En esta ocasión, explicaremos el manejo de plantillas para importar datos con nuestro software Sistema Comercial Integrado (SCI).

Para manejar plantillas, primero debe ingresar a la ruta: Procesos – Intercambio de datos – Plantillas.

Al ingresar, el sistema pregunta qué tipo de plantilla deseas importar. Presione F2 y aparecerá un listado de plantillas disponibles, como: Acreedores, clientes, inventarios, lista de precios, clientes sinónimos, CxP, CxC, entre otros.

Ten en cuenta que, por ejemplo, para el tipo de plantilla Movimiento, existen plantillas específicas como las 706, que permiten importar datos de compras, ventas, recibos, egresos, entre otros. Al final de estas plantillas, se encuentran opciones especiales para diferentes tipos de movimientos, como transacciones de ventas, compras, causación, entradas o salidas de inventarios, y notas bancarias.

Ahora, seleccionas la plantilla que quieres importar, por ejemplo, Cuentas por pagar. En el primer campo, presionas F2 y busque el tipo de plantilla. Por ejemplo, puedes asignar el número 708 a una plantilla de Cuentas por pagar, o utilizar el número de plantilla correspondiente.

• Nombre de la plantilla: puedes asignar un nombre como «Cuentas por pagar».
• Concatenar nombres: algunos archivos pueden contener encabezados y detalles, como cotizaciones, pedidos u órdenes de compra. Si el archivo no necesita encabezado y detalle, estos campos estarán bloqueados.
• Archivos con títulos: si el archivo contiene una línea de títulos, debes marcar esta opción.
• Archivos de exportación: normalmente, no se marca la opción «Solo para exportar», ya que los archivos pueden ser tanto para exportación como para importación.
• Formato del archivo: cuando se sube un archivo, hay tres tipos de formatos disponibles: XML, Ancho fijo, Delimitado.

En los archivos delimitados, existen diferentes tipos de delimitadores:

• Delimitados por comas: Se coloca una coma entre cada dato. Ejemplo: código del cliente, NIT, dígito de verificación, etc.
• Delimitados por tabulación: Se utiliza tabulación entre los campos.
• Ancho fijo: Cada campo tiene una posición y un ancho determinado.

Importante: el tipo de archivo más comúnmente utilizado es el delimitado por campos con coma.

• Formato de fecha: la fecha puede tener diferentes formatos, dependiendo de cómo se configure el archivo. Asegúrate de que el formato de fecha coincida con el que utiliza la plantilla.
• Configuración de los campos: cuando configure la plantilla, el sistema le mostrará todos los campos necesarios en el orden correspondiente. Por ejemplo, para Cuentas por pagar, los campos pueden incluir el proveedor, número de documento, transacción, referencia, entre otros. Puede exportar la plantilla a Excel para ver cómo debe completar los datos.
• Directorios: en la pestaña «Directorios», se le pedirá que indique el nombre y la ubicación del archivo. Por ejemplo, puede guardar el archivo en una ubicación en su disco, como C:\Exportación. También se le preguntará por el nombre del archivo y la ruta de exportación/importación.

  Si el archivo tiene encabezado y detalle (por ejemplo, órdenes de compra, pedidos, cotizaciones), se debe configurar por separado.

• Guardar la plantilla: una vez que haya configurado la plantilla y los directorios, puede presionar F10 para guardar.

Importante: en la plantilla 702 y 745 encuentras el campo «Enviar Email».

Este nuevo campo se utiliza con las siguientes características:

 Campo: 131, lo puedes activar búsqueda con F2 o digitarlo.

Nombre campo: enviar Email

Longitud Máxima: 1

Admite solo S para “Sí” o N para “No”

Obligatorio: No