Elaborar una factura electrónica de venta permite formalizar la comercialización de bienes o servicios mediante la generación de un documento digital con validez legal, asegurando que la transacción sea reportada en tiempo real a las autoridades tributarias. Esta funcionalidad sirve para capturar datos precisos del encabezado como el cliente, el vendedor y las condiciones comerciales, además de detallar los productos vendidos, sus impuestos y las cuentas contables afectadas.

Es útil ya que al validar fechas de emisión y automatizar el envío electrónico en cada período, garantizas el cumplimiento normativo, mantienes la integridad de tu inventario y facilitas una comunicación inmediata con tus clientes al enviar sus comprobantes directamente al correo electrónico.

Para asentar una factura electrónica de venta, sigue estos pasos:

1. Dirígete al módulo Documentos – Asentar – Ventas – Facturas (30).

2. Al ingresar te muestra la siguiente pantalla:

Datos de encabezado

• Concepto: corresponde al código del concepto de la transacción, relaciona qué tipo de venta vas a generar, según los conceptos que tengas configurados en la tabla de codificación.  Para facturación utilizas en la transacción 30, los tipos de venta que se manejan en tu empresa con facturación electrónica. 

Importante: recuerda que puedes buscar un archivo en el sistema presionando la tecla F2.

• Documento: corresponde al número de la factura, de acuerdo a los consecutivos.
• Fecha: digitas la fecha en formato mm/dd/aaaa, en la cual quedará registrada la factura.

Importante: cuando ingresas con una fecha inferior a la actual, el sistema no te permite pasar ya que las facturas electrónicas de ventas, deben ser enviadas el mismo día de su elaboración, se muestra mensaje colocando el campo con error sin dejar realizar el proceso.

Si la fecha es posterior a la actual, te muestra mensaje informativo indicando que estará disponible para el envío en la fecha ingresada.

Puedes realizar la factura pero estará deshabilitado el botón “Grabar y Enviar”, al terminar de digitar el documento, guardarlo y digitar el medio de pago se muestra mensaje recordando cuando es la fecha del envío del documento (Sin permitir la opción de Enviar ahora).

• Cliente: asignas el cliente al cual le vas a emitir la factura, el sistema trae automáticamente el nombre. Si el tercero no existe, el sistema te habilitará una ventana que te permitirá crearlo.

• Vendedor: digita el código del vendedor que corresponda o el sistema lo trae si está relacionado en el archivo de clientes.
• Lista: es el precio de venta que tiene cada referencia en el archivo de Kardex.
• Orden compra: ingresas este dato, si requieres que salga impreso en la factura.
• Docto Ref.: hace referencia a un número de pedido o de remisión, el cual se visualizará en la factura y en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

• Mensaje: es posible incluir una observación que se requiera visualizar en la impresión del documento, viene por defecto con la letra “N”, pero si te ubicas en esta casilla en la parte inferior de la pantalla en la barra de descripción visualizarás las diferentes opciones, entre estas: V = Variable y N = Ninguno.

Al relacionar la letra “V” que significa mensaje variable, el sistema habilita la casilla del código de mensaje, donde digitas un código cualquiera de tres caracteres, por ejemplo: 001 y te mostrará la siguiente ventana:

En la cual, digitas el mensaje y das clic en el botón Aceptar  .

• Mensaje Movto: esta observación solo quedara guardado en el documento y no se visualiza en la impresión, eliges entre las opciones S = Agregar mensaje y N = No agregar mensaje.
• Plazo: el sistema sugiere el plazo, si al crear el cliente le asignaste alguno o lo puedes modificar.
• Dscto: te permite colocar un descuento comercial en porcentaje al total de la factura o lo trae si lo definiste previamente.
• Ppago: si manejas descuentos por pronto pago o puedes usar el código 99 que significa no aplica.
• Enter automático: lo usas para el manejo de ventas con código de barras, ingresas V = Variable o N = Ninguno, al activarlo cualquier referencia que incluyas el sistema asume que se vende una unidad y que tiene un precio definido, pasando a la segunda línea.
• Dscto valor: puedes ingresar el valor de descuento total de la factura si aplica.
• Rte IVA: si el cliente es gran contribuyente, se activa esta casilla y podrás buscar el impuesto que corresponda.
• Tipo de descuento: puedes seleccionarlo de la lista.

Detalle de la venta

• Bd: relacionas la bodega de la cual se descontará el producto vendido, en caso de que aplique.
• Referencia: selecciona el producto o servicio que vas a comercializar de la bodega que indicaste. Al presionar la tecla F2 el sistema te muestra el listado y las cantidades disponibles.

• Descripción: al elegir el producto y/o servicio el sistema lo trae por defecto, en caso de tener marcada la casilla “Descripción ampliada” el sistema te habilitará una ventana, donde podrás agregar más información.

También solicita la unidad de medida de la DIAN para la referencia 

• Cantidad: indicas la cantidad que vas a vender, puedes consultarlas en la parte inferior izquierda.

Importante: si manejas el módulo de facturación y de inventarios, el sistema controlará las existencias.

• Precio: el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido, de acuerdo a la configuración que determine la empresa esta casilla puede estar bloqueada o abierta a cambios
• Dscto: te permite ingresar el descuento por cada producto si lo requieres.
• Impuesto al Valor Agregado (IVA): el sistema lo trae de acuerdo a la codificación de la referencia.
• Cuenta contable: aparece relacionada la cuenta que se configuró previamente en la creación.
• Id: hace referencia al asiento contable que se le había configurado, si es 1= Débito o 2 = Crédito.
• Detalle contable: observación que va a pasar a contabilidad.

Importante: recuerda, ante cualquier cambio presionar la tecla F10 para guardar.

3. En la parte inferior derecha encontrarás los valores totales y una vez completes la factura, das clic en el botón Grabar y Enviar .

Confirmas que vas a grabar la venta y enviarla electrónicamente:

El sistema te abre la opción para colocar la forma de pago y después va a enviar a la DIAN el documento y te muestra la ventana donde puedes confirmar el correo del cliente al cual será enviada la factura. 

Si desde otra estación de trabajo se está realizando al tiempo el envío de facturas electrónicas, el sistema te muestra el siguiente mensaje:

Después de enviada la factura, se mostrará una ventana indicando que el documento fue grabado.

¡Esperamos que esta información te haya sido de utilidad!