Dentro del control de cartera y el análisis de cuentas por cobrar, es común encontrar valores positivos o negativos pendientes por cruzar en algunos clientes, estos saldos suelen originarse por errores al aceptar un recibo de caja. Para evitarlo, asegúrate de cancelar el documento cuando el pago cubra el total; si necesitas ajustar valores por diferencias mínimas o impuestos adicionales, regístralos en una transacción independiente, sin incluir un documento de referencia; de esta manera, no deberían quedar saldos pendientes.
Si ya existen valores sin cruzar, puedes utilizar el proceso de depuración de cuentas por cobrar, que genera notas automáticas para cancelar comprobantes con saldo positivo o negativo; también puedes aplicar este proceso cuando haya dos documentos con valores opuestos equivalentes, permitiendo que el sistema los cruce automáticamente.
A continuación, te explicamos cómo realizarlo paso a paso:
1. Ingresa por la ruta: Archivos – Contables – Tabla de codificación.
2. En la tabla de codificación para el módulo de cartera, crea dos conceptos:
- Nota débito (transacción 42): se configura por «Total» y cancela los valores negativos; configura en la pestaña comercial para afectar la casilla de clientes y cuentas por cobrar, además de determinar si afecta a vendedores y comisiones.
En la pestaña contable, asegúrate de que el concepto “Bruto” esté marcado en la columna de crédito y que el «Total» se refleje en la columna de débito.
- Nota crédito (transacción 43): cancela valores positivos y se configura de manera similar a la nota débito.
3. Para iniciar el proceso de depuración, accede por la ruta: Procesos – Cartera – Depuración – Cuentas x cobrar.
Al ingresar, visualizarás la siguiente pantalla donde es necesario seguir el paso a paso:
4. En el paso Generación archivo, indica los criterios de búsqueda de documentos a cruzar, es necesario que el valor inicial sea negativo y el valor final positivo.
5. En el paso Informe para revisión, verifica los documentos que cumplen con el rango de depuración.
El sistema mostrará un listado con los comprobantes a procesar.
6. En el paso Confirmación, valida la depuración, seleccionando los documentos que deseas incluir en el proceso.
7. Finalmente, en el último paso generas los documentos para la cancelación de saldos.
Siguiendo estos pasos, podrás gestionar eficazmente la cartera y garantizar un análisis claro de cuentas por cobrar. ¡Esperamos que esta guía te ayude!
