Esta opción es la mejor forma de hacer consultas para visualizar cómo se encuentran los documentos enviados o no a la Dian.
1. Ingresas por la Ruta: Documentos electrónicos – Facturación Electrónica – Consultar trazabilidad de documentos.
Esta opción es de consulta, no se puede hacer ningún proceso de envío o de reenvío. Te abre una ventana con rango de fecha inicial y final, el formato corresponde a mes, día, año:
Aparecerá el listado de documentos con las siguientes columnas:
- Fecha de documento: la fecha en la que fue capturado ese documento.
- Tipo Documento: el tipo de documento enviado, puede ser:
– Consumos y donaciones: Transacción 20.
– Factura de venta: Transacción 30.
– Factura código de barras: Transacción 31.
– Facturas de contingencia.
– Nota crédito: Transacciones 21 y 33.
– Nota débito: Transacción 34.
- Documento: Número del documento enviado.
- Cliente: Código del cliente que se encuentra asociado al documento.
- Nombre: Nombre del cliente.
- Estado: estado de envío del documento, puede ser:
– Pendiente de envío: Aún no se ha enviado a Siigo PT de manera correcta.
– Pendiente envío PDF: Ya se envió correctamente el documento, pero aún no se ha enviado el PDF correctamente al cliente.
– Aprobado: ya se envió correctamente el documento y el PDF y se encuentra aprobado en la DIAN.
– Vencido: el documento no se envió dentro de los días que se debe hacer legalmente por lo cual paso a estar vencido y ya no se podrá enviar a Siigo PT nuevamente.
– Retirado por vencimiento: El documento se retiró de la pantalla de “Enviar documentos pendientes”, por estar vencido.
- Fecha de envío: Fecha y hora en la que se realizó el envío del documento a Siigo PT.
- Contingencia:
– Factura Contingencia no enviada: Se llenará el campo de la siguiente manera: Factura de venta de talonario o de papel.
– Factura Contingencia enviada: Se llenará el campo de la siguiente manera: Instrumento Electrónico de Transmisión – Tipo 03.
Enviar a Excel 
: este botón en la parte inferior permite enviar a Excel los datos que se visualizan de trazabilidad, al iniciar el proceso se piden los siguientes campos para filtrar los datos:
- Estado: estado de envío en el que se encuentra el documento.
- Tipo de documento: tipo de documento enviado, trae por defecto Todos.
- Documento: rango de documentos que se enviarán a Excel.
- Fecha: Rango de fechas que se enviarán a Excel.
2. Una nueva ruta para consultar el reporte de trazabilidad es por: Documentos Electrónicos / Reporte Trazabilidad Documentos Electrónicos.
Aquí es posible consultar toda la trazabilidad de un Documento Electrónico asociado a las transacciones de compras y gastos: 09-10-12-14 y las transacciones de Facturación Electrónica: 30- 31- 33 – 34. A través de la ventana de ingreso se puede seleccionar el tipo de informe «Detallado o Resumido», el estado del documento el cual puede ser: «Pendiente Envío, Aprobado DIAN, Pendiente PDF, Retirado Vencimiento, Enviado a Histórico y Todos los Estados».
En el campo «Transacción» se tiene control para elegir las transacciones de Documento Soporte y las de Facturación Electrónica, dependiendo de la elección el sistema permite elegir Cliente o Acreedor para hacer la búsqueda más efectiva.
¡De esta manera lograras generar el informe de trazabilidad!
