Con este proceso se realiza el paso a un archivo histórico de aquellas referencias que se encuentran inactivas (en estado 9) dentro del Sistema Comercial Integrado, esto con el fin de mejorar el rendimiento de consultas y procesos que se deban realizar sobre el archivo de referencias y además de esto no perder información que pueda ser valiosa para la compañía.
La opción de cierre de maestro de referencias es una ayuda para aquellas compañías en las cuales se maneja demasiado volumen de datos en cuanto a referencias se refiere. Para realizarlo vas por la Ruta: Procesos – Cierres – Maestro de Referencias.
Importante: cuando la referencia se encuentra inactiva quiere decir que en los procesos de ventas y otros no es posible utilizarla ya que su estado no se lo permite.
La opción de cierre de maestro de referencias solicita la confirmación del usuario para este proceso, para lo cual realiza la siguiente pregunta:
“Este proceso elimina todas las referencias del maestro de Referencias que estén inactivas, llevándolas al Histórico de Referencias . Desea Continuar?”
Si la confirmación es positiva se realiza el siguiente proceso: se inicia un recorrido del archivo de referencias buscado por cada una cuales de estas están en estado Inactiva (9) y si tiene algún tipo de pendiente, algunos de los pendientes de una referencia pueden ser entre otros que la referencia a eliminar no tenga registros en el movimiento corriente y siguiente sin actualizar, que la referencia no tenga inventario físico pendiente, que no tenga pedidos y órdenes de compra pendientes por procesar, que no tenga cargos pendientes por procesar, que no tenga contratos pendientes por procesar, que no tenga mesas abiertas en el POS.
Si la referencia cumple con alguno de estos pendientes, es decir que tiene uno de estos procesos por realizar, el sistema mostrara un mensaje en pantalla como el siguiente:
“Las siguientes referencias no se pudieron pasar al Histórico de Referencias porque presentaron las siguientes inconsistencias:”
A continuación de esto se ilustrara en un reporte todas aquellas referencias que presentan algún tipo de pendientes, mostrando la(s) referencia(s) y qué tipo de inconsistencia(s) presentan:
A su vez, internamente el sistema debe realizar el proceso alterno con aquellas referencias a las cuales no se les encontraron ningún tipo de pendientes, este proceso alterno es el de llevar al archivo de Histórico de Referencias todos aquellos registros que cumplan con el estado de Inactivo (9) y no posean ningún tipo de pendientes, además dichos registros deben ser borrados del archivo de Referencias con el fin de utilizar solo aquellas referencias activas, reducir el tamaño del archivo y mejorar el rendimiento de este proceso.
Para verificar aquellas referencias que pasaron al Histórico de Referencias, puedes dirigirte a la opción del menú del Sistema Comercial Integrado SCI de: Archivos – Estadísticos – Histórico de Referencias:
Importante: el proceso de cierre del archivo maestro de Referencias lleva inmerso dentro de su procedimiento la creación del archivo Histórico de Kárdex Logístico, siguiendo la misma filosofía del cierre del archivo maestro de referencias, por cada referencia inactiva encontrada, los datos correspondientes al Kárdex Logístico (Unidad de empaque, Alto, Ancho, Profundidad, Contenido en el empaque, Unidad de medida) serán eliminados del maestro de referencias y serán ingresados en el archivo Histórico de Kárdex Logístico.
