Dentro del control de cartera, en el análisis de cuentas por cobrar, en algunas ocasiones encontrarás que quedan valores positivos o negativos pendientes por cruzar de algunos clientes. Normalmente, esto corresponde a errores al aceptar el recibo de caja. La idea es que siempre canceles el documento si se está pagando completo por el valor total. Si necesitas hacer algún ajuste al peso o algún impuesto adicional, aplícalo en un registro adicional sin colocar documento de referencia. En ese orden de ideas, no deberían quedarte saldos pendientes por cancelar.
Si ya existen saldos pendientes, el sistema cuenta con un proceso de depuración de cuentas por cobrar que se encarga de generar notas automáticas para cancelar estos comprobantes positivos y negativos. Otro caso para el que sirve la depuración es cuando tienes dos documentos cuyo valor positivo y negativo es igual; en este caso, el sistema también podría cruzarlos.
Para configurar este proceso, ingresa por la ruta: Archivos – Contables – Tabla de codificación.
En la tabla de codificación para el módulo de cartera, es necesario tener creados dos conceptos: uno para la transacción 42 y otro para la transacción 43, ambos para la depuración de cuentas por cobrar.
El concepto de nota débito (transacción 42) se configura por “Total” y se encargará de cancelar los valores negativos. Configura en la pestaña comercial para afectar la casilla de clientes, cuentas por cobrar si afecta a vendedores y comisiones.
Para la nota crédito (transacción 43), realiza una configuración similar para depurar los valores con saldo positivo.
Una vez que hayas creado los conceptos, puedes ingresar por la ruta: Procesos – Cartera – Depuración cuentas por cobrar.
Y realizas los siguientes pasos:
Primero generas archivos, indicándole al sistema los criterios de búsqueda que necesitas cruzar.
Luego revisa el informe para confirmar los documentos a depurar, indicas cuáles quieres ver que cumplan con el rango indicado en el proceso anterior.
El sistema te muestra el listado de los documentos a los que se les realizaría la depuración:
Confirmas la depuración, al ingresar te muestra el listado y puedes marcar o desmarcar los que van a ser tenidos en cuenta en el proceso.
Finalmente, generas los documentos para la cancelación de saldos.
Estos pasos te permitirán depurar eficientemente las cuentas por cobrar en tu sistema. Recuerda revisar cada opción con detenimiento para garantizar la precisión del proceso.
