Confirmar órdenes de compra permite validar que los productos, cantidades y precios que están ingresando físicamente a tu bodega coincidan exactamente con lo facturado por el proveedor y lo solicitado originalmente en la orden de compra. Esta funcionalidad sirve para asegurar la integridad de tu inventario desde el momento del recibo, permitiendo detectar discrepancias de manera inmediata y ajustar valores como la tasa de cambio o los precios antes de que afecten tu contabilidad.
Es útil ya que al ejecutar este proceso en cada período de abastecimiento, optimizas la creación de documentos de entrada mediante atajos directos, garantizas que tus costos sean reales y aseguras una gestión de compras profesional, organizada y libre de errores en la recepción de bienes.
A continuación el paso a paso:
1. Dirígete al módulo Documentos – Confirmación.
2. Tendrás varias opciones:
- Orden de compra: puedes confirmar por orden de compra si simplemente te llega una orden de compra puntual.
Al ingresar te da la posibilidad de hacer una confirmación automática o una confirmación uno a uno.
En la confirmación automática, el sistema te preguntará el rango de órdenes de compra que deseas confirmar.
En la confirmación uno a uno por orden de compra, el sistema te solicitará el número de la orden de compra y te mostrará los detalles de cada producto en esa orden, incluyendo la bodega, referencia, descripción, cantidad pedida y la cantidad que debes confirmar, así como el precio.
En la parte inferior, el sistema te mostrará los valores brutos, el valor de descuento, el valor subtotal, la retención en la fuente, y el valor neto. Tendrás la opción de modificar el precio si es necesario. Después de confirmar las cantidades y precios, podrás compararlos con los valores del documento que estás confirmando. Si todo es correcto, podrás hacer clic en «Confirmar.»
Después de “Confirmar” las cantidades de la actual “Orden de compra”, te permite desde la misma pantalla avanzar a la generación sin necesidad de ingresar posteriormente y de forma manual a la ruta: Documentos – Generación de Movimiento – Orden de compra, esto con el botón identificado como “Generar Compra”
En el caso de las empresas que en la ruta: Soportes – Instalación – Mantenimiento de compañía, pestaña “Parte dos” tienen activo para el módulo de inventarios, el identificador “Mvto independiente compras – Inventarios” (identificado anteriormente como “Mvto Inde Comp-Inv”) , el nuevo botón se identifica como “Generar Movimiento”, a través del cual podrás crear también de forma directa la “Orden de Compra” o la “Entrada de Inventario” de acuerdo con el requerimiento del momento.
Importante: el proceso de generación se conserva igual, el nuevo desarrollo abarca solo la creación de un botón que permite tener un atajo directo a una ruta y proceso ya existente.
- Proveedor: realizas la confirmación por proveedor si tienes varias órdenes de compra de un mismo proveedor y todo llegó en una sola factura.
- Electrónica: este proceso confirma las cantidades de las referencias de una orden de compra basado en un archivo texto.
- Listado de referencias: puedes realizarlo por documento o por proveedor. Es posible visualizar solo las referencias confirmadas o las no confirmadas dependiendo de lo que se le indique a la pregunta “Informe de referencia no confirmadas”.
- Tasa de cambio: en esta opción podrás modificar la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de cada uno de los detalles de una orden de compra, se realizan de manera individual a cada uno de los detalles o también podrás aplicar de manera individual a uno varios detalles.
