ILIMITADA

Los medios magnéticos permiten que tu empresa presente de forma clara y organizada el resumen de todas sus operaciones ante las autoridades fiscales. Esta funcionalidad sirve para que el sistema recoja automáticamente los movimientos de tus cuentas, identifique a las personas o empresas con las que hiciste negocios y genere los archivos técnicos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) solicita cada año. Es una herramienta para el cierre de tu ciclo contable, ya que te ayuda a verificar que la información de tus registros sea correcta, evitando errores manuales y asegurando que cumplas con los plazos legales de reporte.

En esta guía conocerás cómo preparar, revisar, corregir y exportar la información exógena del Año Gravable (AG) 2025, que se presenta en el año 2026, utilizando el sistema Contai, conforme a la normatividad vigente establecida por la DIAN.

Para realizar este proceso, sigue estos pasos:

1. Las resoluciones que regulan la presentación de la información exógena del año gravable 2025 (a presentar en 2026) son las siguientes:

• Resolución DIAN 000162 de 2023.
• Resolución DIAN 000188 de 2024.
• Resolución DIAN 000227 de 2025.
• Resolución DIAN 000233 de 2025.

Aspectos generales a tener en cuenta:

• Se siguen manejando los archivos en formato Extensible Markup Language (XML).
• No se agregaron nuevos formatos que puedan ser generados desde Contai.
• Los siguientes formatos cambiaron de versión: 1005: Versión 9.
• No se eliminaron conceptos de los formatos.
• Nuevos conceptos en los formatos:
  • 1001: 5101, 5102.
  • 1004: 8339, 8340.
  • 1007: 4020, 4021.
  • 1011: 1527,1528, 8426,8427, 8428, 8429, 8430, 9073, 9074, 9075
  • 5247: 5101, 5102.

• Las personas naturales que durante el año gravable 2024 o 2025, hayan obtenido ingresos brutos superiores a 11.800 Unidades de valor Tributario (UVT) y la suma de los ingresos brutos obtenidos por rentas de capital y/o rentas no laborales durante el año gravable 2025 superen las 2.400 UVT.

• Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas que en el año gravable 2023 o en el año gravable 2025 hayan obtenido ingresos brutos superiores a 2.400 UVT.

• Régimen simple de tributación que durante el año gravable 2024 o en el año gravable 2025, hayan obtenido ingresos brutos superiores a 11.800 UVT.

Topes en los formatos:

• 1001 y 5247 Pagos y abonos 3 UVT ($ 149.000).
• 1008 y 1009 Deudores y pasivos 12 UVT ($ 598.000).
• 1647 Ingresos recibidos para terceros 24 UVT ($1.195.000).

Importante: valores calculados con base en el valor UVT del año 2025.

Fecha inicio entrega:

• Grandes contribuyentes: 27 de abril hasta 7 de mayo de 2026.
• Jurídicas y naturales: 14 de mayo hasta 12 de junio de 2026.

Formatos, versiones y nombre:

• 1001 Versión 10. Pagos y abonos en cuenta y retenciones practicadas.
• 1003 Versión 7. Retenciones en la fuente que te practicaron.
• 1004 Versión 8. Descuentos tributarios solicitados.
• 1005 Versión 9. Impuesto a las ventas por pagar (descontable).
• 1006 Versión 8. Impuesto a las ventas por pagar (generado) e impuesto al consumo.
• 1007 Versión 9. Ingresos recibidos.
• 1008 Versión 7. Saldo de cuentas por cobrar al 31 de diciembre.
• 1009 Versión 7. Saldo de cuentas por pagar al 31 de diciembre.
• 1010 Versión 9. Información de socios, accionistas, comuneros o cooperados.
• 1011 Versión 6. Información de las declaraciones tributarias.
• 1012 Versión 7. Información de las declaraciones tributarias, acciones, y aportes e inversiones en bonos, certificados, títulos y demás inversiones tributarias.
• 1647 Versión 2. Ingresos recibidos para terceros.
• 2275 Versión 2. Ingresos no Constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
• 2276 Versión 4. Información de rentas de trabajo y pensiones.
• 5247 Versión 1. Pagos y abonos en cuenta y retenciones practicadas en contratos de colaboración empresarial.
• 5248 Versión 1. Ingresos recibidos en contratos de colaboración empresarial.
• 5249 Versión 1. IVA descontable en contratos de colaboración empresarial
• 5250 Versión 1. IVA generado en contratos de colaboración empresarial.
• 5251 Versión 1. Saldos cuentas por cobrar a 31 de diciembre en contratos de colaboración empresarial.
• 5252 Versión 1. Saldos cuentas por cobrar a 31 de diciembre en contratos de colaboración empresarial.

Columnas de los formatos 1001

• Pagos y abonos en Cuenta y Retenciones Practicadas.
• Pago o abono en cuenta deducible.
• Pago o abono en cuenta no deducible.
• IVA mayor valor del costo o gasto deducible.
• IVA mayor valor del costo o gasto no deducible.
• Retención fuente practicada (Renta).
• Retención fuente asumida (Renta).
• Retención fuente practicada IVA Régimen común
• Retención en la fuente practicada IVA no domiciliados.

Columnas del formato 1006.

Impuesto a las ventas por pagar (generado) e impuesto al consumo:

• Impuesto generado.
• IVA recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas.
• Impuesto al consumo.

Columnas del formato 1007

Ingresos recibidos:

• Ingresos brutos recibidos.
• Devoluciones, rebajas y descuentos.

2. Dirígete a la opción Otros, luego seleccionas Medios Magnéticos – Año 2011 hasta 2025 – Mantenimientos – Codificación de formatos.

• Revisión: archivo de Número de Identificación Tributaria (NIT) puede ser también después de la generación.
• Codificación de formatos solo los que tiene que informar.
• Codificación centro de costos para los formatos: 5247, 5248, 5249, 5250, 5251, 5252,1647, en el caso que por cada identificación del participante (NIT del mandante) tenga un rango de centro de costo.
• Generación: todos o por rango de formatos.
• Informes: revisarlos todos.
• Corrección: permite adicionar, corregir registros (Los que no quiera que aparezcan, no los borre, déjelos con valor cero).
• Exportación formatos: los definitivos en XML, los de Excel, solo para revisar.
• Generación formato 2276 rentas de trabajo y pensiones.
• Prevalidador DIAN paso importante y obligatorio.
• Otros cubos e importación codificación centro de costos.
• Impresión de certificados desde la información de medios magnéticos.

3. Revisión archivo de NIT.

Importante: sólo la información que se encuentra marcada con las flechas se exporta en la Información Exógena, según los campos solicitados por la DIAN.

4. Ficha técnica de NIT.

• Dirígete a Opción, luego Archivos – Ficha Técnica de NIT.

En el caso de manejar un documento de identidad de más de 11 dígitos, se puede utilizar el campo NIT largo de la Ficha Técnica de NIT para informar con ese los medios magnéticos. Ejemplo: el Permiso Especial de Permanencia (PEP) NIT largo.

5. Codificación de formatos.

Si ya se tiene codificación del año pasado, el programa la copiará y sobre esa codificación se podrán hacer las modificaciones necesarias.

• Eliminar o adicionar formatos y rangos de cuentas.
• Recuerda revisar las cuentas creadas en el año, para que, de ser necesario, sean adicionadas en un Formato – Concepto – Rango de cuentas.

Importante: codifique solo lo que tiene que reportar.

• 1001: pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas.
• 1003: retenciones en la fuente que te practicaron.
• 1004: descuentos tributarios solicitados.
• 1005: impuesto a las ventas por pagar (descontable).
• 1006: IVA por pagar (generado) e impuesto al consumo.
• 1007: ingresos recibidos.
• 1008: saldo de cuentas por cobrar al 31 de diciembre.
• 1009: saldo de cuentas por pagar al 31 de diciembre.
• 1010: información de socios, accionistas y/o cooperados.
• 1011: información de las declaraciones tributarias.
• 1012: declaraciones tributarias, acciones , aportes.
• 1647: ingresos recibidos para terceros.
• 2275: ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.

Tope – Encabezado:

• Para incluir todos los valores, se deja en cero (0.00)
• Para filtrar los valores mayores iguales al tope definido, ejemplo:
• Para el 1001 y el 5247 es de 100.000
• Para los formatos 1008, 1009, 5251 y 5252 es de 500.000
• Para el formato 1010 es de 3.000.000
• Para el formato 1647 es de 1.000.000
• Los valores que no cumplan con el tope, el programa los genera con el “NIT” 222.222.222 tipo 43, dado por la DIAN, (ya se encuentra creado).

Concepto – Tipo de operación:

• Son las divisiones de cada uno de los formatos, se encuentran definidos en la resolución, el programa dependiendo del formato colocado, despliega una lista para seleccionarlo.
• Algunos formatos no tienen conceptos, se debe seleccionar el Concepto “0000 No Aplica”, ejemplo: 1005, 1006, 1010.
• Otros, manejan un solo concepto, ejemplo: 1647.

Rango de cuentas:

• Rango de cuentas de donde se obtendrán los valores a informar.
• Se recomienda que manejen NIT (cuentas tipo S, C o B).
• Si se coloca una cuenta que no maneja NIT y el formato requiere NIT, el programa lo llevará con el NIT de la instalación de la empresa.
• Se deben definir cada uno de los rangos que se necesiten para el mismo Formato – Concepto.
• Si el concepto maneja varios valores o columnas se deben agregar los rangos correspondientes por cada columna.
• El programa te ayudará a controlar las cuentas contables repetidas a través de mensajes en la codificación del formato.

Importante: el programa te ayudará a controlar las cuentas contables repetidas a través de mensajes en la codificación del formato.

Tipo valor: se debe identificar por cada rango de cuentas colocado a cual de las columnas o valores se van a informar, estas son las columnas del formato 1001.

• Para los formatos que sólo manejan una o dos columnas de Valor, se define:
  • P: primer valor.
  • S: segundo valor.

• Para el formato 1003, se recomienda usar B: Base en el Primer Valor. El programa colocará en el primer valor la base digitada en las cuentas tipo “B” y cómo segundo valor la retención en la fuente.

Menores cuantías: solo se les debe colocar a los formatos que manejen tope y la norma explícitamente diga que se puede llevar los valores menores al tope al código 222.222.222 de Cuantías Menores. Ejemplo: 1001, 1006, 1008, 1009, 5247, 5248, 5250, 5251, 5252.

Origen valor: por defecto el programa selecciona “Saldo Final” a diciembre 31 o el período que se seleccione, es decir el saldo final del NIT encontrado por el programa para cada Formato – Concepto – Rango de cuentas – NIT.

• Al seleccionar las otras tres opciones, el programa buscará los valores, desde enero hasta diciembre (o el rango de periodos colocados al generar).

Tipo de contrato: es utilizado para definir el tipo de contrato de colaboración empresarial en los formatos:

• 5247: pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas
• 5248: ingresos recibidos contratos colaboración empresas
• 5249: IVA descontable en contratos de colaboración empresarial
• 5250: IVA generado e impuesto al consumo, colaboración.
• 5251: saldos cuentas por cobrar a 31 de diciembre , colaboración.
• 5252: saldos cuentas por pagar a 31 de diciembre, colaboración.

Ejemplo de una codificación de formatos:

6. Codificación centro de costo.

Se usa en los formatos que deben informar el participante en contrato de colaboración empresarial (antes NIT mandante) y que contablemente se tiene un Centro de costos o un rango de centro de cotos, por cada uno de estos NIT, el programa llenará el campo con el NIT colocado en esta codificación, en los formatos: 5247, 5248, 5249, 5250, 5251, 5252 y 1647.

7. La generación se encarga de filtrar la información según las codificaciones y llenar el archivo de corrección para las correspondientes revisiones y modificaciones.

• Si: borra toda la información previamente generada del rango de formatos seleccionado y la genera nuevamente.
• No: respeta en los formatos seleccionados las modificaciones y los registros manuales que se han digitado en la corrección y genera de nuevo los otros registros.

Generación

Incluir centro de costos no codificados en formatos que manejen NIT del mandante, consorcio o unión temporal:

Calcular porcentaje en Formato 1010 automático: solo si todos los socios están identificados por NIT y el 100% de los valores saldrán de Contai.

Periodo inicial y final: primer y último mes del año o del rango de periodos a informar.

Formato inicial y final:

• En blanco: todos los formatos codificados al llenarlo, sólo genera el rango colocado

8. Informes.

• Luego de generar se debe revisar y de ser necesario corregir, para ello el programa cuenta con diferentes informes para hacer la correspondiente revisión de la información que se va a enviar.
• Conózcalos, úselos, compárelos y sólo cuando esté seguro de la información haga el proceso de generar los XML.
• Solo los informes en impresión horizontal incluyen todas las columnas con valores, los de impresión vertical incluyen solo las dos primeras columnas de valor.
• Si la impresora es de matriz de punto, no se recomienda hacer impresión Horizontal.

A continuación, detallamos los informes disponibles:

• General
• Menores cuantías
• Revisión de cuentas
• Revisión campos NIT
• Detallado por NIT
• Codificación de formatos
• Revisión valores x Cuenta-NIT

General – Horizontal todas las columnas.

Permite sacar el reporte completo de la información generada

• Resumido: resumido por cada uno de los formatos y conceptos sin identificar NIT.
• Mostrar NIT del mandante: al seleccionar muestra el NIT del mandante – Tercero, consorcio o unión temporal para los formatos que lo manejen.
• Impresión horizontal: permite hacer la impresión del informe en papel tamaño carta, de forma horizontal, mostrando todas las columnas de valores, recomendado.
• Formato: si se deja en blanco incluye todos los formatos o se puede seleccionar el rango de formatos a imprimir.
• NIT: permite seleccionar el rango de NIT a imprimir, si se deja en blanco, incluirá todos los NIT.
• Concepto: permite filtrar el rango de conceptos de los formatos seleccionados.

Ejemplo

Ejemplo 2 con tipo de contrato

Menores Cuantías

Permite sacar el reporte con los valores de menores cuantías por cada uno de los formatos con los correspondientes conceptos:

• Mostrar NIT origen: te muestra para cada concepto los NIT que, por no cumplir con los respectivos topes, se informarán como menores cuantías.
• Impresión Horizontal: te permite hacer la impresión en papel tamaño carta, de forma horizontal.
• Formato: si se deja en blanco incluye todos los formatos o puedes seleccionar el rango de formatos a imprimir.

Ejemplo sin el NIT de origen:

Ejemplo con el NIT de origen:

Revisión cuentas

Permite revisar las cuentas relacionadas en los rangos de la codificación de los Formatos.

Presenta dos opciones:

• Listar las cuentas que no están incluidas.
• Listar las cuentas que se encuentran repetidas.

Se muestra el formato, conceptos y cuenta.

Ejemplo:

Revisión campos NIT

Permite revisar los NIT que tengan campos vacíos.

• Resumido por NIT: te muestra los NIT y marca con una X los campos que hace falta llenar. Recomendado.
• Detallado por Formato: para cada NIT te muestra los formatos y conceptos a los cuales está asociado el NIT y los campos que hace falta llenar.

Importante: si deseas actualizar solo los NIT que tuvieron movimiento para Medios Magnéticos 2025, puedes ingresar por la ruta Procesos – Intercambio de Datos – Exportar NIT y activar el identificador: “Exportar solo NIT incluidos en Medios Magnéticos año”.

Ejemplo:

Detallado por NIT Horizontal – todas las columnas

Permite generar el reporte organizado por NIT, detallando cada uno de los formatos, conceptos y valores donde se encuentra informado, colocando también el total de cada uno:

Ejemplo:

Codificación de formatos

Permite sacar el reporte de la codificación de los formatos mostrando la cuenta inicial, cuenta final y los conceptos asociados.

Generar informe detallado: al seleccionar esta opción te muestra para cada formato las respectivas cuentas con su nombre.

Ejemplo:

Revisión valores por Cuenta – NIT

Por medio de este reporte se puede revisar organizado por NIT – Formato – Concepto – Cuenta o por Formato – Concepto – Cuenta – NIT, el origen contable de los valores calculados por el programa:

Detallar menores cuantías: te muestra los NIT que, por no cumplir el tope de cada formato, se llevaron como menores cuantías.

Importante: los valores se presentan con el correspondiente identificador contable, así: los valores débitos como un valor positivo y los valores créditos como valores negativos, lo cual te permite revisar fácilmente si algún valor se encuentra de naturaleza contraria a la cuenta contable.

Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

Reportes / Maestros

• NIT
• Nombres completos
• Otros / Formatos Medios Magnéticos

NIT incluidos en Medios Magnéticos

Columna vigente Si / No

6. Corrección

• Permite corregir la información generada automáticamente.
• Borrar registros, no se recomienda, se recomienda dejarlos en cero.
• Digitar todos los registros que no están contablemente.
• En el caso de volver a generar, y seleccionar inicializar = No, los registros digitados manualmente o corregidos no se borrarán.
• Dependiendo del formato, se habilitarán los campos a corregir.

Importante: los datos de los NIT se corrigen en Archivos – NIT o por Archivos – Ficha técnica de NIT, por eso están protegidos.

Corrección 1:

Corrección 2:

• Uso del campo Porcentaje, solo se activa en los registros del Formato 1010 socios, accionistas, comuneros y/o cooperados.
• Aunque la resolución menciona que es necesario que los decimales no tengan separadores, por facilidad para los clientes, el campo permite el punto como separador decimal y los valores los exportará sin el punto y además se contarán las posiciones decimales al generar el archivo en formato XML o a Excel.

9. Exportación

Importante: este módulo es una herramienta que te facilita la extracción y preparación de los medios magnéticos para la DIAN. La veracidad de los datos obtenidos y enviados a la DIAN dependen de los registros contables realizados y de los criterios de selección del usuario. Nuestro único propósito es facilitarte el proceso.

Este proceso te permite generar uno, todos o un rango de los archivos en formato XML para ser importados en el prevalidador de la DIAN o a un archivo de Excel para su revisión.

• Inserción: significa que por primera vez enviarás ese formato.
• Reemplazo: cuando envías una corrección que reemplace un formato ya enviado a la DIAN.
• Año de Envío: el año en que se está enviando la información, no el año contable que se está informando, para el ejemplo: 2025.
• Número de envío: consecutivo de envío por año.
• Fecha de envío: la fecha calendario en que se realiza el envío del archivo.
• Formato: el rango de formatos que exportará; lo normal es dejarlo en blanco para que los exporte todos, o puedes seleccionar el formato que se necesita exportar.
• Fecha: rango de fecha inicial y final a la cual pertenecen los datos generados.
• Directorio destino: ruta donde se llevarán los archivos en formato XML, no necesitas colocar nombre de los archivos.

Nombre de los XML

Archivo XML

Pasar al prevalidador de la DIAN, es más corto desde un archivo XML y es mucho más largo desde un archivo de Excel.

Excel

Contai genera una hoja de Excel por cada uno de los formatos exportados:

En Excel te sugerimos solo revisarlo, y aunque también puedes pasarlo al prevalidador de la DIAN, recuerda que este proceso puede tener demoras dependiendo de la capacidad de tu equipo y del volumen de tu información.

Importante: los cambios que se realicen en el Excel no se reflejarán en el programa.

10. Generación Formato 2276 – Certificado Ingresos y Retenciones

• Pensando en las empresas que ya tienen definidos los grupos y rangos de cuentas de los certificados de ingresos y retenciones que se obtienen por la opción de Reportes – Tributarios – Certificado de Ingresos y Retenciones – Informe, se adecuó para que con solo seleccionar la opción “Generar formato 2276 Información Exógena” el programa lleve a la corrección de los medios magnéticos, los empleados con sus correspondientes valores.
• Es decir: no hay que parametrizar en codificación de formatos, el formato 2276.

Ruta: Reportes – Tributarios – Certificados – Ingresos y Retenciones – Año 2017-2025 – Informe.

Una vez realices la generación del formato 2276 desde los certificados, es necesario repetir con dicha información los pasos:

• Informes: revisarlos todos.
• Corrección: los que no quieras que aparezcan, no los borres, déjalos con valor cero.

• Exportación Formatos: los definitivos en XML, los de Excel solo para revisar.

En el caso de no tener parametrizados los certificados, realiza lo siguiente:

• Crea los grupos por: Archivos – Rangos de cuentas – Grupos.

Un grupo por cada rango de cuentas que necesite informar en el formato 2276 y marcando que son grupos para Certificado de Ingresos y Retenciones.

• Crea los rangos por: Archivos – Rangos de cuentas – Rangos, ejemplo:

Adicionas todos los rangos de cuentas posibles y defines muy bien el Origen Valor: saldo final, débitos, créditos, movimiento (Db – Cr).

• Realiza el mantenimiento de los certificados por la ruta: Reportes – Tributarios – Certificados – Ingresos y Retenciones – Año 2017-2025 – Mantenimiento, ejemplo:

Solo se necesitan colocar los grupos a informar.

11. Validación

En el momento de hacer este documento, la DIAN no ha sacado el prevalidador para la información exógena del año 2025, se realiza la explicación con el prevalidador anterior.

Uno de los pasos más importantes es hacer el proceso de diligenciar la información Exógena en el prevalidador de la DIAN:

El prevalidador tiene una opción para importar el XML, generado por Contai.

Pasos:

• Ingresa al prevalidador DIAN.
• Seleccionas el Formato a Diligenciar, (No Validar).
• Cargas el XML generado por ilimitada.
• Generas XML (Ver inconsistencias).

Importante: te recomendamos no enviar ningún archivo XML a la DIAN, sin haberlo pasado por el Prevalidador.

12. Otros.

Cubos – Cubo de Medios Magnéticos

• Preparar datos.
• Analizar información.

Procesos – Intercambio datos

• Importar codificación centro de costos.
• Exportar codificación centro de costos.

Cubos

En la parte superior encuentras todas las variables para hacer el respectivo análisis o revisión:

Exportación e Importación Codificación de Centro de Costos

13. Impresión Certificados.

Por medio de esta opción puedes hacer la impresión de los certificados de ingresos y retenciones tomando los datos desde la corrección de los medios magnéticos, lo cual es útil cuando se hacen correcciones al formato 2276 y se quieren tomar esos nuevos valores y no los generados por el programa.

Ruta: Otros – Medios Magnéticos – Año 2011 hasta 2025 – Impresión Certificados.

Puedes definir los campos de:

• Año: indicas aquí el año desde el cual se va a generar el certificado.
• Identificación: confirmas si el documento de quien expide el certificado es un NIT o una cédula.
• Nombre del pagador: el nombre de la persona que firmará el certificado.
• Cédula / NIT pagador: escribes la cédula o NIT de la persona que firmará el certificado.
• Lugar retención: código del municipio y nombre del lugar.
• Agencias, sucursales y Filiales: número de agencias (no es obligatorio para año 2025).
• Valores aproximados al múltiplo de mil más cercano: Si / No.
• NIT: seleccionas el documento o rango de documentos para los cuales deseas los certificados.

¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo manejar Medios Magnéticos en Contai.