La función del módulo de contratos es facilitar la generación de movimientos fijos, con una fecha de inicio y un período de duración determinado, permite realizar esta configuración a diferentes transacciones, entre estas las de causaciones de gastos y de otras cuentas por pagar.
Para capturar los contratos de la transacción 09 – Causaciones, ingresas por la ruta: Documentos – Captura – Contratos.
Al ingresar te presenta una pantalla, donde completas los siguientes datos:
- Transacción: de acuerdo al que corresponde, transacciones 09 – Causaciones de gastos, y otras cuentas por pagar. Ejemplo: honorarios, arrendamientos, etc.
- Concepto: lo puedes consultar con la tecla F2.
- Número de documento: un número consecutivo
- Documento referencia, que soporte lo que se está configurando. No es campo obligatorio.
- Tercero; el que corresponde la captura de contrato, con F2 te trae los proveedores
Los siguientes datos se habilitan o deshabilitan de acuerdo a la transacción que se haya seleccionado.
- El mensaje funciona igual que en las transacciones del módulo de SCi, escribes V y un código de 3 dígitos, si existen observaciones y se van a visualizar en el documento impreso o N, si es ninguno.
- Plazo: viene directo del proveedor.
- Concepto de pago: tentativamente cuando se vaya a pagar, se puede buscar con F2.
Importante: recuerda que los valores ingresados estarán convertidos en movimientos del SCi, en la generación de cada período. Si presenta algún cambio en un período puntual, puedes ingresar por la ruta: Documentos – Novedades, para ingresar las variaciones de cada período.
A continuación solicita los campos para el contrato:
- Inicio contrato: fecha cuando comienza a aplicar.
- Fin contrato: fecha de finalización.
- Inicio de generación: cuando va a ser la primera vez que se genere este documento.
- Número de períodos: cuantas veces se va a generar el contrato. Máximo 36 períodos.
- Días por período: cuantos días van a pasar para la generación del siguiente período o documento. Normalmente 30 días.
- Valor del contrato: es informativo y es el total de las causaciones que se van a realizar de acuerdo a los períodos.
Pasas al detalle que pide la información que corresponde a este contrato. Depende del tipo de transacción que estés configurando, te va a solicitar los datos del detalle, en el caso de la causación, pide el documento referencia, la transacción, el precio del período, si tiene impuestos, la cuenta contable, el nit contable, centro de costos, y un detalle sobre el movimiento que se está realizando.
Después que tienes toda la información, en la parte inferior te muestra el total y puedes dar clic sobre el botón «Grabar».
Para imprimir o consultar el contrato, vas por la ruta: Documentos – Impresión – Contrato.
Seleccionas el tipo de impresión y los datos que te solicita para imprimir. La preimpresa es uno ya diseñado en el sistema que tiene el logotipo y todos los datos necesarios. También puedes elegir papel o media página.
Al dar clic en el botón 
, te genera el documento.
