Crear el archivo de bancos permite centralizar la información de todas las entidades financieras, cajas y tarjetas con las que opera tu empresa, asegurando que cada movimiento de dinero tenga un origen y destino claro en la contabilidad. Esta funcionalidad sirve para vincular el Número de Identificación Tributaria (NIT) de las entidades bancarias con sus respectivas cuentas contables y números de cuenta, facilitando procesos como la impresión de cheques, la generación de órdenes de pago y la exportación de archivos planos para transferencias masivas.
Es fundamental ya que al configurar estos registros en cada período, garantizas la trazabilidad total de tus egresos y recaudos, optimizas la conciliación bancaria y aseguras que la gestión de tesorería se realice de manera profesional, automatizada y transparente.
A continuación el paso a paso:
1. Dirígete al módulo Archivos – Contables – NITS.
Insertas un nuevo registro, con los datos de la entidad bancaria, de acuerdo a los parámetros que solicita el maestro de NITS.
2. Después de crear el tercero y confirmar que también esté creado en contabilidad, creas el banco, por la ruta: Archivos – Bancos.
Allí se crean todos las entidades con las que tienes cuentas, tarjetas débito y crédito y también creas la cuenta de caja. Esto se utiliza al momento de realizar egresos o recibos de caja, se necesita como se pagó o recibió el dinero.
3. Das clic en el ícono Ingresar 
para insertar un nuevo registro y te solicitará los siguientes campos:
- Banco: código de dos caracteres alfanuméricos, puede ser consecutivo.
- Proveedor: marcas esta casilla para identificar los bancos en los que nuestros proveedores tienen sus cuentas.
- Nombre: del banco que se está creando
- NIT: puede buscarlo con la tecla F2.
- Tipo: hay tres opciones, de acuerdo a la forma en que se va a imprimir:
- Cheque: aunque ya no es muy utilizado, lo que permite es que al enviar un rango de comprobantes a imprimir, se detienen en cada consecutivo para poder agregar el cheque e imprima sobre él.
- Orden de pago: al enviar un rango de comprobantes, los imprime en forma continua.
- Transferencias: que es un banco habilitado para transferencias, que se pueden hacer pagos a través de archivo plano, cuando se maneja el módulo de gerencia electrónica.
- Formato: aplica solo para los bancos que se marcaron tipo T – transferencia y seleccionas el correspondiente, que son los bancos que se encuentran disponibles.
Importante: si posee la solución de software de Nómina de ilimitada, Nóminai, es necesario crear el mismo código de banco en las dos.
- Código banco: se refiere al código ACH, o al código de entidad del banco que se está creando. Cada entidad maneja sus propios códigos para identificarse. Esta información la proporciona el banco.
- Cheques x consignación: campo informativo, si se tiene un recibo de consignación del banco, cuantos cheques se pueden consignar.
- Cuenta contable: con F2 puedes buscarla en el plan de cuenta. Ten en cuenta que las cuentas de bancos son tipo N, solo manejan saldos totales. Pero si se marcó para manejo de terceros, se debe ingresar el NIT de esa cuenta.
- Cuenta bancaria: número de la cuenta del banco que se está creando.
- Número de cheque: consecutivo que se puede manejar, es opcional.
- Número cheque transferencia: se utiliza como referencia para los pagos que se usan por gerencia electrónica.
En la parte inferior, al lado izquierdo, solicita otros datos del banco, que se diligencian si cuentas con esa información, de otra manera simplemente los dejas en blanco.
4. Al lado derecho pide los saldos, estos se ingresan después en el proceso de saldos iniciales, posteriormente ya puedes dar clic en la tecla F10 para grabar.
Importante: recuerda que es necesario tener creadas todas las entidades por las que se realiza ingreso o salida de dinero, incluidas las cuentas de la empresa y la caja, que se crea con el NIT de la empresa.
¡Ahora ya conoces como realizar la creación de los bancos!
