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Facturación electrónica desde POS

De acuerdo a la  Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023, se establece un calendario claro para la implementación del documento equivalente electrónico, específicamente para el tiquete de máquina registradora con sistema POS. Este proceso se llevará a cabo en tres grupos, cada uno con fechas específicas, según la calidad del contribuyente de renta y complementarios.

Para tu tranquilidad, tu sistema de POS, cuenta con la posibilidad de habilitar facturación electrónica para el envío de las facturas de venta generadas desde el POSi. Para configurarlo puedes seguir los pasos que se te indican a continuación:

Importante: puedes aclarar que es y las fecha desde cuando se debe comenzar a transmitir en la información registrada, en las preguntas frecuentes de facturación POS.

1. ¿Qué debo tener en cuenta para comenzar a facturar electrónicamente desde el POS?

Validar que la versión del programa sea igual o superior a:

  • POS: Versión 2024-1c
  • SCi: Versión 2024-1c

Importante: en caso de contar con una versión anterior, ejecuta el proceso de actualización de versión.

  • Realiza el proceso de activación de facturación electrónica desde el POS.
  • Accede al programa que usas para realizar facturas POS

Ruta: Facturación electrónica desde POS.

Importante: en ambos programas (POS – SCi) los procesos son iguales, solo varían las rutas de acceso tanto a los aplicativos como a las opciones del sistema.

SCI – Ruta: POS – Facturación electrónica desde POS

SCI – Ruta: Documentos Electrónicos – Facturación electrónica

2. ¿Cuál es el primer proceso a ejecutar para iniciar la implementación de POS?

Como proceso inicial confirma el grupo de clasificación tributaria.

Importante: ten presente que esta opción se mostrará al ingresar al programa y se deshabilitará solo en el momento en que asigne el grupo de clasificación tributaria, no diligenciar esta información implica que en cada ingreso a la compañía desde cualquier equipo con el mismo o diferente usuario activará la ventana.

Podrás ejecutar esta acción a través de la ruta: Facturación electrónica desde el POS – Asignar Grupo Clasificación Tributaria.

Al confirmar la información e identificar la fecha en la que debes comenzar a enviar electrónicamente tus facturas POS, el sistema te ayudará a controlar los topes de forma automática en la ventana de captura. 

3. ¿Cómo activar la facturación electrónica desde el POS?

Si la empresa va a facturar electrónicamente por primera vez, ejecuta los pasos que describimos a continuación para el aprovisionamiento.

Paso 1: Ingresa a la ruta: Facturación electrónica desde POS – Inicia tu proceso electrónico – Actívate como Facturador electrónico.

Solo se ejecuta una vez y direcciona a la plataforma de Siigo PT para realizar la validación de la información de la empresa y avanzar al siguiente paso.

Paso 2: Vas a la opción: Facturación electrónica desde POS – Inicia tu proceso electrónico – Certificado Digital.

Si la carta de exoneración registrada en Siigo Proveedor Tecnológico corresponde a la versión uno (1), entonces se habilitará la opción para diligenciar los datos del representante legal de la empresa, descargar el documento, completa la información, escanea el documento y adjuntarlo firmado, así continua con el proceso.

Importante: en el caso contrario, si la carta de exoneración registrada esta actualizada, al realizar la validación pasará de forma automática al siguiente paso de la activación.

En cualquier momento, a través de la ruta: Documentos Electrónicos – Certificado Digital, puedes consultar información y el estado del certificado, al hacer uso de esta opción serás direccionado a la plataforma de Siigo Proveedor Tecnológico.

Paso 3: Ingresa a la ruta Facturación electrónica desde POS – Inicia tu proceso electrónico – Set de Pruebas y ejecuta el proceso. 

Paso 4: después de tener el set de pruebas aprobado, continuas con el siguiente paso en la ruta: Facturación electrónica desde POS – Inicia tu proceso electrónico – Sincroniza tus resoluciones:

En esta parte de la activación, es necesario que previamente hayas tramitado ante la Dian la resolución de facturación con su correspondiente asociación de prefijos o rangos de numeración y así poder ejecutar sin inconvenientes el proceso de sincronización.

Paso 5: ingresa a la ruta: Facturación electrónica desde POS – Inicia tu proceso electrónico – Configura tu Factura electrónica, al hacer clic en esta opción se abrirá una ventana que te mostrará cómo y en donde realizar la configuración del concepto, consecutivo y resolución. Este proceso actualmente solo aplica para la TR 30; para la TR 31 el proceso se realiza inicialmente de forma manual. Puedes ver el proceso en Resoluciones de Facturación.

Paso 6: por último, ingresas a la ruta Facturación electrónica desde POS – Inicia tu proceso electrónico – Inicia a facturar electrónicamente, al ejecutar este paso quedará finalizada la activación de la factura electrónica y podrás comenzar a enviar electrónicamente las Facturas.

Sí finalizaste el proceso de aprovisionamiento, o por el contrario, la empresa ya se encuentra registrada en Siigo Proveedor Tecnológico y estas facturando electrónicamente a través del Sci, realiza tu proceso de activación ingresando a la ruta: Facturación electrónica desde POS – Activar facturación Electrónica desde POS.

Cuando seleccionas el campo, te muestra la siguiente ventana:

Allí das clic en la opción que te indica: , que te lleva a Siigo Proveedor tecnológico, para generar el código de autenticación. 

Estando en la página del proveedor tecnológico vas por la ruta que te indica en el mensaje: Facturación electrónica desde POS – Autenticación POS.

Cuando das clic, el sistema te muestra la ventana con el código, el cual es necesario que copies y pegues en la ventana de autenticación del POS.

Después de ingresado este código te genera el mensaje que ya fue activado el manejo de la Facturación electrónica desde el POS

4. ¿Cómo debo realizar la implementación en el POS – SCi?

Para realizar el proceso a través de las transacciones 31, 33 y 34, configura, completa y/o valida las siguientes opciones:

a. Requisitos clientes

Para el correcto envío de las facturas electrónicas POS, por la ruta: Archivos – Terceros – Clientes, los terceros que requieras crear o que ya se encuentran creados deben de contener los siguientes campos diligenciados:

  • Nit o Cédula
  • Tipo (Tipo Documento)
  • Razón Social
  • Documento de identificación
  • Tipo de documento
  • Naturaleza
  • Correo electrónico

Importante: el oferente (empresa que realizará la operación de envío y es la que se encuentra registrada en el mantenimiento de la compañía) debe crearse como Nit (Archivos – Contables – Nits) y como Acreedor / Proveedor (Archivos – Terceros – Acreedores-Proveedores).

A partir del momento de activación, cuando registres nuevos terceros, ten en cuenta los campos anteriores para que evites generar inconsistencias. En caso de tener dudas en la creación de clientes, consulta: archivo-clientes.

Envío de correo electrónico

En el caso particular del correo electrónico del adquiriente, también será opcional, si en el archivo maestro de clientes no se encuentra asociado, al momento de finalizar la captura también tendrá la opción de adicionarlo si así se requiere.

Aquellos adquirientes que suministran su email, al finalizar el ciclo, recibirán a través de correo electrónico la representación gráfica y el XML como sucede hasta la fecha, estos archivos llegan a través de una carpeta comprimida tipo ZIP y en el detalle del correo llega un resumen del envío realizado.

Si posteriormente, el adquiriente que no suministró su email al momento de la generación del envío de la factura requiere en su correo una copia de ella, el usuario podrá ingresar a la ruta: Archivo – Terceros – Clientes, actualizar el campo “E-mail Facturación”, grabar los cambios y luego generar el envío de la factura electrónica a través de la ruta Facturación Electrónica – Reenviar Correo Electrónico – Uno a uno. Lo anterior, siempre y cuando el documento haya completado de forma exitosa el ciclo de envío.

Así se visualiza el correo electrónico que se envía al adquiriente:

Importante: el ciclo de envío a la DIAN de la factura electrónica de POS y la generación de la representación gráfica no se detienen al no suministrar el email del adquiriente, simplemente al asociar el email se realiza un paso adicional en el ciclo de envío que corresponde al correo electrónico.

b. Reporte de Auditoría

Por la ruta: Factura Electrónica desde el POS – Reportes – Auditoría, puedes validar los campos obligatorios que se encuentran pendientes por diligenciar de cada cliente registrado en la base de datos al igual que el oferente (Empresa registrada en el mantenimiento de la compañía y que realizará los envíos electrónicos).

c. Parametrización Referencias

Asigna la unidad de medida en cada una de las referencias a través de la ruta: Archivo – Kárdex – Referencias.

Vas a la pestaña “General”, en el campo “Unidad de Medida FE”, es necesario asignar la unidad de medida que corresponde a cada referencia de acuerdo con los códigos establecidos por la DIAN y consultando con la tecla F2. Si cuentas con el SCi, puedes realizar el proceso de forma masiva a través de la ruta: Procesos – Cambios en Maestros – Asignar Unidad de Medida FE.

d. Configuración formatos

La Facturación electrónica POS maneja dos formatos y para realizar la configuración contará con diferentes alternativas.

Formatos estándar

Si aun no cuenta con un formato gráfico para la impresión de sus facturas en tirilla, a través de la ruta: Soportes – Utilidades – Generador de formato Gráfico – Mantenimiento, podrá adicionar un formato gráfico para impresión en tirilla para capturas de ventas correspondiente a sistemas POS o Factura electrónica POS.

  • Nro Formato Tirilla: para los casos de Factura electrónica desde POS, con el fin de dar cumplimiento con los campos que debe llevar siempre la impresión y así generar validez en la factura, el sistema realizará la creación y asignación automática de un formato tirilla de factura electrónica desde POS estándar, el proceso se realiza de la siguiente forma:

Al ingresar a POS de forma directa o al POS Fusionado desde el SCi, el sistema valida que en el mantenimiento de formatos exista uno con el nombre: TR31-TIRILLA-FEDESDEPOS-QR-CIA*** (código de la compañía), en caso que sí, no se ejecuta ningún proceso, en caso que no exista, el sistema crea de forma automática el formato gráfico, en este caso “FORMATO TIRILLA FACTURA ELECTRÓNICA DESDE POS”, posteriormente, en la ruta: Archivos – Contables – Tabla de Codificación, a los conceptos asociados a la transacción 31 POS con identificadores activos de Facturación Electrónica (Envío Facturación Electrónica – Envío FE validación previa), les asignará de forma automática el formato creado en el campo “Nro Formato Tirilla” y al finalizar mostrará un mensaje informando el proceso ejecutado.

En caso de cambiar el código del formato creado automáticamente o eliminarlo del mantenimiento de formatos gráficos, el sistema al ingresar de nuevo realizará de nuevo el proceso de creación y asignación automática.

Si así lo requieres, sobre el formato creado y asignado de forma automática, puedes adicionar nuevos campos o cambiar de lugar los ya existentes, lo importante es no eliminar los que ya se encuentran asignados, ya que el formato gráfico fue creado con todas las especificaciones de la DIAN.

  • Nro Formato FE POS: posterior a la validación y el envío exitoso de la factura electrónico, se genera de forma automática la representación gráfica o con términos más conocidos, la impresión digital de la factura en PDF y seguido a este proceso se realiza el envío al correo electrónico indicado por el cliente. Este formato usualmente se genera en tamaño carta y cuenta con los campos requeridos para ser válida como Factura Electrónica, el QR y el CUFE son algunos de los campos principales. Si aun no cuenta con este formato, puede hacer uso de nuestros formatos estándar en tamaño carta o tirilla a través de la ruta: Soportes – Utilidades – Generador de Formatos Gráficos – Mantenimiento. 

e. Creación y/o modificación de conceptos

  • Ingresa a la ruta: Archivos – Contables – Tabla de codificación:

Te ubicas en el concepto por el cual actualmente realizas las facturas y das clic en los botones «Acarreo» y «Nuevo».

  • En la pestaña «Registro» ingresa un código para el nuevo concepto, actualiza según la nueva resolución para Factura Electrónica los campos «Comprobante» y «Consecutivo».
  • Adiciona los formatos requeridos a los campos:
    Nro Formato Tirilla: para la impresión y entrega de documento físico en punto de venta.
    Nro Formato FE POS: para el envío por correo al cliente de la representación gráfica de Factura Electrónica.

Por último, en la parte inferior, activa los identificadores: Envío Facturación Electrónica y Envío FE validación previa.

Importante: para efectos contables, sugerimos conservar la configuración del concepto en las pestañas «Contable» y «Comercial”.

f. Configuración cajas

Antes de realizar la configuración de cajas, es necesario tener creado el concepto para facturar electrónicamente a través de la TR 31 y adiciona un valor al “Concepto Factura Electrónica” cómo se explica a continuación:

Ingresa a la ruta: Archivos – POS – Cajas

Seleccionas la caja por la cual vas a facturar electrónicamente, en la pestaña registro, haz uso de la tecla F5 o edita, y en el nuevo campo “Concepto Factura Electrónica” haz uso de la tecla F2, selecciona el concepto FE y finaliza con el botón grabar o la tecla F10.

5. Captura TR 31 (envío – impresión)

Si cuentas con el SCi, la captura de las facturas POS se realiza a través de las siguientes opciones:

  • POS: Documentos – Asentar – Ventas – Facturas (31).
  • SCi: POS – Capturas – Facturas POS.

Importante: para iniciar a facturar electrónicamente por POS es necesario que hayas ejecutado todos los pasos anteriormente descritos.

Factura Electrónica POS

Posterior a la selección del tipo de factura que se va a realizar, la captura continua de forma normal con las referencias, cantidades, precios e impuestos que aplican para la venta y para finalizar, haga clic en el botón “Grabar y enviar” e ingrese el medio de pago. Al terminar, se ejecutan los siguientes procesos adicionales para el envío electrónico:

  • Envío exitoso de la factura electrónica desde POS

Posterior a la captura, si el envío del documento se realiza de forma exitosa a la DIAN, es decir, se genera CUFE, QR, hora y fecha de validación, de forma automática se realiza la impresión física de la tirilla, en este caso, en el formato estándar que cumple con todos los requisitos, y posteriormente, si el adquiriente suministró el email, se realiza también el envío al correo electrónico.

  • Ventana con datos para envío, cuando se agrego el correo electrónico.

  • Al dar clic en el botón “Aceptar”, se realiza de forma inmediata el envío de la factura electrónica de venta y posterior a la aceptación por parte de la DIAN, se genera la representación gráfica y el envío al correo electrónico del adquiriente.

Envío con lentitud de aprobación

Posterior a la captura, si el envío del documento está presentando lentitud en la respuesta de aprobación, por un espacio de treinta (30) segundos se intentará el reenvío de la factura electrónica, si en ese espacio de tiempo no se obtiene respuesta del envío, se habilita la siguiente ventana:

En los casos que haga clic en el botón “Reintentar Envío”, se cerrará la ventana actual, comenzará de nuevo el ciclo de intentos de reenvío por un espacio de treinta (30) segundos, si de nuevo no se obtiene respuesta, se realiza apertura otra vez de la ventana “Lentitud en la aprobación”.

Para los casos que en lugar de “Reintentar Envío”, selecciona el botón “Guardar email”, se habilita el campo “E-mail del cliente”, es obligatorio ingresar la información y posterior a esto, la ventana se cierra, la factura electrónica queda de forma automática asociada a los documentos pendientes de envío (Ruta: Facturación Electrónica – Enviar documentos pendientes), cuando desde esta opción  se genere el envío exitoso de la factura electrónica, se realizará el envío al correo electrónico con el email del cliente registrado.

Si presenta envío con lentitud de aprobación, es necesario seleccionar una de las dos opciones, solo se habilitará una nueva captura de factura en los casos que después de reintentar se logre un envío exitoso o se decida guardar email para intentar el envío en otro momento.

Envío con inconsistencias

Posterior a la captura, si el documento enviado presenta inconsistencias, se habilita la siguiente ventana:

En los casos que haga clic en el botón “Ver inconsistencias”, se cerrará la ventana actual y se abre el reporte con las inconsistencias generadas en el documento, es necesario solucionar las inconsistencias para generar el envío, obtener respuesta de aprobación y finalizar el ciclo.

Para los casos que en lugar de “Ver inconsistencias”, seleccione el botón “Guardar email”, se habilita el campo “E-mail del cliente”, es obligatorio ingresar la información y posterior a esto, la ventana se cierra, la factura electrónica queda de forma automática asociada a los documentos pendientes de envío (Ruta: Facturación Electrónica/Enviar documentos pendientes), después de solucionar las inconsistencias, realice el envío para que de esta forma se genere el envío exitoso de la factura electrónica y se realice el envío al correo electrónico con el email del cliente registrado.

Si presenta documento con inconsistencias, es necesario seleccionar una de las dos opciones, solo se habilitará una nueva captura de factura en los casos que se solucionen las inconsistencias para lograr un envío exitoso o se decida guardar email para intentar el envío en otro momento que ya se encuentren solucionadas las inconsistencias.

Solo se realiza impresión de la tirilla cuando el envío de la factura electrónica sea exitoso, por lo tanto, en los casos de envío con lentitud en la aprobación o documentos con inconsistencias no se realiza ningún tipo de impresión como pasaba anteriormente. En los casos que el cliente requiera la factura para registrar la salida del establecimiento y continua con problemas de lentitud en la aprobación o no puede resolver las inconsistencias en ese momento, puede usar la opción de hacer y entregar al cliente una factura manual de talonario mientras logra realizar el envío exitoso de la factura electrónica.

6. Envío documentos pendientes

Podrás realizar el envío de los documentos que solo fueron grabados o importados y que se encuentran pendientes de envío debido a que en el momento de grabar y enviar se generó algún tipo de inconsistencia o en su defecto una interrupción de nivel técnico en el proceso de envío. Esto lo haces a través de la ruta: Facturación electrónica desde el el POS – Enviar documentos pendientes,

Al ingresar, encontrarás varias opciones de las que podrás seleccionar el tipo de transacción a enviar, o si es el caso, puedes escoger la opción “Todos” para visualizar todos los documentos electrónicos pendientes y seleccionar uno, varios o todos para envío.

Posterior a la opción seleccionada y las transacciones que apliquen, cargará la ventana con los documentos pendientes de envío, allí, podrás seleccionar de forma manual uno a uno los documentos que deseas enviar o si requieres realizar una selección masiva, puedes hacer uso del botón de la parte inferior “Marcar/Desmarcar”.

Al finalizar el proceso de marcación, en la parte inferior a través del botón “Procesar”, puedes ejecutar el envío de los documentos y al finalizar, el sistema te mostrará un mensaje indicando el envío exitoso de los documentos, pero, si por el contrario se presentan fallas, se abrirá un reporte con la relación de inconsistencias presentadas.

Adicional, en la misma parte inferior de la ventana podrás encontrar información actualizada del saldo, fecha de vencimiento y/o compra de paquete de documentos, estados totalizados de los documentos electrónicos y un link para visualizar el resumen de transacciones.

7. Reporte de inconsistencias

Las inconsistencias pueden consultarse después de realizar el envío de los documentos o ingresando directamente a la ruta: Facturación electrónica desde el POS – Reportes – Inconsistencias.

En este informe podrás visualizar las inconsistencias y fallas en el proceso que no permitieron realizar el envío de los documentos. Para realizar nuevamente el envío, es necesario corregir las inconsistencias e intentar enviarlas hasta que el proceso sea exitoso.

8. Representación gráfica

Posterior al envío se realizará la generación automática de la representación gráfica en formato PDF, la apertura automática en pantalla, y el envío al correo electrónico del cliente.

Los archivos PDF quedarán almacenados dentro de una nueva carpeta que se llama PDF_FE, la cual estará ubicada en la carpeta de la compañía del SCi.

Para abrir de nuevo el PDF, puedes hacerlo desde Siigo Proveedor Tecnológico en la consulta de los documentos o dirigirte a la ruta de almacenamiento (carpeta PDF_FE, la cual estará ubicada en la carpeta de la compañía del SCi).

9. Consulta de Trazabilidad

A través de la ruta: Factura electrónica desde el POS – Consultar Trazabilidad de Documentos, podrás encontrar información detallada de cada uno de los documentos electrónicos enviados en diferentes fechas.

Dispones de diferentes filtros para la consulta de la información:

  • Fecha Documento: corresponde a la fecha de captura del documento y se debe digitar en el orden de año, mes y día.
  • Tipo Documento: aplica para las transacciones 30-31-33-34, seleccionar la que se requiere consultar.
  • Documento: consecutivo de documento.
  • Cliente: corresponde a los terceros registrados en el sistema. Los puedes consultar con la tecla F2.
  • Estado: puedes escoger por estado “Aprobado” o “Pendiente de Envío”.

De acuerdo con la opción seleccionada y a los datos ingresados, en el detalle de la ventana se podrá visualizar los documentos que cumplan con los criterios. Adicional también tienes la posibilidad de aplicar más filtros que te permitirán realizar una búsqueda más precisa según la información que requieres.

En caso de no seleccionar ninguna opción de búsqueda, se mostrará todo el historial de los documentos, tanto los que se encuentran en estado “Aprobado” como “Pendiente de Envío”.

Adicional, en la parte superior, al lado derecha de la pantalla puedes consultar el resumen de documentos y el saldo de documentos electrónicos. Para finalizar, en la parte inferior puede hacer clic en el botón “Enviar a Excel” para consultar la información a través de este formato y para salir del reporte puede hacer usa de la tecla “Esc” o del botón “Cancelar».

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