Ten presente que antes de liquidar cualquier contrato de trabajo, es necesario revisar los archivos maestros del empleado, para que el proceso de liquidación definitiva sea correcto. Para generarla, completa los siguientes pasos:
1. Realiza el proceso de marcación, por la ruta: Documentos – Liquidación definitiva – Marcar empleados – Proceso de marcación.
El sistema te habilitara una ventana, en la cual te pregunta si deseas conservar la selección anterior.
Te mostrara el listado de los empleados disponibles, si vas a realizar la liquidación del contrato de todos los empleados, seleccionas la casilla “Seleccionar todas las liquidaciones definitivas de contrato de trabajo (L.D.C.T.)” o puedes realizar la búsqueda de uno específico, luego marcas la opción de L.D.C.T., dando doble clic asignas la fecha de retiro y presionas el botón 
.
2. Revisa la marcación, por la ruta: Documentos – Liquidación definitiva – Marcar empleados – Informe empleados marcados.
Este informe te muestra que empleados quedaron marcados para liquidar y cuál es la fecha de retiro que se le asigno.
3. Verifica la fecha de proceso dando clic en la tecla F4 o el ícono 
donde revisas que estés trabajando con fecha de proceso, igual a la fecha de retiro del empleado.
4. Realiza la liquidación definitiva del contrato, por la ruta: Documentos – Liquidación definitiva – Liquidación definitiva.
Al seleccionar esta opción se habilitará una ventana, donde puedes revisar los datos de los empleados marcados o seleccionar la columna “modificar” si requieres hacer cambios y al finalizar das clic en 
.
Seguido, defines los siguientes campos:
- Tipo de pago: seleccionas si vas a hacer el proceso como cheque período, cheque independiente o informe. Siempre todos los procesos se hacen primero como informe para revisarlo.
- Imprimir los códigos de los conceptos: viene marcado por defecto, para que en el comprobante de liquidación aparezca por el concepto de primas, cesantías, vacaciones y demás, cuanto tiempo está pagando y cuál es el código de ese concepto.
- Visualizar los parámetros de liquidación de los empleados: en la parte inferior de la liquidación definitiva mostraría cual fue el sueldo promedio con el cual se le pago las primas, vacaciones, cesantías, entre otros y con cuantos días se tomó ese promedio.
- Trabajar con la fecha del empleado: aplica si el empleado ingresa y se retira durante el mismo año, si marcas esta casilla todas las fechas que el sistema va a utilizar para liquidar las va a sugerir desde la fecha de ingreso, hasta la fecha de retiro, no aplica si viene desde años anteriores.
- Redondear columnas de días/horas: normalmente no se marca, para calcular decimales.
- Inicializar registros de préstamos: lo seleccionas, la primera vez que vayas a hacer la liquidación de este empleado como informe y se hace con el fin de que el sistema borre los registros de préstamos anteriores que tuviera la última liquidación y cargue el saldo de préstamos que tiene el empleado.
- Incluir conceptos fijos tipo 1 en los préstamos: determinas si quieres incluir los devengados y deducciones fijas.
- Inicializar registros de otros conceptos: solo lo marcas la primera vez que vayas a hacer la liquidación de este empleado como informe, porque luego el sistema borrara las novedades y las tendrías que volver a registrar.
- Incluir liquidación periódica: no seleccionas esta opción
- Días Año, Días Mes y Motivo: son campos informativos.
Una vez definas todos los campos, das clic en el botón 
y continúas definiendo los siguientes campos:
Si es la primera liquidación que vas a hacer, puedes marcar la casilla “Seleccionar todo” y la desmarcas de nuevo, así quedara la ventana en blanco y puedes determinar que le vas a liquidar al empleado.
- Salario: lo marcas si vas a pagarle al empleado días pendientes del salario y asignas el número de días que tiene pendientes.
- Otros conceptos: se refiere a novedades que tenga el empleado, si lo tuviera das clic en el botón “modificar conceptos” e ingresas los registros de novedades que tenga el empleado.
- Auxilio de transporte: lo defines si tienes días pendientes por pagarle al empleado, revisas el concepto y asignas el número de días que le vas a pagar.
- Seguridad social: marcas esta casilla y de acuerdo a los ítems anteriores, el sistema determina si hay que hacerle deducción de salud y pensión, por alguno de los conceptos que le estés pagando.
- Retención en la fuente: si el empleado aplicara, verificas el concepto y cuantos días vas a utilizar para la liquidación proporcional de los descuentos tributarios, seleccionas la periodicidad, la cual determina si el sistema va a calcular la retención solo sobre los días que le vas a pagar o sobre el mes completo.
- Préstamos: marcas esta casilla y si el empleado tiene prestamos pendientes, te van a aparecer para descontar el saldo y si lo requieres lo puedes modificar.
- Primas: si seleccionas esta opción, el concepto de prima de servicios debe estar asignado, el valor el sistema lo calcula o lo puedes ingresar y las fechas para promediar.
- Cesantías: es necesario que esté definido el concepto, el valor el sistema lo calcula o lo puedes ingresar y las fechas para promediar.
Si el empleado se retira antes de que la empresa consigne las cesantías del año anterior, las puedes pagar.
Importante: si vas a liquidar Cesantías de periodos anteriores, te muestra un mensaje informativo sobre el manejo del parámetros 5, los conceptos y los valores
- Intereses cesantías: al marcar esta casilla debe estar asignado el concepto y el valor el sistema lo calcula o lo puedes ingresar.
Importante: si vas a liquidar Intereses de periodos anteriores, te muestra un mensaje informativo sobre el manejo del parámetros 6, los conceptos y los valores
- Vacaciones: verificas que esté relacionado el concepto de vacaciones para liquidación de contrato, el valor el sistema lo calcula o lo puedes ingresar y las fechas para promediar.
- Indemnizaciones: si aplicas una indemnización para el empleado asignas el concepto, el valor y los días acordado a pagar, si aplica o en cero y las fechas a promediar.
Importante: los días a pagar por indemnización vienen determinados por el tipo de contrato que tenga el empleado, si es un contrato a término fijo, le paga hasta que se le venza el contrato, si es a término indefinido, le pagaría 30 días por el primer año y 20 días por cada año siguiente, si fuera un contrato de un empleado de salario integral, se le paga 20 días por el primer año y 15 días por cada año siguiente.
Una vez definas cada ítem, das clic en el botón y en una nueva ventana observaras el texto del encabezado y del contrato, los cuales podrás modificar si lo requieres y seleccionas .
Seguido, te aparecen los datos con los parámetros de la liquidación, es decir la información que esta revisada desde los archivos maestros y una vez la revises das clic en .
Importante: es recomendable que revises por la ruta Soportes – Instalación – Parámetros, en el grupo de Prestaciones sociales, los parámetros de primas y cesantías. El parámetro 1 debe estar igual al parámetro 3 y el parámetro 2 igual al parámetro 4, según la necesidad de tu empresa.
Finalmente visualizaras el comprobante de liquidación definitiva de contrato de trabajo.
5. Haces la liquidación definitiva del contrato como cheque, por la ruta: Documentos – Liquidación definitiva – Liquidación definitiva.
En esta pantalla, defines el tipo de pago:
- Cheque período: no borra lo que hay en prenómina periódica, si no que se suma; es decir vas a pagar la liquidación definitiva del empleado y la nómina
- Cheque independiente: es una opción que borra lo que tengas en la prenómina periódica y carga la liquidación definitiva que estas pagando, es decir solo pagas la liquidación de contrato del empleado.
El sistema habilita una ventana indicándote que se recomienda hacer una copia de seguridad, para poder repetir la liquidación, en caso de ser necesario y confirmas dicha acción.
Una vez termine la copia de seguridad, te abre la ventana de liquidación, como todos los datos estaban revisados, das clic en el botón .
Confirmas que estas seguro de grabar la liquidación, aceptas la información del empleado y visualizarás el comprobante de liquidación de contrato definitivo, el cual podrás imprimir y firmar.
Para mayor detalle del proceso de liquidación definitiva del contrato de trabajo, consulta:
