Capturar una venta permite registrar de manera oficial la comercialización de productos o servicios, vinculando la salida de inventario con el ingreso de dinero y la generación de impuestos correspondientes. Esta funcionalidad sirve para documentar detalladamente la transacción, asignando datos clave como el cliente, el vendedor, los centros de costo y las condiciones de precios, lo que garantiza que cada venta quede correctamente contabilizada.
Es útil ya que al integrar automáticamente el cálculo de retenciones, Impuestos al Valor Agregado (IVA) y medios de pago en cada período, aseguras la exactitud de tus estados financieros, mantienes el control de las cuentas por cobrar y cumples con los requisitos legales de facturación de forma organizada y profesional.
Para asentar una venta, sigue estos pasos:
1. Dirígete al módulo Documentos – Asentar – Ventas – Facturas (31).
2. El sistema te muestra la pantalla, donde es necesario ingresar los siguientes datos:
- Concepto: corresponde al código del concepto de la transacción 31. En este campo puedes activar un listado de selección con la tecla “F2”
- Fecha: fecha de la factura de venta en el formato mm/dd/aaaa. Si el mes digitado es diferente al mes de proceso el programa entregará un mensaje de aviso.
- Cliente: código o NIT del cliente. Si existe, el programa te traerá automáticamente el nombre; en caso contrario mostrará el mensaje: “cliente no existe”.
- NIT: en este campo puedes activar un listado de selección con la tecla “F2”.
- Vendedor: código del vendedor. El programa sugiere el vendedor que le ha sido asignado al cliente y trae automáticamente el nombre del vendedor.
- Bodega: bodega a la cual pertenece la referencia del producto, para esta transacción el sistema solicita el campo de bodega en el encabezado para no tener que digitar la bodega referencia por referencia en el detalle.
- C Costos: código del Centro de Costos (CC) bajo el cual se registra de una manera total la operación. En este campo puedes activar un listado de selección con la tecla “F2”.
- C Costos NIIF: código del Centro de Costos de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) bajo el cual se registra de una manera total la operación.
- Lista precios: código de la lista de precios bajo la cual se está facturando. Siempre se sugiere la básica (00) del Kárdex.
Enter automático: coloca una S si deseas que el programa coloque automáticamente 1 en el campo de cantidad y que asuma en el campo de precio el matriculado en el archivo de referencia, si es así el sistema no permitirá cambiar la cantidad ni el precio, de lo contrario digite una N. Si en alguna de las referencias deseas cambiar la cantidad digitando las teclas “Ctrl+F8” el sistema permitirá cambiarla.
Código de barras: campo para código de barras del artículo al digitarlo o leerlo por un lector de código de barras el sistema traerá el nombre del producto. El nombre de la referencia puede ser modificada en el documento.
Cantidad: este campo es colocado automáticamente por el sistema.
Precio: este campo es colocado automáticamente por el sistema y solo permite modificarlo si se coloca en enter automático una N.
Descuento: porcentaje de Descuento del producto el cual puede ser Comercial o por Pronto Pago. Para que sea Comercial, en el campo de “Pronto pago” debe haberse digitado “99”. Este descuento se le aplica al Neto de la Factura.
Cuando el descuento es por Pronto Pago, dicho descuento sólo será referenciado como información en la impresión de la factura, mas no se aplicará.
INC/Ipoconsumo: este campo sólo se habilita cuando se encuentra activado el parámetro 1103: INC/Ipoconsumo en Ventas por Detalle. El programa sugiere el valor de Ipoconsumo de la referencia del Kardex Logístico con la posibilidad de ser modificado. El valor del Ipoconsumo equivale al Ipoconsumo por la cantidad vendida.
Estampillas: este campo sólo se habilita cuando se encuentra activado el parámetro 1104: Manejo de Estampillas en Ventas. El programa sugiere el valor de Estampillas de la referencia del Kardex Logístico con la posibilidad de ser modificado. El valor de la Estampilla equivale a la Estampilla por la cantidad vendida.
- IVA: tipo de Impuesto al Valor Agregado (IVA) de la referencia, el programa sugiere el que se la haya matriculado al ser creada la referencia. En este campo puede activar un listado de selección con la tecla “F2”. En este campo puede activar un listado de selección con la tecla “F2”.
- Impuesto al Consumo: tipo de Impuesto al consumo de la referencia, el programa sugiere el que se la haya matriculado al ser creada la referencia.
- RteFte: código de retefuente de la referencia, el programa sugiere el que se la haya matriculado al ser creada la referencia.
- Retención CREE: tipo de Retención de Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE), aplicable a la factura por otros gastos.
Base Impto Unit: este campo se activa si la referencia ingresada tiene el identificador Maneja Base Impuesto, utilizado para el manejo del INC (Impuesto Nacional al Consumo). El valor sugerido es el del precio ingresado en el Kárdex/Referencias.
IndComercio: tipo de «IndComercio» del cliente, el programa sugiere el que se haya matriculado al ser creado, siempre y cuando la compañía maneja Industria y Comercio.
- Totales documento: el sistema estará mostrando los totales calculados en la medida en que se digite el documento, estos valores se pueden ver en la parte inferior de la pantalla y son valor bruto, valor descuento, valor IVA, valor retención, valor retención IVA, valor industria y comercio, cantidad total y valor neto.
Importante: si los totales que el sistema muestra no coinciden con el documento físico puede recalcularlos presionando el botón de Totalizar este se encargará de recalcular los datos digitados en el documento.
- Prefijo: campo opcional donde se puede diligenciar el prefijo que identifica la orden de entrega del documento.
- Número: campo opcional donde se puede diligenciar el número que identifica la orden de entrega, se vuelve obligatorio si se diligencia el campo Fecha de Entrega.
- Fecha Entrega: campo opcional donde se puede diligenciar la fecha de la orden de entrega, se vuelve obligatorio si se diligencia el campo Número de Orden de Entrega.
3. Una vez solicitados todos los datos, con “F10” o dando clic en el botón Grabar se termina la captura y con el botón Cancelar termina sin grabar.
¡Esperamos que esta información te haya sido de utilidad!
