes proporcionar en esta captura son configurables, y los puedes gestionar a través de la opción de datos predefinidos.
2. Diligencia los siguientes campos:
- Documento: el consecutivo de la orden de compra, no modificable.
- Fecha de la orden: la fecha en la que se realiza la orden.
- Fecha de entrega: fecha en la que se debe recibir el producto.
- Documento de referencia: un documento físico el cual es opcional.
- Comprador: es el comprador asociado a la compra, debe estar creado previamente.
- Concepto de compra: este concepto de compra puedes consultar con F2.
- Proveedor: el tercero al que le estás comprando, que consultas con F2.
- Concepto de pago: puedes consultarlo con F2.
- Concepto de entrada de mercancía: se ingresa en caso de que aplique.
- Mensaje: una observación sobre el documento físico de la orden de compra, opcional.
- Plazo: el plazo que viene del proveedor.
- Cantidad de entregas máximas: limita el número de entregas máximas.
En los detalles de la orden, se deben proporcionar los datos de cada producto:
- Bodega: lugar en donde se almacena el producto.
- Referencia: es el producto que estás pidiendo.
- Descripción: nombre del producto.
- Unidad de compra: unidad de medida para el producto.
- Cantidad pedida: digita la cantidad solicitada.
- Cantidad de cambio: cuando aplica para cambios mano a mano.
- Motivo de cambio: lo solicita si se llenó el campo anterior, si aplica y debe estar previamente creado.
- Precio: un precio sugerido.
- Porcentaje de descuento: si se aplica un descuento.
- Tipo de IVA: el que corresponde.
- Retención en la fuente: la retención aplicable, si la hay.
- Cuenta contable: la cuenta contable asociada al producto.
- Observación contable: comentario sobre la compra, es opcional.
- Industria y comercio: si aplica impuestos de industria y comercio.
3. Una vez que completes los detalles, el sistema calculará los totales y los mostrará al lado derecho en la parte inferior.
Y en la parte izquierda muestra el detalle de la bodega:
Luego, puedes imprimir la orden de compra en el formato deseado.
¡Listo! Con este proceso podrás generar la captura de órdenes de compras.
