Crear el archivo de prestaciones sociales permite gestionar de manera detallada la hoja de vida laboral de cada trabajador en lo referente a sus derechos legales, asegurando que los cálculos de nómina sean precisos y personalizados. Esta funcionalidad sirve para definir parámetros críticos como el método de liquidación de días, la activación o desactivación de pagos de primas, cesantías y vacaciones, y el almacenamiento de promedios e históricos de pagos anteriores.
Es útil ya que al actualizar estas pestañas en cada período, garantizas que el sistema tome la información correcta para la nómina electrónica, evitas errores en los saldos de días pendientes y mantienes un control organizado y profesional de los pasivos laborales de la empresa.
A continuación el paso a paso:
1. Para realizarlo vas por la ruta: Archivos – Empleados – Prestaciones sociales.
2. Este mantenimiento se divide en 4 pestañas:
- Tabla: en esta opción puedes visualizar por pantalla los campos de Código, Nombre, Cédula, Número de Contrato, Tipo de Contrato y Período de Pago, ordenados por el Código
- Registro: en este mantenimiento el programa solicita la siguiente información:
- Código: código del empleado, con F2 puedes ver la lista de selección. Lista de selección, campo no modificable desde este archivo.
- Nombre: es el nombre del empleado, campo no modificable desde este archivo. Al buscar con F2 y digitar el código del empleado el programa automáticamente coloca el nombre del empleado.
- Tipo empleado: define el tipo de empleado, campo importante para hacer cálculos especiales posteriormente.
- Método de liquidación: permite definir el número de días que se tomarán por mes para cada empleado, información necesaria para el cálculo de las prestaciones sociales y de la liquidación definitiva del contrato de trabajo.
- Prestaciones por horas: para hallar el valor promedio proporcional de la Prima, para aquellos empleados que laboran por horas.
- Pasivos laborales reales consolidados en cabeza del trabajador: incluye el valor del saldo de los pasivos laborales reales consolidados en cabeza del trabajador a 31 de diciembre, sin incluir cesantías.
- Concepto de Básico Prestaciones Sociales: indica bajo que concepto se liquida al empleado por turno.
Información de primas
- Liquidar Primas: activa o desactiva el pago de la prima para cada empleado.
- Concepto de Primas: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de la prima.
- Número de Meses Promedio: defines el número de meses para calcular el sueldo promedio diario para las Primas. Por defecto se encuentra en 6 meses.
- Última Prima: almacena la fecha del pago de la última prima, formato MM/DD/AAAA.
- Valor Prima: almacena el valor de la última prima que se liquidó en el programa.
Cesantías: en este mantenimiento se almacena la información de cada empleado para el cálculo de las cesantías, la información es la siguiente:
- Código y Nombre del empleado: se muestra el código y el nombre del empleado.
- Liquidar Cesantías: activa o desactiva el pago de las Cesantías para cada uno de los empleados.
- Tipo de cesantías: permite definir si el próximo cálculo de las cesantías será un anticipo o una consolidación
- Concepto cesantías: es el concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de las cesantías, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
- Número de meses promedio: almacena el Número de meses para calcular el sueldo promedio diario para las Cesantías. Por defecto se encuentra en 12 meses.
- Valor de las cesantías: almacena el valor de las últimas cesantías que se liquidó en el programa.
- Fecha última cesantías: almacena la fecha del pago de las últimas cesantías, formato MM/DD/AAAA.
- Enviado NE: este campo lo marca automáticamente el programa en el momento que se realice el envío de la Nómina Electrónica a la DIAN y se haya incluido el valor de las cesantías según el período definido en el parámetro 9007.
- Días prom. Cesantías liq: número de días promedio para la liquidación de cesantías.
- Tiempo a deducir: almacena el número de días acumulados de años anteriores que afectan el cálculo del tiempo.
Información de Anticipos de Cesantías
Campos que permiten almacenar la información de los anticipos que se le han otorgado de cesantías al empleado en el año, información necesaria e importante para hacer los descuentos correspondientes para el cálculo final de las cesantías, ya sean del año o de la Liquidación definitiva de contrato de trabajo
- Valor: valor del anticipo de cesantías.
- Fecha: fecha en la cual se solicitó el anticipo de cesantías. Formato MM/DD/AAAA.
- Resolución: número de la resolución con la cual se autorizó el anticipo, información no obligatoria.
- No Incluir valor en certificado de ingresos y retenciones ni en Nómina Electrónica: al seleccionar esta opción, no se incluirá el valor de las cesantías de este año en el certificado de ingresos y retenciones del próximo año, en la línea Cesantías consignadas al fondo de cesantías, ni se exportará en el documento electrónico a la DIAN.
Información de intereses a las cesantías:
- Liquidar intereses cesantías: activa o Desactiva el pago de los intereses a las Cesantías para cada uno de los empleados.
- Concepto Intereses Cesantías: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de los intereses a las cesantías, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
- Valor Int. cesantías: almacena el último valor de los intereses a las cesantías, correspondiente al último cálculo generado.
Vacaciones: en este mantenimiento se almacena la información de cada empleado de las vacaciones, la información es la siguiente:
- Código y Nombre del empleado: se muestra el Código y el Nombre del empleado.
- Liquidar Vacaciones: Activa o Desactiva el pago de Vacaciones.
- Tipo Liquidación de Vac.: indica bajo qué método se liquidará el valor de las vacaciones del empleado:
- Concepto Vac. Hábiles: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de las Vacaciones Hábiles, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
- Número de Meses Promedio: almacena el Número meses para calcular el sueldo promedio diario para las Vacaciones. Por defecto se encuentra en 12 meses.
- Concepto Vac. Festivas: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de las Vacaciones Festivas, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
- Cpto. Vac. en Dinero LDCT: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de las Vacaciones en Dinero en la liquidación definitiva del contrato de trabajo, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
- Cpto. Vac. en Dinero: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de las vacaciones en dinero, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
- Días Pendientes: almacena el número de días pendientes que tiene de vacaciones.
Información de vacaciones:
- Inicio de Vacaciones: almacena la fecha de inicio de las vacaciones.
- Regreso de Vacaciones: almacena la fecha de regreso de las vacaciones.
- Últimas Vacaciones: almacena la fecha de las últimas vacaciones, Formato de fecha MM/DD/AAAA.
- Promedio Día Ult. Vacaciones: almacena el último valor Promedio diario para vacaciones generado.
- Días Pagados (En Tiempo): almacena el número de días pagados en tiempo de vacaciones.
- Días Pagados (En Valor): almacena el valor de días pagados en valor de vacaciones.
- Valor Consolidado NE: muestra el valor consolidado de las vacaciones del año en proceso, generado por: Archivos – Empleados – Vacaciones – Consolidación de Vacaciones Nómina Electrónica, el cual se incluirá en el envío de Nómina Electrónica del mes de diciembre de cada año, también se puede corregir o agregar manualmente el valor.
- Fecha Gen. Valor Cons. NE: muestra la fecha y hora de la última generación del consolidado de vacaciones o de la última modificación en caso de que se haya hecho.
Información de extralegales
- Liquidar Prima extralegal Vacaciones: activa o desactiva el pago de prima extralegal vacaciones para cada empleado.
- Tipo de Promedio para liquidar: indicas bajo que método se liquidará el valor de la prima extralegal de vacaciones del empleado.
- Concepto prima extralegal vacaciones: concepto para el pago de prima extralegal de Vacaciones definido por el usuario para los empleados a los que se les liquidará.
- Número de meses Promedio: almacena el número de meses para calcular el sueldo promedio diario para la prima extralegal de vacaciones.
- Ultima fecha prima Extral. vacaciones: almacena la fecha última de liquidación de prima extralegal de vacaciones, formato de fecha MM/DD/AAAA.
Períodos
- En tiempo: almacena el número de días pagados en tiempo para la prima extralegal de vacaciones.
- En Valor: almacena el valor de días pagados en valor para la prima extralegal de vacaciones.
- Nro. Cuotas Tipo 1: sirve para indicarle al sistema cuántas cuotas de conceptos fijos tipo 1 (Devengados o Deducciones Fijas), debe liquidar al generar vacaciones.
- Nro. Cuotas Tipo 3: sirve para indicarle al sistema cuántas cuotas de conceptos fijos tipo 3 (Préstamos con y sin Intereses), debe liquidar al generar vacaciones.
3. Si es necesario exportar a Excel un rango de empleados con esta información, puedes utilizar el ícono Enviar 
y al dar clic te mostrará la siguiente pantalla para seleccionar ese rango.
Importante: ten en cuenta que esta información no tiene el mismo formato que se utiliza para la importación de archivos maestros, en caso de necesitarla para hacer ese proceso, se recomienda seguirla haciendo por la opción de Otros – Intercambio de Datos, que, si permite filtrar campos, modificar el orden, etc. y el cual tiene el mismo formato para importar.
¡Esperamos que esta información te haya sido de utilidad!
