Para el pago de nómina con transferencia bancaria, es necesario realizar los siguientes pasos:
1. Crear el archivo de Bancos
Creas todos los bancos que estén involucrados en la transferencia, no solo tu banco propio, si no los bancos, donde tus empleados tengan sus cuentas. Por la ruta: Archivos – Varios – Bancos.
A cada uno de los bancos, es necesario determinarles cual es el código de equivalencia, según el banco por el cual pagues la nómina.
2. Revisar la creación de los Empleados
Es necesario que cada uno de los empleados tenga relacionados los datos de pago, por la ruta: Archivos – Empleados – Maestro.
Si aplica para transferencia bancaria, es necesario que este marcada la casilla “Consignar nómina”, este asignado el número de cuenta y el tipo de cuenta.
Además, que en la pestaña Información general (Parte 1) esté relacionado el banco donde el empleado tenga su cuenta.
3. Realizar el proceso de Inicialización de cheques
Este proceso se encarga de separar los empleados que se pagan a través de cheque y transferencia bancaria. Lo realizas, por la ruta: Documentos – Cheques – Inicialización.
Al seleccionar esta opción, el sistema habilita la siguiente ventana informativa y confirmas el proceso:
Importante: si manejas cheques, previamente es necesario actualizar los consecutivos con los que quieres te genere los cheques.
Seguido, confirmas que requieres borrar el archivo de cheques existente.
Luego, te mostrara un mensaje indicándote que, si dejas en blanco el campo de código de banco, el sistema genera los cheques tomando el banco del empleado, a lo que das clic en el botón “ok”.
De este modo, es necesario definir los siguientes filtros:
- Tipo de inicialización: Seleccionas la opción empleado.
- Código del banco: El mensaje anterior se refiere a esta casilla, es decir que dejas este campo en blanco, el sistema va a pagar de acuerdo al banco que tenga cada empleado.
Una vez relaciones los campos, das clic en el botón Aceptar 
y el sistema te confirmara que el proceso ha terminado.
Importante: Independiente a si manejas o no cheques, debes realizar la inicialización de cheques para que se asigne la contrapartida contable a la nómina.
4. Generar el Reporte de relación de consignaciones
Este informe te muestra el listado de los empleados, a los cuales se les realiza transferencia bancaria. Lo puedes utilizar como soporte para la persona que hace el pago en tesorería.
Para generarlo, te diriges por la ruta: Reportes – Periódicos – Relación de consignaciones.
Al ingresar, el sistema te permitirá aplicar los siguientes filtros:
- Ordenada por: Te muestra la información organizado por cedula o nombre.
- Visualizar informe por: Lo puedes agrupar por ciudad o banco.
- Fecha: como es un reporte periódico, te mostrara las fechas que utilizaste al momento de liquidar.
Una vez relaciones los campos, das clic en el botón Aceptar y el sistema te mostrara el informe de esta manera:
Según la pre nómina periódica cuales son los empleados que aplican para transferencia, de cada uno detalla, el tipo de cuenta, el número de cuenta, el número de cedula, su nombre y cuál es el valor que se va a transferir.
5. Generar archivo plano para el banco
Ingresas por la ruta: Otros – Intercambio de Datos – Exportación – Transferencia bancaria.
El sistema te mostrara la siguiente ventana, en la cual es necesario completar los siguientes campos:
Información básica
- Formato: Te muestras las estructuras que se tienen desarrolladas para las entidades con las que puedes subir el archivo.
Importante: Para el caso de Bancolombia hay dos formatos diseñados. La opción “Bancolombia” te va a generar un archivo que se llama SAP, es el formato tradicional del banco y “Bancolombia sistema PAB” el cual corresponde al tipo de pago formato 2003, para generar el pago en la sucursal virtual de Bancolombia.
- Banco: Realizas la búsqueda del banco por el cual vas a pagar.
- Cuenta de la empresa: Digitas el número de cuenta de la empresa desde donde vas a pagar.
- Nombre de la empresa: o del titular de la cuenta.
- Identificación del cliente: Corresponde a la información del propietario de la cuenta. Aplica para el banco de Bogotá.
- Tipo de cuenta: Marcas si es una cuenta débito o crédito.
- Fecha de envió: Recuerda que no puede ser inferior a la fecha en la que vas a confirmar los pagos. En algunos bancos, la fecha de envió corresponde a la fecha de dispersión.
- Período de pago: Es un campo informativo, puedes incluir el mes, año y dos letras para identificarlo.
- Código o Nit de la empresa: Corresponde a la información del propietario de la cuenta. Aplica para el banco de Bogotá.
Importante: De acuerdo al banco que utilices para pagar, el sistema bloquea o habilita algunos campos. Por ejemplo; el banco de Bogotá te solicitará campos adicionales como la identificación del cliente, código o Nit de la empresa e información complementaria que te proporciona el banco.
- Vista preliminar: Esta opción genera un reporte con los datos que contiene la transferencia.
- Filtrar por bancos: La debes tener marcada si solo quieres pagar a los empleados del banco que definiste.
- Oficina origen o dispersión: Lo valida con el banco.
- Ubicación de archivo: Por defecto siempre va a sugerir la ruta de la carpeta del usuario, sin embargo, la puedes modificar.
Información complementaria
- Tipo de movimiento: Este dato lo proporciona la entidad. 001 – Proveedores y 002 – Nómina.
- Código de la ciudad: Lo validas con el listado de ciudades que maneja el banco.
- Fecha de dispersión: que corresponda.
- Código de compensación: Lo validas con el banco.
Una vez completes los datos, das clic en el botón Aceptar , el sistema te generara la vista previa del archivo y en el escritorio o en el punto que determines, te genera el archivo de texto de acuerdo al tipo de banco que selecciones, el cual vas a subir al banco.
Importante: recuerda que, mientras la prenómina este correcta, podrás repetir el proceso de transferencia bancaria, si tienes algo diferente liquidado, pero tienes copia de seguridad de la nómina que necesitas, puedes generar la transferencia desde la opción “Imprimir informes”.
¡De esta manera ya puedes realizar los pagos a tus empleados!
