A través del software comercial se asientan y se imprimen los diferentes documentos como la factura de venta, los recibos de caja, órdenes de pago, dependiendo los módulos que tengas. Si es necesario modificar alguno de los formatos para la impresión, de acuerdo a las necesidades de la empresa, podría identificar el cambio que quiere realizarse, como agregar imagen o logo, modificar dirección o razón social, o se desea agregar un campo nuevo adicional a los que ya se tienen.
1. Después de identificados los cambios que deseas realizar, se recomienda, primero, hacer una copia de datos. Esta copia incluye todos los datos registrados hasta el momento, con los formatos que se tienen creados.
2. Lo siguiente es definir el formato a modificar, por: Archivos – Contables – Tabla de codificación.
Dependiendo de la transacción que esté utilizando, por ejemplo una 30 que son ventas, vas a la pestaña general y verificas el tipo de formato y el número de formato que tiene.
3. Con esta información, vas por la ruta: Soportes – Utilidades – generador de formatos – Gráfico – Modificar.
Importante: recuerda realizar la copia de datos desde el programa a través de la ruta: Procesos – Meses en disco – Copia de datos, antes de modificar cualquier formato, con el fin de tener un punto de retorno en los formatos, en el caso que se necesite restablecerlos.
Al ingresar despliegas en la casilla de tipo de formato todos los existentes y seleccionas el que se va a modificar, en la parte inferior te muestra los que ya existen para ese tipo y escoges el que estaba asociado en la tabla de codificación.
Das doble clic sobre el nombre del formato y te abre el generador de formatos gráficos.
En este generador, ten en cuenta:
- Está compuesto por tres bandas o partes principales, la primera el parte superior del documento, al ubicarte encima de ella te muestra los recuadros, es el encabezado de la factura. Los datos básicos de la empresa. La segunda parte es la banda de detalle, normalmente tiene como tamaño un solo renglón y en esta se configuran los ítems que se imprimen en la factura, como referencia, descripción. La tercera banda es la del pie de página, la que se encuentra en la parte inferior, que al seleccionarla te muestra los valores totales, los mensajes y las observaciones que tenga el documento.
- En la parte izquierda están las opciones para manejar el generador de formatos:
Dentro de estas está la de agregar una nueva etiqueta, que te permite agregar un texto fijo que se desee agregar en cualquiera de las opciones. Para utilizarla la seleccionas y vas al campo donde quieres agregarla, al soltar te aparece un cuadro donde ingresas la información o dato que va en la etiqueta. También puedes agregar un campo memo, donde se podría ingresar más información.
Para añadir una imagen, como el logotipo de la empresa, das clic en el ícono imagen 
y llevas donde va a quedar esa imagen y te abre una ventana donde puedes buscar la imagen a ingresar. Cuando vas a la carpeta, los formatos para esa imagen que muestra por defecto son: BMP, WMF, EMF, JCO, pero sí colocas en ese campo *.* te deja ver todos los formatos de imagen que tengas. Después de seleccionada, puedes marcar los campos que muestra como ajustar imagen.
También puedes agregar figuras, seleccionando figuras
y llevando al lugar donde la necesitas, puedes escoger el tipo de figura y configurar como la deseas.
Puedes agregar un campo de fecha, como la hora y fecha de impresión; también puedes agregar campos de datos que se puede hacer desde el ícono o por la opción, ver campos de datos y te los muestra al lado derecho de la pantalla, los campos del encabezado, del detalle y los que sean de la transacción a la que pertenezca el documento.
Y el ícono para campos de expresión
, es para agregar aquellos que son calculados, como una suma, te muestra la ventana para poder realizar el cálculo entre los diferentes campos, sobre los datos que tenga.
Si es un campo que deseas modificar, te ubicas encima y das doble clic y te abre las propiedades y allí cambias la información que necesitas, esto incluye cambiar además de la información, el tipo de letra, si con negrilla o todos los datos que tienes en un editor de texto.
- Al lado derecho puedes ver los campos del programa, y solo trae los que corresponden al formato seleccionado, es decir, si seleccionaste un formato de transacción 30 – factura de venta, no va a traerte información de los campos de una causación.
Puedes ir guardando los cambios con el ícono y ver por la vista preliminar. Cuando ya está listo, grabas y vas por la ruta de impresión del tipo de documento por pantalla y puedes confirmar que los datos son de acuerdo a los campos que agregaste o modificaste.
Puedes ver ejemplos del proceso explicado paso a paso, en los siguientes videos:
¡Ahora ya puedes realizar modificación a tus formatos gráficos!
