A lo largo del proceso de carga en la ruta de Pedidos, la carga se define como un procedimiento que facilita la distribución al agrupar una serie de pedidos o facturas que un transportador llevará consigo en una planilla. Puedes imprimir esta planilla para tener información sobre lo que el transportador está llevando. Al final de la ruta, capturarás las novedades relacionadas con la evolución de pedidos o devolución de mercancía. Después, consultarás estas novedades y generarás las notas correspondientes, ya sea para la anulación de facturas o para emitir una nota de crédito por la devolución de mercancía. Además, realizarás los asientos de cierre, que representan la legalización del valor de las ventas que el transportador lleva en su planilla.

Antes de realizar estos pasos, recuerda que en la opción de Documentos – Cargue.

Tienes la posibilidad de consultar las planillas y las facturas que componen cada planilla. 

Otra forma de acceder a la información de la planilla es a través de la ruta: Documentos – Cargue – Imprimir Planilla.

Al hacerlo, podrás consultar el estado de tu planilla, que en este caso ya está en estado «reliquidada». En la parte inferior, tendrás la opción de detallar facturas y novedades, así como novedades de cambio, pero aún no se han realizado los asientos de cierre.

Para obtener detalles específicos de la planilla, como el valor de las facturas y las novedades, podrás consultar cada una de las facturas que componen la planilla. Esto te proporcionará información detallada sobre el valor de la planilla, las ventas de contado, las ventas a crédito, las notas débito y crédito emitidas y finalmente, el valor neto de la planilla, que es lo que el transportador debe liquidar.

La opción de «Asientos de Cierre» se utiliza para liquidar el valor restante de la planilla según las transacciones realizadas con el dinero. Puedes realizar ingresos de dinero al banco o a la caja, registrar anticipos, pagos o valores pendientes por cobrar al transportador. Para acceder a los asientos de cierre, te diriges por la ruta: Documentos Cargue – Asientos de cierre.

Antes de realizar estos asientos, asegúrate de haber capturado todas las novedades y generado las notas requeridas.

Una vez que el proceso esté completo y la planilla esté en estado «reliquidada», podrás consultarla presionando la tecla F2 o ingresando el número de la planilla liquidada. En la parte inferior, encontrarás el valor total de la planilla en función de las ventas de contado del transportador. Además, en los detalles del cierre, verás las transacciones que se generan, como la transacción 73 para consignaciones.

• Si se trata de una consignación al banco, es necesario especificar el banco y el valor consignado. A continuación, el sistema te mostrará la cuenta contable correspondiente. Si es una consignación en efectivo, simplemente ingresarás el valor entregado por el transportador. El sistema calculará automáticamente el saldo restante. Continúa registrando las transacciones necesarias de acuerdo con tus registros contables.
• La segunda opción que puedes considerar en este punto es la Transacción 75. Esta transacción se utiliza cuando tu transportador no te realiza un depósito en tu cuenta bancaria, sino que efectúa un pago a un proveedor con ese dinero. Si esta situación aplica, debes registrar la Transacción 75. Puedes consultar el concepto asociado presionando «F2». El proveedor al que se le hizo el anticipo también lo consulto con «F2». El concepto de pago lo puedes encontrar bajo «Pagos Causados». El banco del cual salió el dinero.

La cuenta contable dependerá de cómo esté configurado el concepto de la Transacción 75. Lo ideal es que ya tengas esta cuenta determinada. Si es una cuenta variable, puedes consultarla presionando «F2» y acceder al Plan de Cuentas. Si el concepto ya tiene una cuenta asociada, no necesitas especificarla en este punto. Al registrar un anticipo, el asiento es de naturaleza de débito y te proporcionará el NIT de tu proveedor. 

• La última opción en los asientos de cierre es la Transacción 42. Esta corresponde a una nota débito por cargos varios de cartera, lo que registrará un valor por cobrar en la cartera comercial. Si aún queda alguna diferencia pendiente o algún valor por cobrar, puedes registrarlos utilizando la Transacción 42. Para encontrar el concepto, presiona «F2» y busca «Notas Débito por Cargos Varios de Cartera» o «Notas Débito de Cartera por Faltante en la Ruta». Luego, selecciona el tercero al que corresponde. En este caso, deberías tener a tu transportador registrado en el archivo de clientes. Elige el tercero correspondiente, establece el valor pendiente de devolución y la cuenta contable asociada al concepto, si es que está configurada. El registro de la Transacción 42 es de naturaleza crédito.

En este punto, ya tendrás el valor consignado igual al valor de la planilla. Das clic en el botón Grabar .

Si deseas consultar la planilla, puedes salir e ingresar por la misma ruta: Pedidos – Cargue – Impresión de la planilla.

Recuerda que cuando realices asientos de cierre, la planilla pasará a un estado cerrado. Si deseas imprimir una planilla ya cerrada, marca la casilla «Detallar Asientos de Cierre» y selecciona el número de planillas que necesitas.

Así, podrás verificar la información de la planilla, incluyendo las facturas y las notas de crédito generadas, así como el cuadro de valores y el total de impuestos. Con esto, habrás completado el proceso de cierre de planilla.