Elaborar una nota débito electrónica es un proceso clave cuando necesitas ajustar o aumentar el valor de una factura electrónica ya emitida, ya sea por diferencias en precios, cantidades u otros cargos que no se incluyeron inicialmente. Su importancia radica en que permite reflejar de forma transparente estos cambios, tanto para tu cliente como para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Pasos para elaborar una nota débito electrónica:

1. Dirígete al módulo Documentos – Asentar – Notas débito – Nota Débito Ventas (34).

2. Al ingresar, el sistema te muestra la pantalla, donde es necesario ingresar los siguientes datos:

Datos de encabezado

Importante: recuerda que puedes buscar un archivo en el sistema presionando la tecla F2.

• Concepto: relacionas qué tipo de nota débito vas a generar.
• Documento: corresponde al número de la nota débito, el sistema te sugiere el consecutivo.
• Fecha: digitas la fecha en la cual quedará registrado el documento.

Importante: cuando ingresas con una fecha inferior a la actual, el sistema no te permite pasar ya que los documentos electrónicos de ventas, deben ser enviados el mismo día de su elaboración.

• Cliente: asignas el cliente al cual le vas a emitir la nota débito, del archivo correspondiente.
• Vendedor: digitas el código del vendedor que corresponda.
• Lista: es el precio de venta que tiene cada referencia, viene asociada al cliente.
• Orden compra: ingresas este dato, si requieres que salga impreso en la nota.
• Tipo Ref. y Docto Ref.: relacionas la información correspondiente a los documentos de referencia que serán enviados a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Si cuando hiciste la nota crédito, la hiciste restando de la factura también relacionas en tipo de referencia “Ventas – transacción 30” y en documento referencia el número de la factura, para que sume.

Si la nota crédito había restado a sí misma, la nota débito debe sumar a la misma nota crédito.

Importante: ten en cuenta que, si estás realizando una nota débito en ventas para anular una nota crédito, el tipo de referencia y documento que se ingresen al sistema deben ser los mismos que se utilizaron en la nota crédito, esto con el fin de que la cuenta por cobrar se sume al mismo documento al que se restó la nota crédito.

• Mensaje: es posible incluir una observación que se requiera visualizar en la impresión del documento, viene por defecto con la letra N = Ninguno, si no hay ninguna observación o ingresas V = Variable, para agregar un comentario en la nota.

Al relacionar la letra “V” que significa mensaje variable, el sistema habilita la casilla del código de mensaje, donde digitas un código cualquiera de tres caracteres, por ejemplo: 001 y te mostrará la siguiente ventana:

En la cual, digitas el mensaje y das clic en el botón Aceptar .

• Mensaje Movto: esta observación solo quedará guardada en el documento y no se visualiza en la impresión, eliges entre las opciones S = Agregar mensaje y N = No agregar mensaje.
• Plazo: el sistema sugiere el plazo, si al crear el cliente le asignaste alguno o lo puedes modificar.
• Dscto: lo relacionas si la factura tenía un descuento comercial en porcentaje.
• Ppago: si manejas descuentos por pronto pago o puedes usar el código 99 que significa no aplica.
• Enter automático: lo usas para el manejo de ventas con código de barras, ingresas V = Variable o N = Ninguno, al activarlo cualquier referencia que incluyas el sistema asume que se vende una unidad y que tiene un precio definido, pasando a la segunda línea.
• Dscto valor: ingresas el valor de descuento total de la factura si aplica.
• Concepto corrección: en este campo es necesario que selecciones el motivo por el cual se realizará la nota débito; recuerda que este campo será reportado a la DIAN.

Detalle de la nota débito

• Bd: relacionas la bodega a la que corresponde el producto.
• Referencia: seleccionas el producto o servicio al cual le vas a hacer la nota débito. Al presionar la tecla F2 el sistema te muestra el listado y las cantidades disponibles.

• Descripción: al elegir el producto y/o servicio el sistema lo trae por defecto, en caso de tener marcada la casilla “Descripción ampliada” el sistema te habilitará una ventana, donde podrás agregar más información.

• Cantidad: indicas las cantidades a las cuales les vas a hacer la nota débito y en la parte inferior izquierda se va a reflejar las cantidades reservadas, para no moverse en inventarios.
• Precio: el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido, de acuerdo a la configuración que determine la empresa esta casilla puede estar bloqueada o abierta a cambios.
• Dscto: te permite ingresar el descuento por cada producto si lo requieres.
• IVA: ingresas el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que corresponda a devoluciones.
• Cuenta contable: aparece relacionada la cuenta que se configuró previamente en la creación.
• Id: hace referencia al asiento contable que se le había configurado, si es 1= Débito o 2 = Crédito.
• Detalle contable: observación que va a pasar a contabilidad.

3. En la parte inferior derecha encontrarás los valores totales y una vez completes la nota débito, das clic en el botón Grabar y Enviar .

Cuando el documento es electrónico y desde otra estación de trabajo se está realizando al tiempo el envío de notas débito electrónicas, el sistema te muestra el siguiente mensaje:

Al finalizar, el sistema abre la ventana para confirmar el envío electrónico.

¡Tarea completada! Estás preparado para elaborar tus notas débito electrónicas.