En el manejo de otras cuentas por pagar, tienes dos documentos que te sirven para realizar ajustes.
- Notas débito: a nivel de notas por documentos, debes asentar las notas débito en otras cuentas por pagar, que son la transacción 13. Este documento es equivalente a la causación, con una función muy parecida. Se encarga de aumentar el valor de una cuenta por pagar por cualquier motivo diferente a la causación de compra.
- Notas crédito en otras cuentas por pagar: correspondientes a la transacción 14 corresponde a un documento contrario a la causación; es de naturaleza positiva y se encargaría de anular una causación o de disminuir el valor de cuentas por pagar.
1. Configuración
A nivel de parámetros vas por la ruta: Archivos – Contables – Tabla de codificación.
Es necesario tener conceptos para la transacción 13 y para la transacción 14 creados según los conceptos de causaciones que utilices. Manejo de causación de gastos legales, honorarios de servicios, así como anulaciones, notas crédito para gastos legales, honorarios, servicios, y demás codificaciones.
La transacción 14 es contraria a la causación y tiene como objetivo disminuir el valor de una cuenta por pagar. La transacción 13 es muy parecida a la causación y busca aumentar el valor de una cuenta por pagar.
2. Captura de Notas crédito en otras cuentas por pagar
Para asentar una nota crédito, sigue la ruta: Documentos – Asentar – Notas crédito – NC Otras CxPagar (14).
Al ingresar en la transacción 14, te solicita los siguientes campos:
- Concepto: el primer paso es indicar el concepto presionando «F2» y seleccionando el concepto adecuado.
- Documento: el número del documento, la fecha, el proveedor, y otros detalles necesarios.
- Fecha: colocas la de la elaboración del documento.
- Acreedor: seleccionas el correspondiente y puedes buscarlo F2.
- Docto Ref.: número del documento del proveedor
- Mensaje: poder ingresar observaciones.
- Concepto de pago: creados previamente y puedes buscarlo con F2.
En los detalles ingresas lo siguiente:
- Documento referencia; no requiere un documento referencial y puede dejarse en cero.
- Precio: ingresa el precio o valor que te están ingresando.
- Cuenta: la cuenta se sugiere automáticamente si la habías colocado en la tabla de codificación anteriormente. Si es una cuenta variable, es mejor dejarla en blanco y permitir que la persona que realiza el asiento determine el movimiento.
- Id: la naturaleza contable por defecto viene con un 2 es un crédito.
- Nit: el NIT contable normalmente es el del banco,
- Detalle contable sería la observación que va a pasar a contabilidad en los auxiliares.
- Centro de costos: presionas F2 para buscarlo y graba el documento.
Asegúrate de proporcionar la información correcta antes de grabar los datos.
Este procedimiento se repite por cada documento que necesites afectar. Recuerda revisar los reportes correspondientes para verificar el impacto de las notas crédito en las cuentas por pagar.
