A continuación, describimos los pasos a tener en cuenta para la implementación de nómina electrónica:
1. Actualización de versión:
Es necesario tener la última versión de nómina.
Para revisar en qué versión está tu programa puedes ingresar por la ruta: Ayuda – Acerca de o puedes visualizarla en la parte superior a mano derecha en la franja azul.
Una vez revises la versión en la que se encuentra tu nómina, es necesario que confirmes cuál es la última versión liberada, este proceso lo puedes hacer desde el panel conectado o a través del botón Actualizar versión al momento de ingresar al programa.
2. Creación o revisión del NIT de la empresa:
Es necesario que crees o completes la información del NIT de tu empresa, esto lo puedes realizar por la ruta: Archivos – Contables – Nits, y diligencias todos los campos.
El NIT a crear o completar, corresponde al que se encuentra registrado por la ruta: Soportes – Instalación – Mantenimiento de compañía.
3. Asociación grupo de nómina electrónica a los conceptos:
Ingresas por la ruta: Archivos – Conceptos y a cada uno de los conceptos que utilizas actualmente en la liquidación de tu nómina, de acuerdo a lo definido por la DIAN seleccionas a qué grupo pertenece en el nuevo campo grupo nómina electrónica.
Los grupos dispuestos por la DIAN son:
Y los colocas en el campo “Grupo Nómina Electrónica” del archivo de conceptos:
4. Reporte de auditoría:
Ingresas por la ruta: Nómina Electrónica – Reportes – Auditoría, allí puedes revisar que conceptos no cuentan con un grupo de nómina electrónica asociado, qué información hace falta en el archivo de empleados y otras inconsistencias que se puedan presentar en el proceso de implementación.
5. Ingreso de novedades asociadas a grupos de nómina electrónica:
Antes de entrar en detalle, es importante resaltar que antes de comenzar a ingresar novedades que son necesarias reportar posteriormente de forma electrónica, se requiere que el concepto ya se encuentre asociado a un grupo de nómina electrónica.
- Hora inicial y final en tiempo extra: para la digitación, importación o corrección de las novedades no es obligatorio el digitar la hora de inicio y hora final de las horas extras (desde el grupo 005 hasta el grupo 011), para aquellos que lo requieran se implementaron los campos:
Estos cambios los encuentras en las rutas:
- Liquidación – Novedades – Captura y Auditaje – Periodo (Tiempo/Valor)
- Liquidación – Novedades – Captura y Auditaje – Novedades Colectivas
- Liquidación – Novedades – Captura y Auditaje – Corrección de novedades
- Otros – Intercambio de datos – Importación – Novedades
- Otros – Intercambio de datos – Importación – Plantillas para importar
- Registro de incapacidades: cuando digites o intentes importar un concepto asociado al grupo de nómina electrónica 018 – Incapacidades, saldrá un mensaje indicando que el registro de incapacidades se realiza por la ruta: Archivos – Empleados – Incapacidades – Maestro:
Si es la primera vez que va a realizar el proceso por esta ruta, es necesario tener en cuenta las indicaciones de la siguiente imagen:
6. Acumulados:
En caso de que vayas a ingresar los valores manuales al archivo de acumulados por la ruta: Archivos – Acumulados Totales o por Otros – Intercambio de datos – Importar – Novedades, es necesario que tengas en cuenta que se requiere digitar los nuevos campos agregados:
- Hora Extra Inicio, no obligatorio
- Hora Extra Fin, no obligatorio
- Tipo Incapacidad
- Grupo Nómina Electrónica
- Periodo Nómina Electrónica
