Inicialmente, recordemos que por la ruta: Archivos – Terceros – Clientes, en la pestaña general, parte inferior, los clientes tienen marcadas unas suspensiones o tienen la posibilidad de marcar una suspensión.
Si editas el cliente presionando la tecla F5 o el botón de editar, podrías marcar el cliente como suspendido por cupo, suspendido por cartera o suspendido por otros motivos.
Si tu cliente está suspendido por alguna de estas tres opciones, cuando vayas a asentarle una venta o un pedido desde el módulo de logística de este cliente, el sistema te generará una alerta indicando que este cliente se encuentra suspendido. ¿Deseas continuar? Sí o no. Así es como puedes suspender un cliente directo desde el archivo de clientes. El propósito de la suspensión, como vimos, es que al momento de asentar, el sistema genere una alerta.
Ten en cuenta también que en la pestaña comercial, hay un campo que es el cupo de crédito. Una de las opciones para hacer suspensión de clientes es de acuerdo al cupo. Busca y suspende los clientes que han excedido el cupo de cartera. Si los clientes tienen cupo cero, es un cupo indefinido y no generarán alertas. Con base en este cupo, el sistema también genera alertas al momento de aceptar. Si le asignas un cupo de un millón de pesos y, al asentar la factura de ese cliente, el cliente supera el millón de pesos de cupo, el sistema te generará una alerta.
El proceso automático de suspensión se encuentra por la ruta: Procesos – Cartera – Suspender clientes.
Suspender clientes tiene dos opciones: puedes suspender clientes por cupo o puedes suspender clientes por cartera.
- Por cupo, el sistema validaría en el archivo de clientes a qué clientes se les tiene asignado un cupo y quienes lo excedieron. A los que hayan excedido, les marcaría suspendido por cupo.
- Por cartera, miraría entonces el tema de vencimientos. A una fecha de corte determinada, esos clientes están vencidos a 0, 30, 60, 90 días. Quienes superan esos días, los marcaría como suspendidos por cartera.
Hay dos tipos de generaciones:
- La generación automática no nos preguntaría por clientes, simplemente se encargaría de evaluar cualquiera de estas dos posibilidades según la opción inicial y marcaría al tercero como suspendido.
- Con la opción uno a uno, te generaría el listado de clientes y en ese listado, puedes empezar a marcar o desmarcar los clientes que quieres suspender. Tienes la posibilidad de conservar clientes suspendidos. Puedes hacer este proceso todos los días y determinar si conservas los suspendidos que has marcado manualmente o si simplemente todos los días el sistema evalúa y si ya no está suspendido, se le quitaría la suspensión sin ningún problema.
- La fecha de corte, si vamos a hacer un análisis y vamos a hacer una suspensión por cartera, ¿a qué fecha quieres revisar los vencimientos? Por ejemplo, al día siguiente.
- Días de vencimiento: colocas los días para que tenga en cuenta.
- Cliente: seleccionas un cliente en específico o un rango de clientes.
Ahora, si no quieres que esa suspensión sea simplemente una alerta de que este cliente está suspendido y quieres facturarle, sí o no, puedes adicionar un parámetro que haga un poco más rígido el proceso. Por la ruta: Soportes – Instalación – Parámetros.
Puedes insertar un nuevo parámetro. Lo buscas con “F2”. El parámetro se llama inactiva cliente por cartera y cupo. Es el número 1027. Estado “S”.
S de sí y la zona ZZ en mayúscula, que significa para todos. Recuerda que siempre que insertes un parámetro del sistema, en la parte inferior te mostrará cuál es el detalle de ese parámetro y para qué corresponde. En este caso, dice: “Imposibilita que los clientes suspendidos por cartera o cupo sean registrados en cualquier captura del SCI, Logística o POS”.
Al intentar facturar al cliente que está suspendido, me generaría el mensaje “El cliente se encuentra suspendido” y solo puedo aceptar.
En este caso, no es como la alerta inicial suspender clientes. Entonces, para el control de cuentas por cobrar, te permitirá controlar los vencimientos o el exceso de cupo que tenga el cliente siempre y cuando el movimiento se mantenga actualizado. Puedes realizar la suspensión sin clientes si lo deseas todos los días y el sistema, todos los días, iría verificando los que le pagaron, los desmarca de suspendido y los que se han quedado vencidos, simplemente los va suspendiendo.
Importante: recuerda que el parámetro es de control. Si quieres que simplemente te genere una alerta, pero lo deje facturar, no necesitas instalar el parámetro. Si quieres un control más rígido y que no deje facturar a ningún cliente suspendido, inserta el parámetro de inactivar clientes suspendidos hasta que el proceso de suspender clientes se complete.
