Los pedidos que se encuentran en proceso actualmente van a pasar a archivos históricos una vez que cumplan su ciclo. La idea es que con el tiempo, estos históricos pueden llenarse demasiado, lo que puede ralentizar algunos procesos, como las copias o los reportes.

Tú puedes realizar periódicamente un cierre de los archivos históricos para borrar información de meses que ya no necesites. Por ejemplo, podrías realizar un cierre de los archivos de pedidos, que son los encabezados y detalles, o podrías realizar un cierre del histórico de generación, que guarda datos de cada pedido con qué documentos tuvo movimientos, o un cierre de las planillas correspondientes a esas planillas.

Los cierres de estos históricos se pueden realizar por la ruta: Procesos – Cierres – Históricos.

Tienes tres opciones:

• Pedidos

Para realizar un cierre de pedidos, recuerda que el proceso es delicado y no puede haber usuarios trabajando en el sistema comercial integrado o sus módulos, por esto muestra el siguiente mensaje:

Si decides continuar, te solicitará una fecha de corte, para remover todos los pedidos que haya en el histórico hasta la fecha que selecciones. Luego, da clic en Aceptar .

Confirmas si deseas continuar con el proceso. También te preguntará si deseas correr una integridad al histórico de pedidos. Puedes dar clic en ‘sí’.

Este cierre histórico de pedidos depurará la información de lo que se guarda en el archivo histórico de encabezado o histórico de detalles. Es decir, eliminará los pedidos que ya cumplieron su ciclo. En este momento, estás trabajando con fecha de octubre y no tienes nada pendiente en los históricos.

• Generación

Otro histórico que puedes cerrar es el histórico de generación, que guarda la información de cada pedido, con qué documentos tuvo movimientos y qué documentos generó, como facturas, salidas y entradas. Puedes hacerlo a través de Procesos – Cierres históricos – Generación.

También nos muestra el mensaje informativo que el proceso es delicado y ningún usuario puede estar en las aplicaciones. Colocas, la fecha límite será de acuerdo a la fecha a la que quieras borrar la información. Luego, haz clic en ‘aceptar’.

Si continúas, también te preguntará si deseas correr integridad del archivo histórico de generación. Puedes dar clic en ‘sí’. Ten en cuenta que el tiempo que tome dependerá del tamaño de la información que manejes.

• Planillas y Novedades

El último cierre que puedes realizar es el cierre de planillas. El proceso también es delicado. Te solicitará una fecha de corte, y luego te preguntará si deseas correr integridad del archivo, igual que en los procesos anteriores.

Con esto, habrás depurado la información en los archivos históricos de encabezado, detalles, generación, planillas y novedades. La idea es que no mantengas más información de la necesaria, lo que mejorará el rendimiento de los programas y la generación de reportes y procesos.