A continuación, te indicamos los pasos a realizar antes de iniciar a facturar electrónicamente:
1. Actualización de versión
Es necesario tener la última versión del sistema comercial integrado. Para revisar en qué versión está tu programa, ingresas por la ruta: Ayuda – Acerca de.
Estos datos son los que válidas:
Una vez revises la versión de tu software, es necesario que confirmes cuál es la última versión liberada, este proceso lo puedes hacer desde el panel conectado
2. Mantenimiento de la compañía
En la siguiente ruta vas a colocar las responsabilidades fiscales y tributos de la empresa que va a facturar: Soportes – Instalación – Mantenimiento Compañía.
Al ingresar puedes ver la siguiente ventana:
- Responsabilidades Fiscales: son las que aparecen en la casilla 53-Responsabilidades, Calidades y Atributos del RUT.
En el buscador no estarán todas, solo asigna la que encuentra por defecto para facturación electrónica. No se permite la creación de nuevas responsabilidades.
Una vez incorporada toda la información, es necesario dar clic en el botón «Aceptar«.
- Tributos: corresponde a los impuestos que la empresa paga ante la DIAN, los seleccionas y das clic en el botón «Aceptar«.
Después de agregar tanto responsabilidades fiscales como tributos, seleccionas aceptar.
3. Actualizar referencias
A las referencias que se tienen creadas es necesario incluir la unidad de medida de facturación electrónica, esto se realiza desde la pestaña general. Para aquellas empresas que manejen factura de exportación es obligatorio incluir la marca y el modelo, estos datos los incorporas desde la pestaña característica. En la ruta: Archivos – Kardex – Referencias.
La unidad de medida de facturación electrónica se puede consultar con la tecla F2.
Recuerda que marca y modelo es obligatorio solo para facturas de exportación.
4. Creación del oferente – facturador
Es necesario crear la empresa que factura como Acreedor-Proveedor por la ruta: Archivos –Terceros – Acreedores – Proveedores.
Diligencias todos los campos, en especial los que dicen contacto, fax, email, código postal.
Diligencias todos los campos, en especial los que dicen contacto, fax y código postal.
Importante: puedes agregar el código postal, dando clic en el ícono
que te lleva a la página donde puedes encontrarlos códigos postales.
Clasificación Tributaria: no tiene buscador, pero puedes usar las siguientes opciones.
- C: Común
- E: Estado
- G: Gran Contribuyente
- N: No Responsable
- S: Simplificado
- X: Extranjeros
- P: Simple
Después de finalizar la creación es necesario guardar con la tecla F10.
5. Creación de actividades económicas
Importante diligenciar la actividad principal, si no encuentras el código que necesitas lo puedes incluir por la ruta: Archivos – Contables – Actividades Económicas.
Digitas el código que deseas agregar y en descripción el nombre de la actividad económica.
Después de finalizar la creación es necesario guardar con la tecla F10.
6. Creación o corrección de clientes
Para corregir o crear tus clientes ingresas por la ruta: Archivos – Terceros – Clientes.
Es importante que en el campo llamado Tipo identifiques de forma correcta el documento del cliente, ejemplo: si es Nit o si es cédula.
- Código Postal: a pesar de que para el sistema el código postal no es obligatorio, es bueno que se diligencie, ya que para la DIAN es un posible campo a futuro.
- Email Facturación: este correo es a donde el sistema va a enviar la factura del cliente.
- Naturaleza: específicas si es persona natural o jurídica.
- Clasificación Tributaria: no tiene buscador, pero puede usar las siguientes opciones.
C: Común
E: Estado
G: Gran Contribuyente
N: No Responsable
S: Simplificado
X: Extranjeros
P: Simple
Responsabilidades Fiscales: en este caso es necesario relacionar las responsabilidades Fiscales de tu cliente.
Recuerda que no están todas las que aparecen en el RUT lo importante es que diligencies las que encuentres.
Importante: para el caso en que su cliente no tenga RUT o sea extranjero puede utilizar O-99 Otro Tipo de Obligado como responsabilidad fiscal.
Después de finalizar la creación es necesario guardar con la tecla F10.
7. Reporte para validación de inconsistencias de clientes
Si ya tienes creados los clientes y deseas validar que información hace falta de ellos, puedes usar el reporte de auditoría que encuentras por la ruta: Documentos electrónicos – Facturación electrónica – Reportes – Auditoría.
Al ingresar te muestra el siguiente mensaje:
En caso de tener un gran listado de clientes, lo importante es ir corrigiendo los terceros a los cuales les vas a facturar.
En este ejemplo se encontraron la inconsistencia 6 y 8 que si las buscamos en el listado significa que a ese cliente le hace falta Email Facturación y Naturaleza.
8. Creación de medios de pago
Para crear los medios de pago que puedes utilizar para reportar en su factura, usar la ruta: Archivos – Medios de Pago.
- Código: es un código alfanumérico que puedes asignar.
- Nombre: puedes usar el nombre que requieras para identificar el medio de pago.
- Tipo de Pago: no tiene buscador con F2 puedes usar:
EF: Efectivo
CH: Cheque
BN: Bono
TD: Tarjeta Débito
TC: Tarjeta Crédito
TB: Transferencia Bancaria
CB: Consignación Bancaria
OT: Otros
- Código factura electrónica: buscas en este listado el medio de pago que deseas usar, la búsqueda la realizas con el nombre.
Después de finalizar la creación es necesario guardar con la tecla F10.
9. Activación de facturación electrónica con validación previa
Para ello es necesario realizar el paso a paso de facturación electrónica.
