Los anexos al balance te van a ayudar a verificar la información de esas cuentas por cobrar y por pagar, revisar tercero por tercero y cada uno de los documentos que tienen asociados y cómo se comportan para los cobros de cartera o las cuentas por cobrar y por pagar.

Estos informes los encuentras por la ruta: Reportes – Contables – Anexo al balance.

El anexo al balance tiene tres opciones:

• Por Nit

En este caso, puedes definir el orden en el que necesitas que te saque el informe, ya sea por código, el número de identificación del tercero o por el nombre. Adicionalmente, puedes solicitar al sistema que te detalle únicamente por NIT cuál es el saldo que tiene cada tercero al período que vayas a generar la información en las cuentas por cobrar o por pagar.

Al dar clic en el botón aceptar, te genera el informe:

• Por documento

El otro detalle es por documento. En este caso, no solamente te va a mostrar el tercero, sino que adicionalmente te refleja y detalla de ese tercero cuáles documentos tienes por cobrar o por pagar en las cuentas. Por ejemplo, la cuenta 13 05 05, una cuenta por cobrar, o la cuenta 22 05, una cuenta por pagar. Les relacionas el período contable, la cuenta, y el número del NIT.

De lo contrario, si dejas esos campos vacíos, te va a mostrar la información únicamente de esas cuentas por cobrar y por pagar. Te muestran no solamente las cuentas por pagar y por cobrar que hayas definido como cuentas tipo, en el mantenimiento del plan de cuentas, sino todas las cuentas que manejen terceros.

Por otro lado, al generar el mismo informe anexo al balance por NIT, en este caso por documento, solamente te va a mostrar las cuentas que hayas definido como cuentas tipo C, que son cuentas por cobrar y por pagar.

A diferencia del informe anterior, la opción por documento te va a mostrar, además del NIT y el detalle de los documentos por cobrar o por pagar, la información de los días transcurridos vencidos a la fecha de generación. Si miras en pantalla, te va a mostrar el documento por cada uno de los terceros, la fecha de vencimiento y los días que han transcurrido a partir de esa fecha en que se causó el documento, en la columna llamada DT, que relaciona los días transcurridos vencidos.

• Análisis de vencimiento

Y por último, dentro de los anexos al balance por reportes contables, anexos al balance, tenemos el análisis de vencimiento. El análisis de vencimiento no solo relaciona los documentos pendientes de cobro o pago de cada uno de los terceros, sino también la información relacionada por unos rangos de días de vencimiento que hayamos definido previamente.

Adicionalmente, muestra la información a una fecha de corte. En algunas ocasiones, necesitamos el período hasta diciembre, pero sí ese período es en un día diferente al último día del mes, que es el que el sistema trae por defecto.

Si le das la cuenta contable y el NIT, puedes dejarlo en blanco, te va a mostrar toda la información. Si miras el informe, te va a mostrar la cuenta contable, el NIT que está relacionado con sus datos, específicamente el documento pendiente, sea de pago o de cobro. En este caso, una cuenta por cobrar, el plazo que se le asignó al tercero y la fecha de vencimiento. De acuerdo a esta fecha de vencimiento, te va a mostrar los días vencidos y va a distribuir esos documentos, esos valores, en los rangos que hayamos definido en el mantenimiento de la compañía.

Recuerda que estos rangos están dados por el menú de Soportes – Instalación – Mantenimiento de compañía, de acuerdo a estos rangos que hayas definido de vencimientos. Según esos rangos del sistema, en el informe te va a mostrar la distribución de esas cuentas por cobrar o cuentas por pagar.