ILIMITADA

Exportar las cesantías al operador permite generar de manera automática los archivos técnicos requeridos por las entidades de recaudo (como SOI, ARUS o Aportes en Línea) para realizar el pago de esta prestación social. Esta funcionalidad sirve para transformar los cálculos previamente realizados en el sistema en formatos específicos de Excel o texto (.txt), asegurando que la información de cada empleado, incluyendo tipos de documento, salarios y códigos de fondos de cesantías, cumpla con la estructura exacta exigida por los operadores.

Es útil ya que al exportar estos datos en cada período, garantizas la exactitud en los aportes, facilitas el proceso de pago masivo y aseguras un cumplimiento normativo profesional y organizado ante las administradoras de fondos.

A continuación el paso a paso:

1. Dirígete al módulo Procesos – Prestaciones sociales – Informe de prestaciones – Exportar Cesantías operador.

2. Al ingresar puedes escoger la opción tipo SOI, ARUS o Aportes en línea.

La estructura que genera para cada uno de los archivos,  es el siguiente:

SOI

• Tipo registro: para cada uno de los empleados que van en la plantilla, este campo debe estar identificado con el número 2. Este dato es obligatorio.
• Consecutivo: corresponde al número de consecutivo para cada uno de los empleados que vaya a incluir en la plantilla. Este número inicia en 1 y se incrementa por cada empleado a ingresar. Este dato es obligatorio.
• Tipo de documento empleado: ingresas las dos (2) letras que corresponden al tipo de documento del empleado, de acuerdo al siguiente listado:

      CC: Cédula de Ciudadanía

      CE: Cédula de Extranjería

      RC: Registro Civil

      TI:  Tarjeta de Identidad

      PA: Pasaporte

      CD: Carné Diplomático

      PE: Permiso Especial de Permanencia

      PT: Permiso por Protección Temporal

      SC: Salvoconducto de permanencia

• Número documento empleado: ingresas el número de documento del empleado sin signos, puntos ni comas. Este dato es obligatorio.
• Primer apellido empleado: corresponde al primer apellido del empleado a ingresar. Este dato es obligatorio. 

Importante: la información de estos campos se validará contra la base de datos entregada por Asofondos.

• Segundo apellido empleado: hace referencia al segundo apellido del empleado. Este campo es opcional; si no cuentas con la información o no deseas reportarla, esta casilla puede dejarse vacía.
• Primer nombre empleado: corresponde al primer nombre del empleado. Este dato es obligatorio.
• Segundo nombre empleado: es el segundo nombre del empleado a ingresar. Este campo es opcional; si no cuentas con la información o no deseas reportarla, esta casilla puede dejarse vacía.
• Departamento: son los dos (2) dígitos del Código del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) donde está ubicado el empleado. Este campo es opcional; si no cuentas con la información o no deseas reportarla, esta casilla puede dejarse vacía.
• Municipio: ingresas los tres (3) dígitos del Código DANE del Municipio donde está ubicado el empleado. Este campo es opcional; si no cuentas con la información o no deseas reportarla, esta casilla puede dejarse vacía.
• Salario básico: digitas el valor del salario básico del empleado sin signos, puntos, comas ni decimales. Este dato es obligatorio.
• Fondo de cesantías: incluyes los dos (2) dígitos del Código de la administradora de cesantías a la cual desea realizar el aporte. Este dato es obligatorio.

Códigos administradoras de cesantías:

02 Protección

03 Porvenir

10 Colfondos

15 Fondo Nacional del Ahorro

• Valor de las cesantías: ingresas el valor del aporte correspondiente sin signos, puntos, comas ni decimales. Este dato es obligatorio.
• Correo electrónico: corresponde al correo electrónico del empleado. Máximo cincuenta caracteres. Este campo es opcional; si no cuentas con la información o no deseas reportarla, esta casilla puede dejarse vacía.
• Dirección: del empleado. Se permiten máximo cincuenta caracteres. Este campo es opcional; si no cuentas con la información o no deseas reportarla, esta casilla puede dejarse vacía.
• Teléfono: corresponde al número telefónico del empleado. Se permiten máximo siete números. Este campo es opcional; si no cuentas con la información o no deseas reportarla, esta casilla debe contener un cero (0).

Ejemplo:

ARUS 

Archivo de Excel

• Extensión: XLS.
• Es necesario guardarse como: Libro de Excel 97 – 2003.
• El formato de Excel no debe llevar: encabezados, datos del aportante, ni título de cada columna, los datos de los cotizantes deben registrarse desde la primera fila.
• El archivo no debe tener títulos.
• Es obligatorio llenar todos los campos.

 Ejemplo:

Archivo de texto

• Extensión: txt

La siguiente es la estructura para generar el archivo en formato texto:

Aportes en línea

Archivo de Excel

En un nuevo libro de Excel ingrese los datos de los empleados para los cuales se va a realizar la liquidación de cesantías. La información debe ser diligenciada en el archivo de acuerdo con la siguiente estructura. Tenga en cuenta que el archivo no debe llevar encabezados.

Archivo Texto

Desde Excel generas el archivo texto seleccionando, Archivo / guardar como. Diligencias el campo nombre de archivo y en tipo, y en despliegue de la lista, escoges la opción CSV (delimitado por comas) y das clic en el botón Guardar y el archivo se verá de la siguiente manera.

Ejemplo:

Importante: ten en cuenta que el archivo no debe llevar encabezados y que los datos de los empleados se deben separar por comas (,).