Las empresas de transporte deben reportar la expedición de la factura electrónica de carga a través del sistema de información Registro Nacional de Despachos de Carga – RDNC, de acuerdo con la normatividad del ministerio de transporte para la factura electrónica y para los usuarios identificados con actividad económica 4923 “Transporte de carga por carretera”.
Importante: a partir del 1 de mayo de 2024, la fecha de elaboración de tus documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Débito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN. De no ser así, será motivo de rechazo en la validación del documento.
1. Los datos necesarios para la facturación electrónica que deben enviar los datos correspondientes al flete, son:
- Número de radicado remesa.
- Número de remesa.
- Cantidad transportada.
- Unidad de medida.
- Valor flete.
- Tipo de servicio.
2. Para elaborar una factura de venta electrónica para transporte de carga, es necesario tener en cuenta:
- Tabla de codificación
En la tabla de codificación por la ruta: Archivos – Contables – Tabla de Codificación.
Allí vas a encontrar un nuevo campo, el cual te permitirá activar la funcionalidad de “Empresa sector transporte de carga”, para la Transacción 30 – Ventas, Transacción 33 – Notas crédito ventas, Transacción 34 – Notas débito ventas y en el POS en la captura de la Transacción 31 – Ventas talonario. Solo se puede marcar, si tienes activo el módulo de Facturación electrónica.
- Captura de Transacciones
Después de marcar este campo en la tabla de codificación, vas a la captura de la transacción 30 Ventas, Transacción 33 Notas Crédito ventas, Transacción 34 Notas Débito ventas y al tener activo el Check “Sector Transporte de Carga” mostrado en el punto anterior, se habilitan los siguientes campos por cada referencia los cuales son obligatorios diligenciar:
✓ Nº Rad. Aceptación de la Remesa
✓ Nº Remesa
✓ Cant. Transp
✓ Unidad Medida
✓ Valor Flete
✓ Tipo Servicio
Estos campos también se adicionan al archivo histórico de transacciones.
Importante: vas a ver mensajes de advertencia al realizar la captura y corrección de los documentos, para el caso que se utilice un concepto que tiene marcado el campo “Empresa sector transporte de carga” y se utilicen referencias que tienen funcionalidad de AIU.
O IRT (Ingresos recibidos para terceros).
3. Y en la corrección de movimiento, por la ruta: Documentos – Corregir – Movimiento.
En la pestaña de otros datos, puedes ver los datos capturados en la transacción:
4. Plantillas
En Plantilla 706 (Movimiento), 725 (Movimiento de ventas 30-31), 726 (Movimiento de ventas 33- 34) y en Formato DBASE, encuentras los nuevos campos Nº Rad. Aceptación de la Remesa, Nº Remesa, Cant. Transp, Unidad Medida, Valor Flete y Tipo Servicio, para la importación y exportación de las empresas del sector Transporte de carga.
El envío a la DIAN lo hace exitosamente y se genera el JSON con los nuevos campos para empresas del sector de Transporte de carga.
¡De esta manera lograras realizar la facturación electrónica cuando tu empresa es de transporte!
