Para realizar la implementación y capturas de Documentos Electrónicas para empresas del sector de la salud, solo ejecuta los siguientes pasos y ten en cuenta las indicaciones que brindaremos a lo largo del paso a paso:
1. Descarga y ejecuta el proceso de actualización de versión del Sistema Comercial Integrado SCi, ten presente que para acceder a los nuevos campos de empresas sector salud debes estar en una versión igual o posterior a la 2023 2d Revisión 1.2. En caso de no conocer el proceso de actualización de versión, haz clic en el siguiente enlace: Proceso de actualización de Ilimitada.
2. Ingresa a la ruta: Soportes – Utilidades – Generador de Formatos -Gráfico:
En la opción Mantenimiento, das clic en el botón “Insertar”, en el campo “Plantilla” , digitas el código “30” y en la lista desplegable de “Formato estándar”, selecciona el formato “FACTURA SECTOR SALUD” y grabas con “F10” y/o el botón “Grabar”. Este formato contiene todos los campos del sector salud, además de la información requerida en su Factura Electrónica.
En caso de que requieras o desees utilizar un formato diferente al estándar, ingresa por la misma ruta: Soporte – Utilidades – Generador de Formatos – Gráfico, en la opción: Nuevo y/o Modificar, ubica el espacio donde deseas visualizar la información y agrega los siguientes campos de encabezado de acuerdo con lo requerido en tu empresa:
- Código prestador del servicio
Nombre campo: CodPrestadorServ
Etiqueta: EtiqCodPrestadorServ
- Período de facturación fecha inicial
Nombre campo: PeríodoInicialFact
Etiqueta: EtiqPeríodoInicialFact
- Período de facturación fecha final
Nombre campo: PeríodoFinalFact
Etiqueta: EtiqPeríodoFinalFact
- Modalidad de Pago
Nombre campo: ModalidadPago
Etiqueta: EtiqModalidadPago
- Cobertura – Plan de servicios
Nombre campo: CobertPlanServ
Etiqueta: EtiqCobertPlanServ
- Copago
Nombre campo: Copago
Etiqueta: EtiqCopago
- Cuota Moderadora
Nombre campo: CuotaModeradora
Etiqueta: EtiqCuota Moderadora
- Pagos Compartidos
Nombre campo: PagosCompartidos
Etiqueta: EtiqPagosCompartidos
- Cuota de recuperación
Nombre campo: CuotaRecuperación
Etiqueta: EtiqCuotaRecuperación
3. En el Sistema Comercial Integrado SCi, ingresa a la ruta: Archivos – Contables – Tabla de Codificación.
Crea un nuevo concepto para la transacción “30” y adicional a la configuración habitual, en la pestaña “General” realiza las siguientes acciones:
- En el campo “Número Formato”, asigna el formato creado en el paso número 2. Si conoces el código, digítalo, de lo contario, consulta con la tecla “F2”.
- Activa los identificadores “Enviar Facturación Electrónica” y “Envío FE validación previa”
- Seguido al paso anterior, activa el nuevo identificador “Empresa Sector Salud”
- Asignas valor en el campo “Código prestador de servicio”. Recuerda que este código es el otorgado por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Después de finalizar la parametrización anterior, puedes proceder a la captura de tus documentos electrónicos, en este caso, aplica para las transacciones 30, 33 y 34 en las siguientes rutas:
Documentos – Asentar – Ventas – Facturas (30)
Documentos – Asentar – Notas Crédito – NC Ventas (33)
Documentos – Asentar – Notas Débito – ND Ventas (34)
Documentos – Asentar – Ventas – Acarreo (30-33-34)
Al ingresar a las rutas anteriores y digitar un concepto asociado a “Empresa Sector Salud”, encontrarás los pasos siguientes:
4. Por un espacio de diez (15) segundos, en la parte superior de la pantalla, en el lado derecho se muestra un mensaje informativo que se muestra en el punto 6.
5. Después de digitar el concepto, en el encabezado inferior, en la pestaña “Otros Datos” encontrarás el nuevo botón “Empresa Sector Salud”, al hacer clic, se realiza la apertura de una nueva ventana donde podrás diligenciar los campos relacionados con el Sector Salud.
6. Al hacer clic en el nuevo botón “Empresa Sector Salud”, se habilita la siguiente ventana:
Para diligenciar los campos ten en cuenta:
- El valor asociado a “Código prestador de servicio” proviene de la ruta Archivos – Contables – Tabla de Codificación, pestaña “General”, campo “Código prestador de servicio”.
- El diligenciamiento de información es opcional, solo se enviarán en el XML para la DIAN los campos con valores diligenciados.
La información descrita a continuación amplia información del punto 4:
- Con relación a “Valores de Recaudo”, la información almacenada en estos cuatro campos será enviada a la DIAN como “Anticipos” pero en caso de que adicional del envío a la DIAN, contablemente requiera manejarlos en la cartera como anticipo y llevar a cabo todo el proceso del cruce, debe realizar la captura de la transacción 44 de forma adicional antes o después de la elaboración de la Factura Electrónica y en el momento que aplique, realizar el cruce de cartera a través de la transacción 90. También, si así lo requiere, en la misma Factura Electrónica, además de diligenciar la información del sector salud, puede agregar otros anticipos diferentes a los ya registrados desde la ventana principal de la captura a través del botón “Cruzar Anticipos”. Si requiere mayor detalle de este proceso, puede consultar la guía: Cruce de anticipos en facturación electrónica.
- El total de valores recaudo no debe ser mayor al neto de la factura. En caso de exceder los valores, el sistema le mostrará las alertas necesarias para evitar posteriormente reprocesos en la captura.
- La impresión de valores en el formato dependerá de lo diligenciado en la factura.
- Si realiza la captura del documento electrónico pero aun no realiza el envío y no se encuentran marcados los estados de “Actualizado” y/o “Exportado” puede realizar la corrección a través de las rutas:
Documentos – Corregir – Movimiento, pestaña “Otros Datos”.
Documentos – Corregir – Movimiento por Transacción.
- Después de actualizado el documento electrónico, podrá consultar la información de sector salud en la ruta: Archivos – Estadísticos – Histórico Transacciones.
Importante: la información de valores asociados al sector salud, no se encuentra disponible en ninguno de los reportes actuales del sistema.
