Elaborar el recibo de caja permite formalizar el ingreso de dinero a tu empresa y descargar oficialmente las deudas que tus clientes tienen pendientes en su cartera. Esta funcionalidad sirve para identificar qué facturas específicas se están cancelando, permitiendo aplicar descuentos por pronto pago o retenciones en la fuente de manera automática según la configuración tributaria de cada tercero. Es fundamental ya que al vincular cada pago con su documento de referencia (transacción 90), garantizas que los saldos en los reportes de cuentas por cobrar sean exactos y que el flujo de caja refleje la realidad de tus recaudos, evitando confusiones sobre quién ha pagado y qué facturas siguen vigentes.
Para realizar un recibo de caja, sigue estos pasos:
1. Ingresas por la ruta: Documentos – Asentar – Recibos de caja – Recibos de caja (90).
2. Luego, el sistema te muestra la pantalla, donde es necesario ingresar los siguientes datos:
Datos de encabezado
- Concepto: normalmente, hay dos conceptos creados, uno para recibo de caja de cartera, que se encarga de buscar y cancelar registros de cuentas por cobrar y otro para recibo de otros ingresos, que corresponde a ingresos de dinero por conceptos diferentes a recaudo.
- Documento: corresponde al número del recibo de caja, el sistema te sugiere el consecutivo.
- Fecha: digitas la fecha en la cual quedará registrado el documento.
- Cliente: asignas el cliente al cual le vas a emitir el recibo de caja, del archivo correspondiente.
- Vendedor: digitas el código del vendedor que corresponda.
- Mensaje: es posible incluir una observación que se requiera visualizar en la impresión del documento, viene por defecto con la letra N = Ninguno, si no hay ninguna observación o ingresas V = Variable, para agregar un comentario en la nota.
- Mensaje Movto: esto solo quedará guardado en el documento y no se visualiza en la impresión, eliges entre las opciones S = Agregar mensaje y N = No agregar mensaje.
Detalle del recibo de caja
Aquí podrás revisar y seleccionar los documentos que deseas cancelar.
3. Es importante complementar la información, como porcentaje de descuento, valor de descuento, retención en la fuente, entre otros. Luego, puedes verificar los valores y si es necesario, realizar ajustes. Una vez estés seguro de la información, procedes a grabar el recibo de caja.
Recuerda que la clasificación tributaria del cliente afecta la aplicación automática de retenciones. Puedes revisar la información en el recibo y verificar los movimientos contables asociados. Además, para asegurarte de que el recibo tenga el efecto esperado en cartera, puedes consultar los reportes de cuentas por cobrar, como el análisis de cuentas por cobrar.
En caso de tener alguna novedad con el documento, puedes actualizar el movimiento por la ruta: Documentos – Actualizar movimiento – Actualizar por usuario.
Después, puedes revisar el análisis de cuentas por cobrar para verificar que los saldos sean correctos y reflejen el efecto del recibo de caja.
¡Buen trabajo! Ahora estás listo para elaborar recibos de caja.
