Elaborar una nota débito con cargos varios permite incrementar el saldo de una cuenta por cobrar por conceptos distintos a una venta de mercancía, facilitando la regularización de saldos negativos o ajustes administrativos en la cartera. Esta funcionalidad sirve para corregir inconsistencias en los reportes de cuentas por cobrar, permitiendo afectar facturas específicas o documentos pendientes mediante la asignación de cuentas contables y centros de costo.
Es útil ya que al permitir documentar detalladamente cada ajuste en cualquier período, garantizas que los estados de cuenta de tus clientes reflejen valores reales, mantienes un historial contable organizado y facilitas la conciliación de saldos de manera profesional y precisa.
A continuación el paso a paso:
1. Dirígete al módulo Documentos – Asentar – Notas débito – ND cargos varios (42).
2. Al ingresar, el sistema te muestra la pantalla, donde es necesario ingresar los siguientes datos:
Datos de encabezado
- Concepto: relacionas el tipo de nota débito cargos varios que vas a generar, según los conceptos que tengas configurados en la tabla de codificación.
- Documento: corresponde al número de la nota débito, el sistema te sugiere el consecutivo.
- Fecha: digitas la fecha en la cual quedará registrado el documento.
- Cliente: asignas el cliente al que le corresponde la nota, del archivo correspondiente.
- Vendedor: digitas el código del vendedor que corresponda.
- Mensaje: es posible incluir una observación que se requiera visualizar en la impresión del documento, viene por defecto con la letra N = Ninguno, si no hay ninguna observación o ingresas V = Variable, para agregar un comentario en la nota.
Al relacionar la letra “V” que significa mensaje variable, el sistema habilita la casilla del código de mensaje, donde digitas un código cualquiera de tres caracteres, por ejemplo: 001 y te mostrará la siguiente ventana:
Digitas el mensaje y das clic en el botón Aceptar 
.
- Mensaje Movto: esta observación solo quedará guardada en el documento y no se visualiza en la impresión, eliges entre las opciones S = Agregar mensaje y N = No agregar mensaje.
- Plazo: el sistema sugiere el plazo, si al crear el cliente le asignaste alguno o lo puedes modificar.
Detalle de la nota débito cargos varios
- Docto. Ref: puedes presionar F2 y el sistema te mostrará los saldos pendientes de las cuentas por cobrar que tenga el cliente y seleccionas la factura que deseas afectar, para aumentar el valor.
- Tr. Ref: el sistema lo sugiere por defecto, es el documento con el que se asentó.
- Precio: sugiere el saldo, lo modificas de acuerdo al valor que requieras aumentar.
- Cuenta contable: la asignar presionando la tecla F2, de acuerdo al ajuste que vayas a realizar.
- Id: hace referencia al asiento contable que se le había configurado, si es 1= Débito o 2 = Crédito.
- Detalle contable: observación que va a pasar a contabilidad.
- CCosto: asignas el centro de costos que corresponda.
3. En la parte inferior derecha, das clic en el botón Grabar 
.
¡Tarea completada! Estás preparado para capturar tus notas débito con cargos.
