Cuando vas a generar en el sistema los medios magnéticos, previamente debiste haber hecho todo el proceso de parametrización, codificación y generación de medios magnéticos del año agradable que estás necesitando reportar. Antes de la generación de estos medios magnéticos, puedes revisar la información por cada uno de los formatos que has codificado.

Esto lo haces por el menú de cubos en la ruta: Cubos – Medios magnéticos.

Seleccionas «Preparar datos», el sistema te solicitará:

• Ingrese el año: primero el año gravable que vas a reportar. Seleccionas el año anterior
• Formato: o rango de formatos que deseas consultar.
• Nit: si deseas consultar un tercero específicamente el primer generado en este formato, también puedes colocarlo en el campo correspondiente. Si lo dejas en blanco, el sistema te reportará toda la información que tenga en todos los terceros.

Después de hacer clic en «Aceptar», el sistema realizará todo el proceso de preparación de los datos.

Puedes analizar la información por el mismo menú de cubos, como en medios magnéticos. Al hacerlo, verás que el cubo de medios magnéticos te muestra unos campos disponibles, como el formato, nombre del formato, terceros, y por cada uno de esos terceros, los conceptos en los que se hayan reportado y los tipos de valor que, en el caso del formato 1001, pueden ser pagos a uno en cuenta de posibles no visibles, entre otros. Puedes relacionar los campos de formato, verificar los terceros y también los conceptos específicamente donde están reportados estos terceros. Al cambiar el orden de los campos, podrías analizar la información, ya sea por concepto o totalizarla por cada uno de los conceptos.

Si además deseas revisar los datos del NIT, puedes verificar los campos que te puedan estar haciendo falta para reportar la información exógena. Puedes bajar cada uno de estos campos, como el nombre del nit, si tiene el departamento asociado, el país, entre otros campos necesarios y obligatorios para presentar la información. Con esto, podrás revisar qué te está generando el sistema en medios magnéticos y hacer comparaciones con el movimiento contable para conocer las que te presenta la contabilidad. Igualmente, podrías enviar este informe en Excel para revisarlo.

Dentro de los cubos, también encontrarás un cubo de movimientos por la ruta: Cubos – Cubo de Movimiento.

Como ya lo has visto, la primera opción es «Preparar los datos«.

El cubo en movimiento es el que más datos te da la posibilidad de filtrar.

• Período: lo primero que te ofrece es el rango de períodos que deseas consultar. 
• Fecha: puedes seleccionar las fechas contables.
• Comprobante: filtras la información por comprobante.
• Cuenta: puede seleccionar una cuenta contable
• NIT: escoge un nit o rango de nits para el informe, si lo dejas en blanco los tomará todos.
• Centro de costos: seleccionas en el caso de que aplique.
• Tr. Bancaria: la transacción bancaria, si manejas conciliación y estás revisando una cuenta de bancos.
• Documento: el documento asociado al comprobante contable.

Recuerda que si dejas todos estos campos en blanco, el sistema te traerá toda la información del rango de períodos que hayas filtrado al principio de esta preparación de los datos. Al hacer clic en «Aceptar», el sistema calculará la información.

En el cubo de movimiento, puedes analizar la información seleccionando «Analizar información«.

Este cubo te ofrece varios campos, como débitos, créditos y movimiento (la diferencia entre débitos y créditos). Puedes analizar la información dependiendo de los campos y la información que necesitas, ya sea por filas o columnas. Por ejemplo, si necesitas revisar las cuentas por cada uno de los terceros, o si necesitas filtrar la información por centro de costos, puedes bajar todos los campos que necesites para la revisión. Recuerda que puedes filtrar los datos, verificar los débitos y créditos, y la diferencia.

Adicionalmente, puedes traer la fecha contable para que el sistema te discrimine día a día entre ese rango de períodos cuál es la información que necesitas informar. En este caso, también puedes enviar el informe en Excel para hacer una consulta y revisión adicional en la herramienta de Excel.