ILIMITADA

Las preguntas frecuentes del Sistema Comercial Integrado (SCI) están diseñadas para aclarar dudas y optimizar su uso; este espacio proporciona respuestas a consultas recurrentes sobre funcionalidades, procesos y configuraciones, facilitando una gestión eficiente dentro del sistema.

1. ¿Qué contiene el SCi?

El SCi es un aplicativo completo que integra cuatro módulos principales: facturación, cartera, tesorería e inventarios; además, ofrece módulos adicionales como el sistema de punto de venta (POS), órdenes de compra, logística (pedidos y distribución), botón gerencial y contratos (facturación fija), adaptándose a diversas necesidades empresariales.

2. ¿Es un software multimoneda?

Sí, aunque el sistema permite imprimir facturas en dólares o euros, todas las transacciones y la gestión de cartera se realizan exclusivamente en pesos colombianos.

3. ¿Cuántas compañías permite manejar el programa?

El sistema admite hasta 99 compañías numéricas, además de múltiples alfanuméricas según las combinaciones elegidas; es importante recordar que la licencia está vinculada a la empresa que realizó la compra.

4. ¿Cuántos meses permite tener abiertos al tiempo el SCi?

Como es un sistema en tiempo real, solo permite mantener abiertos dos meses simultáneamente: el actual y el siguiente; esto garantiza que la información y las transacciones estén siempre actualizadas.

5. ¿Es posible generar controles de acceso a ciertas transacciones?

Sí, el SCi permite configurar perfiles de usuario personalizados; cada cliente puede establecer niveles de acceso, asegurando que ciertos usuarios tengan permisos específicos y otros tengan restricciones según sus funciones.

6. ¿Permite el SCi importar movimientos de otros aplicativos?

Sí, los movimientos pueden importarse mediante archivos planos o plantillas de Excel, siempre que sean compatibles con la estructura del sistema.

7. ¿Es posible enviar los reportes a Excel?

Todos los reportes pueden exportarse a formatos como Excel, PDF, HTML y Cubos, facilitando el análisis y manejo de la información.

8. ¿Cuántas bodegas permite manejar el programa?

El sistema permite hasta 99 bodegas numéricas, además de múltiples alfanuméricas según las combinaciones configuradas.

9. ¿Tienen módulo de importaciones?

Sí, el SCi cuenta con un módulo de importaciones que puede gestionarse tanto desde el sistema principal como desde el módulo de órdenes de compra.

10. ¿Cómo costea el sistema de inventarios?

El método de costeo utilizado es el promedio ponderado.

11. ¿El sistema de tesorería permite imprimir cheques en formas continuas?

Sí, y ofrecemos formatos de varios bancos adaptados a las necesidades de cada cliente.

12. ¿Los informes de cuentas por cobrar (CxC) y cuentas por pagar (CxP) muestran edades de vencimiento?

Sí, los informes detallan vencimientos en categorías: por vencer, a 30, 60, 90 y más de 90 días.

13. ¿El sistema de tesorería permite generar pagos por transferencia?

Sí, el sistema gestiona la gerencia electrónica y envía el archivo plano al banco para procesar los pagos.

14. ¿En qué módulo administran las comisiones?

En el módulo de cartera, el cual se alimenta con las ventas registradas en el sistema de facturación.

15. ¿Se pueden generar cotizaciones en el sistema?

Sí, el módulo de facturación permite realizar cotizaciones y luego convertirlas en facturas de venta.

16. ¿Es posible gestionar lotes en el sistema?

Sí, el módulo de inventarios permite administrar lotes y seriales.

17. ¿Puedo usar listas de precios?

Sí, el sistema de facturación permite configurar listas de precios por referencia.

18. ¿Qué sistemas operativos se requieren para la instalación del SCi?

El SCi es compatible con Windows 8 y 10, aunque algunas versiones pueden presentar excepciones.

19. ¿Cómo corregir un documento?

Solo es posible corregir documentos sin actualizar; si el documento está impreso, primero es necesario desmarcar en Soportes – utilidades – desmarcar impreso; luego, se corrige desde: Documentos – corregir – movimiento o por: Documentos – corregir – transacción documento.

20. ¿Se puede continuar un documento grabado?

Sí, pero solo si no ha sido actualizado. Además, es necesario ser completado por el mismo usuario que lo inició; se continúa desde Documento – asentar, seleccionando Sí cuando el sistema indica que el documento ya existe.

También se puede continuar desde: Documentos – corregir – transacción documento.

21. ¿Cómo corregir un documento ya actualizado?

No es posible modificar documentos que ya fueron actualizados.

22. ¿Cómo repetir la impresión de un documento de mes actual o anterior?

Para repetir la impresión, accede a Documentos – impresión, selecciona el documento y marca Repetición.

Si la impresión es de un mes anterior, es necesario que tengas copias en disco, e imprimir por la opción: Procesos – meses en disco – imprimir informes, selecciona el mes y luego dirígete por: Documentos – impresión, elige el el documento a imprimir y marca Repetición.

23. ¿Cómo anular un documento?

La anulación de documentos se realiza desde: Documentos – asentar – anulaciones automáticas.

24. ¿Qué hacer si en las capturas no se están aplicando impuestos (IVA, retención, retención de IVA)?

Es importante verificar en el mantenimiento de terceros que el cliente tenga correctamente configurado el manejo de impuestos y que el proveedor no figure como autorretenedor. Para ello, accede a la ruta: Archivos – contables – tabla de codificación, y asegúrate de que las transacciones incluyan las cuentas contables en los campos correspondientes.

25. ¿Qué hacer si en el enlace contable las notas crédito en ventas llevan el valor de la retención débito en lugar de crédito?

Es necesario revisar el tipo de retención seleccionado para la nota crédito, asegurando que exista una específica para ventas y otra para devoluciones; si no hay configuración para devoluciones, se puede crear en: Archivos – contables – tabla de impuestos.

26. ¿Cada cuánto se debe hacer el enlace contable?

La periodicidad de este proceso es definida por el usuario; cada vez que se realiza un enlace, el sistema marca los registros como exportados; puede ejecutarse diariamente, semanalmente, quincenalmente o mensualmente, solo se debe seleccionar en la caja de diálogo la fecha correspondiente.

Importante: tener en cuenta los meses con 31 días.

27. ¿Se puede enlazar un mes que ya está cerrado?

Sí, para ello accede por: Procesos – meses en disco – imprimir informes, y selecciona el mes a enlazar.

Si el movimiento ya está marcado como exportado, dirígete a Soportes – utilidades desmarca exportado; donde puedes desmarcar documentos, transacciones o todo el mes que se necesita exportar.

28. ¿Cómo facturar en dólares o en otras monedas?

Es necesario crear una lista de precios con manejo de tasa de cambio y establecer un concepto dentro de la transacción 30, exclusivo para facturación en dólares u otras monedas.

Luego, configura la impresión en Documentos – asentar – ventas – datos de moneda extranjera (pestaña “configuración”) y asegúrate de tener un formato de factura adaptado para este tipo de ventas.

29. ¿Cómo se hace el cierre de mes con el SCi?

Antes de cerrar el mes, verifica que toda la información esté digitada y que ningún usuario tenga sesión activa; luego: realiza la actualización de movimiento general y el enlace contable, genera la copia de seguridad de datos, e imprime los reportes correspondientes. Finalmente, procede con el cierre de mes.

30. ¿Cómo crear una compañía?

Para crear una compañía accede a: Soportes – instalación – crear compañía, ingresa los datos requeridos y realiza los siguientes ajustes: modifica la ruta en Contai, ajusta la ruta de Nits, y si copias archivos maestros, selecciona cuáles se transferirán y asegúrate de que los usuarios hayan salido de la compañía antes de completar la copia.

31. ¿El SCi permite usar el código de barras?

Sí, únicamente como sistema de lectura, en las transacciones de inventario (10, 11, 12, 15, 16, etc.), el identificador de código de barras se asigna en la Tabla de codificación, reemplazando la entrada manual por captura de código de barras.

32. ¿Cómo ajustar el inventario a uno físico o cómo se hace el inventario físico?

Para ajustar el inventario físico en el sistema, una vez actualizado el movimiento, sigue la ruta: Procesos – inventarios – inventario físico – Generar archivo Asentar y/o corregir – Imprimir informe físico Vs existencias – Generación de documentos – Actualizar movimiento – Inventario físico.

33. ¿Cómo visualizar los documentos digitados en un mes siguiente?

Para visualizar los documentos digitados en un mes siguiente, ve a: Documentos – reportes de movimiento – transacción, si al digitar un egreso el sistema obliga a grabar, y necesitas continuar con más registros, accede a Archivos – contables – tabla de codificación, busca la transacción 72 y el concepto correspondiente y desmarca la opción Prenumerado.

34. ¿Cómo corregir el valor de un traslado entre bancos (transacción 74) en la impresión del documento?

Para corregirlo, ingresa por la ruta: Archivos – contables – tabla de codificación, busca la transacción 74 y en la pestaña Generales, asegúrate de que esté configurada como «por total». Luego, en la pestaña Contable, ajusta los valores, bruto: punto en débito y valor total: punto en crédito.

35. ¿Cómo administrar los medios de pago en el SCi?

Crea los medios de pago en Archivos – medios de pago. Luego, accede a Archivos – Contables – Tabla de codificación, busca la transacción 30 y el concepto asociado, presiona F5 (editar) y activa la opción Medios de pago.

36. ¿Cómo corregir los medios de pago en una factura?

Para corregir los medios de pago accede por: Documentos – corregir – medios de pago, ingresa la transacción 30 y el número de factura, y presiona Enter para que cargue el documento.

37. ¿Cómo registrar un impuesto no causado en la factura a través de un recibo de caja?

En el siguiente registro del recibo de caja, coloca cero en documento de referencia y en precio, ingresa el valor del impuesto a descontar; luego, asigna la cuenta contable y cambia el ID de 2 (crédito) a 1 (débito).

38. ¿Cómo generar un reporte de inventarios desde meses anteriores?

Para generar el reporte de inventarios desde meses anteriores accede por: Reportes – kardex – movimiento – libro auxiliar de inventarios, activa la opción Incluir información de meses anteriores y selecciona la fecha desde la cual deseas consultar.

39. ¿Cómo consultar la existencia de un producto en el inventario?

Para revisar la disponibilidad de un producto, ingresa por: Documentos – consulta de referencia rápida, deja el campo bodega en blanco y usa F2 en el campo referencia para que el sistema muestre las cantidades disponibles en todas las bodegas donde esté registrado.

40. ¿Cómo verificar si hay documentos descuadrados en el SCi?

Para verificarlos accede por: Reportes – auditorías – informe de cuadre, este reporte te ayudará a identificar documentos con inconsistencias contables.

Esperamos que esta guía haya sido de utilidad ¡Estamos aquí para lo que necesites!