El proceso cruce de anticipos (también denominado amortización de anticipos), se ejecutó para dar cumplimiento al Anexo 1.8 de la Dian, punto 11.5.2:
Este nuevo desarrollo permite realizar a través de la Factura electrónica la aplicación de los anticipos registrados previamente en el programa (Transacción 44) y a su vez, después de realizar el envío de la factura, generar de forma automática el recibo de caja (Transacción 90) con el cruce de valores de ambas transacciones: Facturas (Transacciones 30 y/o 31) y Anticipos (Transacción 44). Adicional, en caso de que se requiera anular el proceso, también se podrán ejecutar automáticamente las Notas crédito (Transacción 33) y los Recibos de caja anulados (Transacción 91).
¿Qué indicaciones debes tener en cuenta para ejecutar el proceso?
1. En la ruta: Archivos – Contables – Tabla de Codificación, los conceptos deben tener activos los siguientes identificadores:
- Facturación y Notas Crédito (Transacciones 30, 31 y 33)
Pestaña General: Envío facturación electrónica, Envío facturación electrónica validación previa y Contingencia (en caso de que aplique).
Pestaña Comercial: Cuentas por cobrar
- Anticipos (Transacción 44)
Pestaña Comercial: Cuentas por cobrar
- Recibos de Caja y Anulación (Transacción 90 y 91)
Pestaña General: Consecutivo obligatorio
Pestaña Comercial: Cuentas por cobrar
2. Recomendamos crear un concepto para el recibo de caja sin el identificador de “Bancos” en la pestaña comercial, lo anterior, con el fin de no visualizar el registro de $0 en los reportes de los bancos.
3. El proceso solo permite visualizar y cruzar los anticipos que se encuentren actualizados, sugerimos realizar actualización de movimiento antes de iniciar la captura de la información.
4. La Factura electrónica puede corresponder a un valor igual o mayor al total de anticipos, el recibo de caja cruzará valores iguales para las transacciones 30-31 y la 44, en caso de quedar un saldo pendiente de la factura electrónica, será cargado en la cartera del cliente para ser cancelado posteriormente y de forma manual en un recibo de caja cuando el usuario lo requiera.
5. El recibo de caja será generado al enviar la factura electrónica y no podrá ser modificado, si requiere aplicar impuestos o descuentos, es necesario realizarlo desde la factura electrónica o posterior a la finalización del proceso, realizar una nota crédito (43) para ajustar los valores o un nuevo recibo de caja si el valor de la factura cruzada corresponde a un valor parcial.
¿Cómo debes realizar el Cruce de Anticipos en Facturación Electrónica?
A continuación, describimos cada uno de los procesos que debes realizar para registrar y aplicar de forma correcta la información.
1. Captura factura de venta
El proceso aplica para todas las rutas del SCi en las que se elaboran facturas electrónicas:
- Documentos/Asentar/Ventas/Facturas (30)
- Documentos/Asentar/Ventas/Facturas desde Cotizaciones
- Documentos/Asentar/Ventas/Ventas Código de Barras (31)
- Documentos/Asentar/Ventas/Facturas Contingencia – FE (30)
- Documentos/Asentar/Ventas/Acarreo (30-33-34)
Importante: En el acarreo aplica solo para Transacción 30.
Para iniciar la captura, digitas un concepto de facturación electrónica, asignas un cliente y digitas los demás campos del encabezado, en la parte inferior se habilitará el nuevo botón “Cruzar anticipos”, si el cliente relacionado no tiene anticipos actualizados o en cartera, al hacer clic allí saldrá el mensaje: “No se encontraron registros para mostrar”, pero, si por el contrario, en la cartera del cliente registran anticipos actualizados, se abrirá una nueva pantalla con los siguientes campos y características:
En la parte superior:
- TR
- Documento
- Fecha documento
- Valor original
- Saldo actual
- Valor a cruzar (campo modificable)
Se pueden marcar uno o varios anticipos para cruzar, adicional que en el campo “Valor a Cruzar” puedes hacer uso del valor sugerido o modificar por un valor menor.
En la parte inferior:
- Total registros
- Total registros marcados
- Valor total a cruzar
- Valor neto factura
La suma de los valores seleccionados no debe exceder el neto de la factura de venta previamente digitada.
Datos para generar el recibo de caja:
- Concepto de recibo de caja
- Código del banco: S
Solo se habilitará cuando el concepto de la transacción 90 tenga activo en la pestaña comercial el identificador “Bancos”
- Centro de costos
- Centro de costos NIIF
Finalizas con el botón “Aceptar” y continuas con el proceso de captura de la factura electrónica.
En los totales de la captura, encontrarás también un nuevo campo “Anticipos”, aquí estará totalizado el valor de los anticipos cruzados. El valor relacionado aquí es informativo, no afecta el valor neto de la factura electrónica.
2. Generación automática del Recibo de caja
Contamos con dos opciones:
- La primera opción es a través del botón “Grabar y Enviar” en la captura de la factura electrónica:
Se realizará el envío electrónico del documento, si el envío es exitoso, se va a generar de forma automática el recibo de caja y al finalizar mostrará el siguiente mensaje:
- La segunda opción, a través de la ruta: Documentos Electrónicos – Facturación Electrónica – Enviar documentos pendientes, aquí puedes enviar una o varias facturas electrónicas y para aquellas que contengan cruce de anticipos, al realizar el envío electrónico se generará de forma automática el recibo de caja correspondiente a cada documento y al finalizar se abrirá un reporte con la relación de los documentos generados.
Importante: Si requieres asociar el total de los anticipos al formato actual de la factura electrónica, ingresas a la ruta: Soportes / Utilidades / Generador de Formatos / Gráfico / Modificar, seleccionas el formato que requieres, ubicas el espacio en donde quieres visualizar la información y adicionas los siguientes campos del encabezado:
- Etiqueta total anticipos
- Total anticipos
¿Puedes realizar correcciones a las Facturas electrónicas y Recibos de caja?
Solo podrás hacer la corrección de las Facturas que se encuentran pendientes de envío a la DIAN y que no estén actualizadas. Por la ruta: Documentos – Corregir – Movimiento
o por: Documentos – Corregir – Movimiento por Transacción.
Con relación a los recibos de caja generados de forma automática desde el proceso, no podrán ser modificados, en caso de que requieras realizar un cambio, es necesario anular el proceso completo.
De igual forma, si realiza un retiro individual y/o masivo de documentos, las facturas electrónicas y los recibos de caja afectados en el proceso cruce de anticipos, no serán eliminados y se mostrarán los siguientes mensajes según el caso que aplique:
¿Cómo proceder en caso de requerir la anulación del proceso?
En caso de que requieras anular una factura electrónica que no se haya enviado a la DIAN, pero se encuentre actualizada, realiza una Nota crédito (33) a través de la ruta: Documentos – Asentar – Anulaciones Automáticas – Ventas.
Si, por el contrario, la factura electrónica ya se encuentra en la DIAN y el recibo de caja ya fue generado, ingresa a la ruta: Documentos – Asentar – Anulaciones Automáticas – Recibos de Caja, y el sistema te mostrará un mensaje informando que se realizará consecutivamente la anulación del recibo de caja y la factura de venta y posteriormente diligencias los campos necesarios para completar el proceso.
El sistema generará una Transacción 91 anulando el recibo de caja y una Transacción 33 anulando la factura electrónica, por medio de un mensaje informará los consecutivos de los documentos que generó.
Importante: Para la anulación de los documentos de ambas transacciones, utilizas conceptos y códigos de impuestos (cuando aplique) que permitan reversar correctamente los valores y la información contable.
¿Dónde puedes consultar información de los documentos generados?
La primera opción para revisar, visualizar o realizar seguimiento de forma manual en el movimiento a los registros que fueron cruzados, ingresa por alguna o ambas de las siguientes rutas:
- Documentos – Corregir – Movimiento – Pestaña Anticipos
Puedes hacer uso de esta opción para consultar movimiento del mes actual.
- Archivos – Estadísticos – Histórico de Transacciones – Pestaña Anticipos
Aplica para consultar información de meses anteriores.
Allí, encontrarás una nueva pestaña de nombre “Anticipos”, en el caso de las facturas electrónicas que contengan cruce de anticipos, mostrará el registro de la información según la parte del proceso en que se encuentre el documento:
La segunda opción para consultar información del proceso, es a través del nuevo reporte Cruce anticipos FE, por las rutas:
- Reportes/ – Cuentas por Cobrar – Cruce Anticipos FE.
- Documentos Electrónicos – Facturación Electrónica – Reportes – Cruce Anticipos FE.
El informe muestra toda la secuencia de documentos que se han generado en el cruce de anticipos:
Para finalizar la explicación del proceso, es importarte resaltar que se establecieron controles y validaciones en la captura de recibos de caja para evitar que se afecte de forma doble documentos y valores asociados al proceso de cruce anticipos.
