Emitir facturas electrónicas por obsequios es una buena práctica contable que garantiza la transparencia y el control fiscal de tu empresa; al registrar correctamente estos movimientos, evitas sanciones por parte de la DIAN, aseguras la trazabilidad de tus operaciones y mantienes en orden tus estados financieros.
Pasos para facturar obsequios electrónicamente:
1. Antes de iniciar: asegúrate de tener configurado el parámetro 1005 y 1000.
- Si el parámetro 1005 está activo y utilizas un concepto que no corresponde a Facturación Electrónica, el sistema no permitirá capturar líneas con precio cero. En cambio, con el parámetro 1005 activo y un concepto de Facturación Electrónica, sí podrás ingresar artículos con precio cero.
- Además, te recomendamos activar el parámetro 1000 “Tope máximo en descuento ecológico” para mostrar el campo de IVA asumido en los obsequios; el uso de Descuento Ecológico es excluyente con las facturas que contengan referencias con precio cero.
2. Revisa en la tabla de impuestos y filtra por Tipo = I (IVA); al hacerlo, se habilitarán los campos “Cuenta Contrapartida” y “TipoAsientoContrapartida”, si dejas el campo “Cuenta Contrapartida” en blanco, el sistema asignará automáticamente la cuenta correspondiente la primera vez que abras la ventana de precio cero, basándose en el código de IVA asociado.
3. Dirígete al módulo de facturación por cualquiera de las siguientes rutas del sistema:
- Desde: Documentos – Asentar – Ventas – Facturas.
- También por el menú central: Documentos – Asentar – Ventas – Facturas.
Importante: A partir del 1 de mayo de 2024, la fecha de elaboración de tus documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Débito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN; de no ser así, será motivo de rechazo en la validación del documento.
4. Registra el documento electrónico: al digitar la factura deja el campo precio en cero (0) para indicar que se trata de un obsequio.
5. Selecciona el tratamiento del IVA según el caso:
- IVA asumido por la empresa:
– En la ventana de campos adicionales, selecciona la opción Vendedor (Empresa).
– En la contrapartida ingresa la cuenta del impuesto IVA.
- IVA cobrado al cliente.
– Elige la opción Adquiriente (Cliente).
– El cliente asumirá el valor del IVA en la factura.
- Productos sin IVA
– No selecciones ningún tipo de IVA.
– Ingresa el código 99 para que el sistema no liquide el impuesto.
6. Verifica los campos adicionales: en la opción de corrección por registro, podrás visualizar los campos nuevos aplicables a los obsequios.
7. Modelos de Facturación de Obsequios: puedes aplicar cualquiera de los siguientes tres modelos, según tu operación:
- Modelo 1: obsequio con IVA asumido por la empresa
- Modelo 2: obsequio con IVA trasladado al cliente
- Modelo 3: obsequio sin IVA
¡Bien hecho! Ahora ya conoces el proceso para emitir facturas electrónicas cuando entregas obsequios.
