El proceso de factor de conversión te permite tener un control eficiente del inventario utilizando una sola unidad de medida, pero con la capacidad de realizar movimientos en diferentes unidades. Lo primero que vas a hacer es ingresar por la ruta: Soporte – Instalación – Parámetros.
Allí configuras dos parámetros. El primero es el número 1156, que habilita el manejo del factor de conversión.
En el campo de estado, selecciona “S” para activarlo y en la zona, marca “ZZ” en mayúsculas. Luego, haz clic en el botón de aceptar (F10).
Continuas con el parámetro número 1157, que te permite establecer la cantidad de decimales que deseas utilizar para el factor de conversión. Puedes elegir entre tres o cuatro decimales, dependiendo de tus necesidades y las unidades de medida que planeas utilizar.
Importante: si manejas el módulo POS en la transacción 31, también debes activar el parámetro 1158 para habilitar la facturación de conversión en esa transacción. Esto aplica solo si utilizas POS.
Una vez que hayas configurado estos parámetros, procedes a ingresar a la sección de unidades de empaque en el archivo de referencias, por la ruta: Archivos – Kardex – Unidad de empaque.
En unidades de empaque, defines las diferentes medidas que utilizarás en el factor de conversión. Esto incluye unidades como gramos, kilos, libras, bolsas o cajas, y cada medida se representa con tres caracteres.
Por ejemplo, puedes ingresar la unidad “gramos” junto con su código y nombre, y luego presionar F10 para guardar. Repite este proceso para otras unidades como “kilos” o “libras”, según tus necesidades de conversión. Primero, configura los parámetros y luego ingresa las unidades de empaque para la conversión.
En la creación desde la Ruta: Archivos – Kárdex – Componentes y Factor de Conversión, al digitar datos en el encabezado y no asignar los detalles, el campo bodega se coloca en rojo, y no te permite grabar, mostrará mensaje de error.
El siguiente paso es acceder al archivo de referencias a través de Archivos – Kardex – Referencia, para seleccionar la que deseas trabajar con el factor de conversión.
En este caso ejemplo, tomas la referencia “azúcar”. Para habilitar el factor de conversión, seleccionas la pestaña “Identificadores” y marcas la casilla “Factor de Conversión”. Esto te permitirá llenar la pestaña de factor de conversión en la parte superior.
En esta pestaña, ingresas las unidades de conversión que deseas aplicar y determinar cuál es la unidad mínima con la que trabajarás. Por ejemplo, para la referencia “azúcar”, la unidad mínima podría ser “Kilos”.
El nombre se autocompletará e indicas el factor de conversión correspondiente. Si esta es tu unidad mínima, cada Kilo se considerará como una unidad y puedes marcarlo como la unidad sugerida. Continúas con Enter y repites este proceso para otras unidades, como “bultos”, “cajas” con el factor correspondiente por el cual multiplicará.
Importante: recuerda que el sistema multiplicará la cantidad ingresada por el factor de conversión correspondiente. Esta funcionalidad te permite llevar un control preciso de tus inventarios en diferentes unidades de medida.
Una vez que hayas ingresado los factores de conversión, guardas los cambios. La idea detrás de esto es permitirte realizar movimientos en diferentes unidades de medida para un mismo producto. Si realizas una compra o venta, el sistema automáticamente realizará las conversiones necesarias. Por ejemplo, al registrar una compra, podrás especificar la unidad en la que estás comprando, la cantidad y el precio. El sistema calculará automáticamente el total. Lo mismo aplica para las ventas. Puedes elegir la unidad de venta, la cantidad y el precio por unidad, y el sistema realizará las conversiones por ti.
Importante: al momento de realizar una captura, si la referencia padre asociada a Componente y / o Factor de Conversión usada se encuentra incompleta, es decir, no tiene referencias hijas, se detiene la captura y te genera mensaje indicando el error, pero también te muestra la solución.
Si deseas verificar los movimientos creados, realiza el proceso de actualización de movimiento y por medio de reportes como el del libro auxiliar de inventarios puedes obtener informes detallados de tus inventarios. La idea final del proceso de factor de conversión es tener una referencia única y configurar las unidades de medida necesarias para que el sistema permita capturar movimientos en diferentes unidades y consolidarlos en un solo producto de inventario.
