Liquidar el período de nómina permite calcular de manera exacta los pagos y deducciones de tus empleados en un tiempo determinado, ya sea quincenal o mensual. Esta funcionalidad sirve para procesar automáticamente el salario básico, auxilio de transporte, salud, pensión y retenciones, asegurando que cada trabajador reciba lo que le corresponde según su contrato y las novedades del mes (como incapacidades o licencias). Es fundamental para la gestión financiera de tu empresa, ya que al verificar previamente datos como el salario mínimo y la Unidad de Valor Tributario (UVT) en el mantenimiento de compañía, garantizas que los pagos cumplan con la ley y que la información esté lista para ser contabilizada y pagada sin errores.
Para realizar el proceso de liquidación del período de NóminaI sigue estos pasos:
1. Dirígete al módulo Soportes – Instalación – Mantenimiento de compañía.
Allí vas a revisar los datos generales, por ejemplo el monto de auxilio de transporte, cuál es el salario mínimo legal vigente, cuál es el valor de la UVT, o el tope de salarios para auxilio de transporte, entre otros. Verificas que todos estos datos correspondan al año en el que se va a realizar la liquidación de la nómina.
2. Después, por ser el primer período, te permite pasar a otra pestaña de conceptos, para confirmar los que van a quedar asignados para los procesos necesarios. Cuando la empresa es nueva, esta ventana no trae información y se debe registrar.
Importante: recuerda que la revisión del mantenimiento de compañía no se realiza en cada período, es obligatorio solo si es la primera nómina que se va a liquidar, de ahí en adelante puedes revisarlo solo cuando se considere necesario realizar algún cambio.
3. Para liquidar el período de nómina, tienes dos opciones:
– Liquidación automática general
Se liquidan todos los empleados activos en el período de acuerdo con los diferentes identificadores que se marquen, ingresas por la ruta: Liquidación – Liquidación del período – Liquidar período de nómina.
O puedes ir por el menú principal que se encuentra en la parte superior y dar clic en el ícono del Signo pesos 
.
Cuando ingresas por cualquiera de las rutas, te presenta la siguiente pantalla:
Cuando es la primera vez que haces liquidación, aparece la pantalla con los campos en blanco, los cuales contienen:
- Tipo de nómina: seleccionas del listado la que corresponda:
- Período: informativo de acuerdo al tipo de nómina seleccionado. Puede permanecer en cero.
- Periodicidad: este campo es para el tema de conceptos, por aquellos marcados para liquidar todos los períodos o algunos son para realizar en el primer período o en el último.
- Fecha de liquidación: utilizas el formato mes – día – año y colocas el rango de fecha a liquidar.
Importante: el sistema toma las nóminas quincenales y las mensuales con meses de 30 días.
- Ciudad: cuando se necesita liquidar los empleados de una ciudad específica, de lo contrario se deja en blanco.
A partir de la primera liquidación, en las próximas el sistema te va a generar un mensaje informativo recordándote que previamente es necesario haber acumulado el período anterior, pues este proceso borra la liquidación anterior.
- Centro de costos: puedes liquidar la nómina de un solo centro de costos, o la dejas en blanco para todos.
- Incluir solo empleados en prestaciones sociales: lo utilizas cuando quieres liquidar solo algunos empleados que están marcados con vacaciones, prima o cesantías.
- Procesos a liquidar: cada proceso se encarga de terminar un ítem a liquidar.
- Automático: si marcas esta opción, el sistema toma las 120 horas para salario básico en el caso de nómina quincenal. O sea, que liquida el salario básico de todos los empleados.
- Novedades: seleccionas si tienes novedades en el período.
- Dominical y festivos: aplica para las empresas que de los días de salario pagados separan los días festivos o dominicales de los laborables.
- Incapacidades: en el caso de que existan
- Licencia remunerada: que traiga las registradas.
- Conceptos fijos: que los tenga en cuenta al liquidar.
- Auxilio de transporte, salud y pensiones, solidaridad pensional, retención en la fuente: en estas opciones se te habilita un campo para seleccionar si se tiene en cuenta en el período o el mes. En el caso de las nóminas quincenales, semanales o decadales se ingresaría por período.
La marcación de mes completo se utiliza cuando la liquidación no es del período mensual, y el sistema recalcula en el último período del mes los valores seleccionados. Cuando lo marcas el sistema te pregunta si estás seguro:
Importante: recuerda que no hay una forma única de diligenciar la ventana de liquidación, siempre se deben validar y marcar los procesos a liquidar según lo que necesites para el pago que estás realizando.
- Conceptos base: aplica si manejo conceptos fijos con cálculos especiales. Un concepto con base en otro.
- Artículo 30 Ley 1393: solo se marca cuando es el último período del mes. El sistema valida los ingresos totales de los empleados en el mes, para confirmar que sus pagos no salariales no excedan el 40% de los ingresos. En el caso que excedan el sistema descuenta salud y pensión por ese valor.
- Liquidar solamente empleados con novedades: este campo solo se habilita si no se tiene marcada la opción de automático.
En la parte inferior encuentras la fecha inicial para los procesos con método mes, si marcas mes completo en las casillas de auxilio de transporte, solidaridad pensional y retención en la fuente, se ingresa la fecha de inicio del mes.
4. Para guardar la información, das clic en el botón Aceptar 
Importante: recuerda que puedes marcar o desmarcar las casillas de acuerdo a la nómina que estés liquidando. Ejemplo, si vas a pagar la nómina de prima solo marcas la opción de novedades.
Al aceptar, por ser la primera vez que se realiza la liquidación, muestra una ventana indicando que no existen acumulados y si no tienes alguna novedad.
Confirmas que deseas continuar para que el sistema cree los archivos necesarios y el sistema genera la liquidación.
– Liquidar nómina de uno o varios empleados
Para realizar esto, antes es necesario realizar el proceso de “Marcar empleados” para que puedas seleccionar que empleados deseas liquidar en el período. Esto lo realizas por la ruta: Liquidación – Liquidación del período Marcar empleados.
Adicional, al finalizar el proceso de marcación, se activa una ventana con diferentes botones para que decidas según tu necesidad específica:
- Liquidar todos los empleados
- Inicializar todos y liquidar marcados
- Liquidar solo empleados marcados
- Cancelar
Al ingresar te muestra las opciones y seleccionas el proceso de marcación:
Allí muestra la lista de los empleados, donde vas a poder seleccionar los que se van a liquidar:
De acuerdo con la opción seleccionada por el usuario, se ejecuta el proceso.
¡Esperamos que esta información haya sido de utilidad!
