Las codificaciones pueden definirse como la parte contable de los activos, diferidos y provisiones

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Las codificaciones pueden definirse como la parte contable de los activos, diferidos y provisiones, es decir, mediante esta opción usted le indicará al sistema cómo realizar los asientos para causar las depreciaciones, las amortizaciones y la causación de las  provisiones.

Al seleccionarla, el sistema te presentará lo siguiente:

1. Mantenimiento

Importante: el mantenimiento debe hacerse para el asiento débito y crédito.

• Tipo: corresponde al código que deseas asignarle a la provisión este campo es alfanumérico. Como esta opción es común a los activos , diferidos y provisiones, recomendamos que el código sea acompañado por la primera letra que identifica el asiento automático así:

Para los activos           A.  Por Ej. A001

Paro los diferidos         D   Por Ej. D001

Para las provisiones     P   Por Ej. P001

Importante: ten en cuenta que el código debe ser el mismo para mantenimiento del  débito y crédito porque de lo contrario los asientos quedarán descuadrados.

• Comprobante: digita aquí el código del comprobante  contable bajo el cual se causarán los asientos.  Utilice  <F2> para seleccionar.
• Número de registro: es asignado por el programa.
• Cuenta: ingresa aquí el código de la cuenta  en la cual el sistema hará el asiento.
• Descripción: escribe el detalle que usted desea  para los asientos que generará el sistema.
• Doc. Referencia: no es requerido si la cuenta no es tipo C. En el caso de los diferidos, en el momento de generar los asientos el programa automáticamente escribe aquí el número de identificación de cada diferido.
• Tipo: señala la opción que corresponda para el asiento débito o crédito.
• Porcentaje: aquí le estás indicando al sistema que después de calcular la provisión, la depreciación o la amortización, ese valor total lo va a contabilizar con las características que se le están dando, por lo tanto  el porcentaje débito y el crédito  no debe ser inferior ni superior al 100%.
• Valor Base: trae este valor.
• Nit: si la cuenta para la que estás haciendo el asiento es tipo S, B o C el sistema le solicitará un NIT, si es tipo A  un código de activo. En cualquiera de los dos casos este puede ser genérico, pues el sistema tomará el NIT del mantenimiento de los diferidos, las cédulas de los trabajadores de la causación de los salarios y el código de los activos del mantenimiento de los activos.
• Centro de Costos: si la cuenta maneja centro de costos, el sistema solicitará aquí el código, en el caso de las provisiones para las cuentas de gastos, no es necesario especificar el centro de costos sino llenar el campo con asteriscos (el número de asteriscos depende del tamaño del nivel de centro de costos), pues el sistema causará la provisión proporcionalmente  por cada centro de costos, que encuentre en la causación de los salarios. Para los diferidos y las provisiones la distribución de centro de costos usted debe hacer un asiento débito y crédito para cada centro de costos  sin olvidar que esta no debe ser superior ni inferior al 100%.

2. Informe

Mediante la opción Informe,  puedes obtener: Número de registro, Cuenta, Comprobante, Detalle, % DB, %CR, NIT, Centro de costos, Codificación, Subtotal por codificación.

Si el mantenimiento que se realizó es correcto, por cada codificación se debe conservar la ecuación contable es decir, debe haber un débito y un crédito, iguales al  100%.