ILIMITADA

Por esta opción se realiza el mantenimiento de uno de los archivos de empleados, brinda valiosa información para tener en cuenta en los procesos del módulo Nominai. Para realizarlo vas por la ruta: Archivos – Empleados – Prestaciones sociales. 

Este mantenimiento se divide en 4 pestañas: 

Tabla, Registro, Cesantías, Vacaciones.  A continuación, se detalla cada una de ellas.

1. En la pestaña Tabla:

Por esta opción usted puede visualizar por pantalla los campos de Código, Nombre, Cédula, Número de Contrato, Tipo de Contrato y Período de Pago, ordenados por el Código

2. En la pestaña Registro:

En este mantenimiento el programa solicita la siguiente información:

• Código: código del empleado, con F2 usted puede ver la lista de selección. Lista de selección, campo no modificable desde este archivo.
• Nombre: es el nombre del empleado, campo no modificable desde este archivo. Al buscar con F2 y digitar el código del empleado el programa automáticamente coloca el nombre del empleado.
• Tipo Empleado: define el tipo de empleado, campo importante para hacer cálculos especiales posteriormente.

0 : Genérico 

1 : Empleado de la Construcción  

2 : Empleado de Rayos X y/o Tuberculosis 

3 : Empleado Mano de Obra Directa. 

4 : Empleado Mano de Obra Indirecta.

• Método de Liquidación: permite definir el número de días que se tomarán por mes para cada empleado, información necesaria para el cálculo de las prestaciones sociales y de la liquidación definitiva del contrato de trabajo, existen 4 métodos, ellos son:

1 : Días Calendario 365 días.

Método # 1: Opción que calcula los días entre fechas con base en días calendario teniendo en cuenta años bisiestos.   

2 : Mes = 30  / Año = 360. 

Método # 2: Opción que calcula los días entre fechas con base en años de 360 días y meses de 30 días, sin tener en cuenta días 31 ni años bisiestos.

3 : Primer y último mes días calendario el resto 30.

Método # 3: Opción que calcula los días entre fechas con base en años de 360 días y meses de 30 días, donde se cuentan días calendario para el primer y último mes y los meses intermedios se consideran de 30 días. Cabe anotar que sí se tiene en cuenta días 31 y los años bisiestos.

 4 : En el mes de la Fecha de Ingreso, meses de 30; restantes calendario.

Método # 4: Opción que calcula los días entre fechas con base en años de 360 días y meses de 30 días, donde se realiza un conteo de meses de 30 días desde la fecha de Ingreso hasta un mes antes de la fecha final y, a dicho resultado, se le suman los días restantes corridos calendario. Cabe anotar que no se tiene en cuenta los días 31 ni años bisiestos.

• Prestaciones por horas: para hallar el valor promedio proporcional de la Prima, para aquellos empleados que laboran por horas.
• Pasivos laborales reales consolidados en cabeza del trabajador: incluye el valor del saldo de los pasivos laborales reales consolidados en cabeza del trabajador a 31 de diciembre, sin incluir cesantías.
• Concepto de Básico Prestaciones Sociales: indica bajo que concepto de Básico se liquida al empleado por turno.

Información de Primas

• Liquidar Primas: activa o Desactiva el pago de la prima para cada empleado.
• Concepto de Primas: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de la prima, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos
• Número de Meses Promedio: defina el número de meses para calcular el sueldo promedio diario para las Primas. Por defecto se encuentra en 6 meses.
• Última Prima: almacena la fecha del pago de la última prima, formato MM/DD/AAAA.
• Valor Prima: almacena el valor de la última prima que se liquidó en el programa.

3. En la pestaña Cesantías:

En este mantenimiento se almacena la información de cada empleado para el cálculo de las cesantías, la información es la siguiente:

Información de cesantías

• Código y Nombre del empleado: se muestra el código y el nombre del empleado.
• Liquidar Cesantías: activa o desactiva el pago de las Cesantías para cada uno de los empleados.
• Tipo de Cesantías: permite definir si el próximo cálculo de las cesantías será un anticipo o una consolidación

C : Consolidación    

A : Anticipo     

• Concepto Cesantías: es el concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de las cesantías, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
• Número de meses promedio: almacena el Número de meses para calcular el sueldo promedio diario para las Cesantías. Por defecto se encuentra en 12 meses.
• Valor de las Cesantías: almacena el valor de las últimas cesantías que se liquidó en el programa.
• Fecha última cesantías: almacena la fecha del pago de las últimas cesantías, formato MM/DD/AAAA.
• Enviado NE: este campo lo marca automáticamente el programa en el momento que se realice el envío de la Nómina Electrónica a la DIAN y se haya incluido el valor de las cesantías según el período definido en al parámetro 9007.
• Días prom. Cesantías liq: número de días promedio para la liquidación de cesantías.
• Tiempo a deducir: almacena el número de días acumulados de años anteriores que afectan el cálculo del tiempo.

 Información de Anticipos de Cesantías

Campos que permiten almacenar la información de los anticipos que se le han otorgado de cesantías al empleado en el año, información necesaria e importante para hacer los descuentos correspondientes para el cálculo final de las cesantías, ya sean del año o de la Liquidación definitiva de contrato de trabajo

• Valor: valor del anticipo de cesantías.
• Fecha: fecha en la cual se solicitó el anticipo de cesantías. Formato MM/DD/AAAA.
• Resolución: número de la resolución con la cual se autorizó el anticipo, información no obligatoria.
• No Incluir valor en certificado de ingresos y retenciones ni en Nómina Electrónica: al seleccionar esta opción, no se incluirá el valor de las cesantías de este año en el certificado de ingresos y retenciones del próximo año, en la línea Cesantías consignadas al fondo de cesantías, ni se exportará en el documento electrónico a la DIAN.

Información de intereses a las Cesantías:

• Liquidar Intereses Cesantías: activa o Desactiva el pago de los intereses a las Cesantías para cada uno de los empleados.
• Concepto Intereses Cesantías: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de los intereses a las cesantías, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
• Valor Int. Cesantías: almacena el último valor de los intereses a las cesantías, correspondiente al último cálculo generado.

4. En la pestaña Vacaciones:

En este mantenimiento se almacena la información de cada empleado de las vacaciones, la información es la siguiente:

• Código y Nombre del empelado: se muestra el Código y el Nombre del empleado.
• Liquidar Vacaciones: Activa o Desactiva el pago de Vacaciones.
• Tipo Liquidación de Vac.: indica bajo que Método se liquidará el valor de las vacaciones del empleado:

 B : Básico.  

P : Promedio del último Año.

U : Ultima Nómina Liquidada.  

M: Mayor entre Básico y Promedio

•  Concepto Vac. Hábiles: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de las Vacaciones Hábiles, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
• Número de Meses Promedio: almacena el Número meses para calcular el sueldo promedio diario para las Vacaciones. Por defecto se encuentra en 12 meses.
• Concepto Vac. Festivas: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de las Vacaciones Festivas, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
• Cpto. Vac. en Dinero LDCT: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de las Vacaciones en Dinero en la liquidación definitiva del contrato de trabajo, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
• Cpto. Vac. en Dinero: concepto que se utilizará para el cálculo y para el pago de las Vacaciones en Dinero, el programa asigna el concepto que se encuentre en la instalación de la compañía, pestaña Conceptos.
• Días Pendientes: almacena el número de días pendientes que tiene de vacaciones.

Información de Vacaciones:

• Inicio de Vacaciones: almacena la fecha de inicio de las vacaciones, cuando se liquida por el programa la coloca automáticamente. Formato de fecha MM/DD/AAAA.
• Regreso de Vacaciones: almacena la fecha de regreso de las vacaciones, cuando se liquida por el programa la coloca automáticamente. Formato de fecha MM/DD/AAAA.
• Últimas Vacaciones: almacena la fecha de las últimas vacaciones, Formato de fecha MM/DD/AAAA.
• Promedio Día Ult. Vacaciones: almacena el último valor Promedio diario para vacaciones generado.
• Días Pagados (En Tiempo): almacena el número de días pagados en tiempo de vacaciones.
• Días Pagados (En Valor): almacena el valor de días pagados en valor de vacaciones.
• Valor Consolidado NE: muestra el valor consolidado de las vacaciones del año en proceso, generado por: Archivos – Empleados – Vacaciones – Consolidación de Vacaciones Nómina Electrónica, el cual se incluirá en el envío de Nómina Electrónica del mes de diciembre de cada año, también se puede corregir o agregar manualmente el valor.
• Fecha Gen. Valor Cons. NE: muestra la fecha y hora de la última generación del consolidado de vacaciones o de la última modificación en caso de que se haya hecho.

Información de Extralegales

•  Liquidar Prima Extralegal Vacaciones: activa o Desactiva el pago de Prima Extralegal Vacaciones para cada empleado.
• Tipo de Promedio para liquidar: indica bajo que Método se liquidará el valor de la prima extralegal de vacaciones del empleado:

1 : Básico.

2 : Promedio últimos Meses.

3 : Ultima Nómina liquidada.

•  Concepto Prima Extralegal Vacaciones: concepto para el pago de prima Extralegal de Vacaciones definido por el usuario para los empleados a los que se les liquidará.
• Número de meses Promedio: almacena el número de meses para calcular el sueldo promedio diario para la Prima Extralegal de Vacaciones.
• Ultima Fecha Prima Extral. Vacaciones: almacena la fecha última de liquidación de prima extralegal de vacaciones, Formato de fecha MM/DD/AAAA.

Períodos

• En tiempo: almacena el número de días pagados en tiempo para la prima extralegal de vacaciones.
• En Valor: almacena el valor de días pagados en valor para la prima extralegal de vacaciones.
• Nro. Cuotas Tipo 1: sirve para indicarle al sistema cuántas cuotas de Conceptos Fijos Tipo 1 (Devengados o Deducciones Fijas), debe liquidar al generar vacaciones.
• Nro. Cuotas Tipo 3: sirve para indicarle al sistema cuántas cuotas de Conceptos Fijos Tipo 3 (Préstamos con y sin Intereses), debe liquidar al generar vacaciones.

Si es necesario exportar a Excel un rango de empleados con esta información, puedes utilizar el ícono  y al dar clic te mostrara la siguiente pantalla para seleccionar ese rango.

Importante: ten en cuenta que esta información no tiene el mismo formato que se utiliza para la importación de archivos maestros, en caso de necesitarla para hacer ese proceso, se recomienda seguirla haciendo por la opción de Otros – Intercambio de Datos, que, si permite filtrar campos, modificar el orden, etc. y el cual tiene el mismo formato para importar.