En el manejo de rutas, es obligatorio crear macro zonas, canales y sectores Dane, estos para asociarlos a los clientes. Comienza por crear estos archivos por la ruta: Archivos – Otros.
1. Macrozonas
A nivel de zonificación, normalmente se tienen creadas las zonas que correspondan al sitio geográfico donde esté ubicado el cliente.
Las macrozonas agruparán estas zonas. Este proceso solo es obligatorio para el módulo de rutas y su propósito es permitirte consultar cubos históricos o cubos de ventas en el botón gerencial, con la posibilidad de filtrar o agrupar por las macrozonas que has creado.
Por ejemplo, si manejas zonas como Medellín, Envigado, Sabaneta y Bello, tu macrozona podría ser el «Área Metropolitana» o «Antioquia.» Para crear una macrozona, necesitas proporcionar un código de tres dígitos, como «001,» y un nombre para la macrozona, luego, simplemente graba la información presionando «F10» o el botón de aceptar.
2. Canales
Estos canales te permitirán organizar consultas y filtrar por canales de distribución en el módulo de rutas. También es obligatorio que haya al menos un registro de canales y que todos los clientes estén asociados a los canales que estás ingresando.
Para crear un canal, proporciona un código de dos dígitos y un nombre para el canal, y luego graba la información presionando «F10» o el botón de aceptar.
3. Sectores DANE
Finalmente, este archivo se encuentra en la ruta: Archivos – Terceros – Sectores DANE.
Se relacionan con la ubicación de los clientes y deben estar asociados a un municipio. Para crear un sector DANE, proporciona un código consecutivo, luego, seleccionas el municipio correspondiente y grabas la información presionando «F10» o el botón de aceptar.
4. Rutas
El siguiente paso es la creación de las rutas. Esto lo realizas por la ruta: Archivos – Logística – Rutas.
Para cada ruta, proporciona un código, una descripción, información sobre el vehículo, conductor, operario y vendedor correspondiente. Luego, graba la ruta presionando «F10» o el botón de aceptar.
Repite este proceso para crear todas las rutas necesarias según el manejo de la empresa.
5. Rutas de distribución
El siguiente archivo por la misma ruta, son las rutas de visita o las rutas de distribución.
Vas a asociar a cada cliente qué días y en qué orden te visitan y qué días y en qué orden te entregan la mercancía. Hay dos formas de configurar este proceso:
* Una es directamente, archivos logísticas rutas, rutas de visita o rutas de distribución. Si entras a rutas de visita, por ejemplo, pregunta lo siguiente:
- Cliente: al que vas a asignar en este momento, puedes consultar con F2 y escoger el cliente que le corresponde.
- Ruta: cual es la ruta que le corresponde a este cliente. Presiona F2.
- Día de visita: que día vas a hacer las visitas, según eso, los días de la semana.
- Orden de visita: en este caso, esta persona sería ruta número uno. Entonces, empezarías a asignar por cada uno de los terceros a qué ruta corresponde, qué día le visitan y en qué orden los visita el vendedor. Grabas con F2 o presionas un botón de aceptar. Esta sería tu ruta de visita. Si cierras la ruta de distribución, tiene el mismo funcionamiento.
* La segunda forma de hacer este proceso es directamente en el archivo de clientes. Por la ruta: Archivos – Terceros – Clientes
En términos generales, tenemos las pestañas de tabla general e información comercial, información estadística y características. Esto ya lo manejas. Si tienes activo el módulo de rutas, aparecerá una pestaña nueva que corresponde a la ruta de distribución y a la ruta de visita del cliente.
En este punto, determinas qué ruta corresponde y qué día le distribuyen o qué ruta de visita corresponde y qué día lo visitan, ruta a día y orden.
Importante: recuerda que con el módulo de rutas, el campo de sector DIAN, en la creación del cliente, es obligatorio.
En la pestaña comercial, están la macrozona y el canal de ventas que te corresponde. Estos también son obligatorios al tene activo el módulo de rutas.
