Elaborar anticipos en cuentas por cobrar permite registrar formalmente el ingreso de dinero de un cliente antes de que exista una factura de venta, asegurando que el recurso quede disponible y correctamente identificado en tu cartera. Esta funcionalidad sirve para utilizar la transacción 44, la cual genera un saldo a favor (negativo) del cliente que podrás cruzar posteriormente con sus compras reales, manteniendo la trazabilidad del dinero desde que entra al banco hasta que se legaliza. Es fundamental para la salud financiera de tu negocio, ya que al integrarse con los reportes de cuentas por cobrar y el módulo de bancos, garantizas que los estados de cuenta de tus clientes sean veraces y que el flujo de caja refleje ingresos reales, incluso si la operación comercial aún no se ha completado.
A continuación el paso a paso:
1. Dirígete por el módulo Documentos – Asentar – Recibos de caja – Anticipos CxC (44).
2. El sistema te muestra la pantalla, donde es necesario ingresar los siguientes datos:
Datos de encabezado
- Concepto: relacionas que tipo de anticipo vas a generar, según los conceptos que tengas configurados en la tabla de codificación.
- Documento: trae el número del documento, según la numeración en la que se lleven los recibos de caja.
Importante: este documento se numerará, imprimirá y verá como un recibo de caja, pero en el sistema se trabaja con la transacción 44 para que te permita hacer un pago sin deber nada.
Al asentar este anticipo por esta ruta, el sistema dejará un rastro con un saldo negativo que podrás cruzar más adelante en un recibo de caja.
- Fecha: digitas la fecha en la cual quedará registrado el anticipo.
- Cliente: asignas el cliente al que le corresponde el anticipo.
- Vendedor: digitas el código del vendedor que corresponda o el sistema lo trae si está relacionado en el archivo de clientes.
- Banco: buscas con la tecla F2 el banco donde va a entrar el dinero.
- Docto Ref.: es un campo informativo, lo relacionas si hay algún documento físico que respalde el movimiento que se está haciendo.
- Mensaje: es posible incluir una observación que se requiera visualizar en la impresión del documento, viene por defecto con la letra “N”, pero si te ubicas en esta casilla en la parte inferior de la pantalla en la barra de descripción visualizarás las diferentes opciones, entre estas: V = Variable y N = Ninguno.
Al relacionar la letra “V” que significa mensaje variable, el sistema habilita la casilla del código de mensaje, donde digitas un código cualquiera de tres caracteres, por ejemplo: 001 y te mostrará la siguiente ventana:
3. Luego, haz clic en el botón Aceptar 
.
- Mensaje Movto: esto solo quedará guardado en el documento y no se visualiza en la impresión, eliges entre las opciones S = Agregar mensaje y N = No agregar mensaje.
- Plazo: el sistema lo relaciona por defecto y lo defines según el cliente.
Detalle del anticipo en cuentas por cobrar
- Docto Ref: puedes dejar este campo en blanco.
- Precio: digitas el valor que te están anticipando.
- Cta contable: el sistema la trae por defecto según la codificación o la puedes ingresar.
- Id: hace referencia al asiento contable que se le había configurado, si es 1= Débito o 2 = Crédito.
- Nit contable: del tercero.
- Detalle contable: observación que va a pasar a contabilidad.
4. Finalmente, En la parte inferior derecha encontrarás el valor bruto y total neto del documento, das clic en el botón Grabar 
.
Importante: en el sistema comercial, no se manejan contrapartidas; el valor total irá contra el banco que seleccionaste.
Confirmas que vas a grabar los datos:
El sistema te confirmará que el documento fue grabado y cual es el número.
Si deseas imprimir el recibo de caja de anticipo, puedes hacerlo por la ruta: Documentos – Impresión – Recibos – Anticipos CxC (44) – Como recibo.
Seleccionas ver por pantalla, ingresas el número del documento y das clic en el botón Aceptar 
.
¡Buen trabajo! Ahora estás listo para elaborar anticipos en cuentas por cobrar.
