Capturar cotizaciones es un proceso que te permite registrar en el sistema la oferta comercial entregada a tu cliente, con sus precios, vigencia y condiciones de venta, para hacerle seguimiento y convertirla posteriormente en una factura. Esta validación te permite mantener un control real sobre las propuestas comerciales de tu negocio, garantizando que el cobro no se afecte por un error de digitación y protegiendo la consistencia de tus reportes contables.

Para asentar una cotización, sigue estos pasos:

1. Dirígete al módulo Documentos – Asentar – Cotizaciones.

2. El sistema te muestra la pantalla, donde es necesario ingresar los siguientes datos:

Datos de encabezado

Importante: recuerda que puedes buscar un archivo en el sistema presionando la tecla F2.

• Cotización: número de cotización, el cual va a manejar el sistema de forma automática.
• Fecha cotización: digitas la fecha en la cual quedará registrado el documento en el programa.
• Fecha vigencia: hasta qué fecha están vigentes los precios que le estás ofreciendo al cliente.
• Días vigencia: el sistema automáticamente los calcula.
• Dscto valor: puedes ingresar el valor de descuento total de la cotización si aplica.
• Cpto Factura: relacionas el tipo de concepto de la factura que vas a generar más adelante.
• Cliente: asignas el cliente al cual le vas a emitir la cotización.
• Vendedor: digitas el código del vendedor que corresponda o el sistema lo trae si está relacionado en el archivo de clientes.
• Plazo: el sistema sugiere el plazo, si al crear el cliente le asignaste alguno o lo puedes modificar.
• P.P: si manejas descuentos por pronto pago o puedes usar el código 99 que significa no aplica.
• L.P.: es la lista de precios que tiene cada referencia en el archivo de kardex.
• Ccial: el porcentaje de descuento comercial, si aplica.
• Dirección y Dirección de envío del cliente.
• Docto Ref.: hace referencia a un número de pedido o de remisión, el cual se visualizará en la cotización y podrás consultar.
• Mensaje: es posible incluir una observación que se requiera visualizar en la impresión del documento, viene por defecto con la letra N = Ninguno, si no hay ninguna observación o ingresas V = Variable, para agregar un comentario en la nota.

Al relacionar la letra “V” que significa mensaje variable, el sistema habilita la casilla del código de mensaje, donde digitas un código cualquiera de tres caracteres, por ejemplo: 001 y te mostrará la siguiente ventana:

3. En la cual, digitas el mensaje y das clic en el botón Aceptar .

Importante: recuerda que, ante cualquier cambio puedes presionar la tecla F10 para guardar.

Detalle de la cotización

• Bd: relacionas la bodega de la cual corresponde el producto cotizado, en caso de que aplique.
• Referencia: seleccionas el producto o servicio que vas a cotizar de la bodega que indicaste. Al presionar la tecla F2 el sistema te muestra el listado y las cantidades disponibles.

• Descripción: al elegir el producto y/o servicio el sistema lo trae por defecto, en caso de tener marcada la casilla “Descripción ampliada” el sistema te habilitará una ventana, donde podrás agregar más información.

• Cantidad: indicas la cantidad que estás cotizando, puedes consultarlas en la parte inferior izquierda.
• Precio: el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido, de acuerdo a la configuración que determine la empresa.
• Dscto: te permite ingresar el descuento por cada producto si lo requieres.

4. En la parte inferior derecha encontrarás los valores totales y una vez completes la cotización, das clic en el botón Grabar y Enviar .

Haz clic en Sí para tener una copia física del comprobante:

Se visualizará de esta manera:

Importante: recuerda, que si lo requieres puedes diseñar un formato gráfico de la cotización, de acuerdo a la necesidad de la empresa.

Con estos pasos podrás capturar tus cotizaciones.