Si manejas rutas, tus clientes deben estar asociados a la ruta de visita del vendedor y a la ruta de distribución. Generas los pedidos, haces la separación, confirmación y facturación por ruta, y en este momento procedes a realizar el cargue y el manejo de planillas para la distribución de esas facturas.

Inicialmente, ten en cuenta que todos los procesos que vas a ver son los mismos procesos con los que cuenta el módulo de logística. Estos son, de forma general, cada uno de los pasos que forman parte del cargue y la forma en que tienen que ver con el manejo de rutas. 

Para el cargue, entonces, la gestión de planillas vas por la ruta: Pedidos – Cargue.

El primer paso es generar la planilla. Al generar la planilla, te preguntará si quieres generar una planilla específica o generarla automáticamente.

• Si generas una planilla específica, te preguntará según la fecha con la que estás trabajando para que indiques tu ruta.

Te mostrará el consecutivo de la planilla que corresponde a esto.

• La otra opción es la generación automática.

Si eliges la generación automática, simplemente te preguntará por la fecha de la planilla, que será el mismo día de distribución, y cuál es la ruta que vas a generar. 

Como segundo paso, puedes imprimir esa planilla haciendo clic en la opción «Imprimir».

Al imprimirla, tendrás rutas de distribución según el día en el que estás entregando. Puedes elegir si deseas imprimir desde el movimiento del histórico, el actual, o ambos. Debes indicar a qué día corresponde esa ruta. 

Tendrás entonces las facturas con el respectivo orden que se tiene para la distribución. Tienes el número de cliente, el nombre del cliente, el empaque, la cantidad total, el valor de la factura y el plazo, si es contado o crédito según el plazo asociado a esa factura. Además, tendrás la información del valor neto, el valor total de la ruta en cuanto a cantidad y valores totales brutos y netos.

En la parte inferior, encontrarás información sobre si se han realizado cambios o novedades. En este caso, se muestra el valor de la planilla, los cambios realizados y el monto total tanto al contado como a crédito. También se indica el valor del IVA o impuesto al consumo, y el total de IVA de la planilla.

Siguiendo por la misma ruta: Pedidos – Cargue llegas a la Captura de novedades.

En este punto, si el entregador encargado de llevar la mercancía tiene alguna novedad sobre un punto específico, debería ingresarse en la captura de novedades. Al terminar, se puede identificar a qué planilla pertenece y qué tipo de novedad se trata. Por ejemplo, si vas a devolver un producto, necesitas saber el número de factura, y para eso puedes consultar con F2, y sugiere los productos incluidos en esa factura. Además, averigua de qué bodega proviene el producto, las referencias que forman parte de esa factura y la cantidad que el cliente está devolviendo. En ese momento, el estado de la planilla cambiará.

Recuerda que en cualquier momento, puedes acceder a la ruta de Pedidos – Cargue – Consulta.

Allí revisar las novedades o consultar la planilla. 

Continuando por la misma ruta de Pedidos, y habiendo completado la captura de novedades, procederemos a la Generación de notas.

En este proceso, el sistema tomará las novedades que hayas generado, como la devolución parcial de un producto, y las aplicará a la planilla del día. Una vez que se generen las notas satisfactoriamente, podrás consultar la planilla nuevamente, y esta vez estará en estado «liquidar,» con las novedades generadas.

Si decides imprimir la planilla en ese punto, verás las novedades que estaban pendientes para ese cliente y que ahora se encuentran en estado «reliquidado». Además, podrás obtener información sobre el valor de las novedades asociadas a cada factura.

En resumen, el proceso es el siguiente: generas la planilla, realizas la captura de novedades al final del día cuando el entregador llega con la mercancía, y en cualquier momento, puedes consultar las novedades o la planilla. Luego, generas las notas para registrar las novedades en la planilla correspondiente y finalmente, realizas los asientos de cierre, donde el sistema legaliza el valor de la planilla y realiza el ingreso o anticipo a los proveedores según los movimientos.

Importante: no olvides que antes de hacer los asientos de cierre, debes capturar todas las novedades y cambios para generar las notas.